Переход на электронный документооборот: методические рекомендации
Алгоритм: как перейти на электронный документооборот
Правительство РФ взяло курс на активное внедрение электронного документооборота. С марта 2022 года действует новый порядок формирования ИДС в электронном виде, новые правила выдачи свидетельств о смерти (их теперь также нужно оформлять электронно).
Методические рекомендации переход на ведение электронной медицинской документациисохранить документ >>
Что включают в себя методические рекомендации по электронному документообороту в лечебных учреждениях? Каковы условия этого перехода? Как управлять электронным медицинским документом? Об этом читайте ниже.
Главное в материале:
- Общие положения
- Организационные и технологические условия перехода на ведение медицинской документации в форме электронных документов
- Управление жизненным циклом электронного медицинского документа
Общие положения
Методические рекомендации по электронному документообороту определяют организационные и технологические условия перехода на ведение медицинской документации в форме электронных документов, рекомендации по управлению жизненным циклом электронного медицинского документа и предоставлению доступа к электронным медицинским документам.
Подключение к РЕМД ЕГИСЗ в целях регистрации электронных медицинских документовсохранить документ >>
Порядок организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов утвержден приказом Минздрава России от 7 сентября 2020 г. № 947н. Кроме того, Государственная Дума приняла Закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений». Он позволил создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношенийсохранить документ >>
Положения Закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации по регулированию электронного документооборота в сфере трудовых отношений» применяют к участникам эксперимента, пожелавшим продолжить электронный кадровый документооборот, с 16 ноября 2021 г.
Как организовать электронный документооборот
Для таких работодателей предусмотрели переходный период до 1 июля 2022 года, в течение которого необходимо выполнить предусмотренные поправками мероприятия по переходу на ЭКДО, продолжая вести электронное кадровое делопроизводство, как это было в период эксперимента.
Приказ об организации системы электронного документооборота
Скачайте в журнале «Правовые вопросы в здравоохранении»
Методические рекомендации по электронному документообороту предусматривают, что решение о полном или частичном переходе на него без дублирования на бумажных носителях, а также о сроках такого перехода, исходя из своей технической готовности принимается лечебным учреждением самостоятельно.
Защита информации при ведении медицинских документов в электронной форме осуществляется в соответствии законодательством об информации, информационных технологиях и о защите информации, законодательством в области охраны здоровья граждан, требованиями о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах, законодательством в области персональных данных и требованиями раздела II приказа Минздрава от 24.12.2018 г. № 911н.
Предоставление доступа к электронным медицинским документамсохранить документ >>
В случае наличия заявления пациента (его законного представителя), составленного в простой письменной форме, о ведении его медицинской документации в бумажном виде, медицинская документация данного пациента, которая ведется в медицинской организации в форме электронных документов, дублируется на бумажных носителях.
На Портале оперативного взаимодействия участников ЕГИСЗ http://portal.egisz.rosminzdrav.ru размещаются руководства по реализации СЭМД, включающие описание форматов электронных медицинских документов, в том числе xsl-преобразование для идентичности информации, которую видит и/или подписывает врач (автор и/или пользователь документа).
Реестр руководств по реализации и протоколов информационного взаимодействия структурированных электронных медицинских документов содержится в справочнике «Реестр руководств по реализации и протоколов информационного взаимодействия структурированных электронных медицинских документов», размещенном на официальном ресурсе Минздрава https://nsi.rosminzdrav.ru.
Документы, которые нужны для организации электронного документооборота
Организация информационного взаимодействия ГИС субъектов Российской Федерации, МИС МО с ЕГИСЗ при организации ведения медицинской документации в форме электронных медицинских документов осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами, а также с размещаемыми Минздравом на Портале оперативного взаимодействия участников ЕГИСЗ методическими материалами и методическими рекомендациями по представлению в ЕГИСЗ и получению из ЕГИСЗ информации, содержащими в том числе форматы передачи и детализацию состава сведений.
Организацию информационного взаимодействия МИС МО частной системы здравоохранения к ЕГИСЗ рекомендуется осуществлять в соответствии с Методическими рекомендациями по организации информационного взаимодействия медицинских информационных систем медицинских организаций частной системы здравоохранения с единой государственной информационной системой в сфере здравоохранения, размещенными на Портале оперативного взаимодействия участников ЕГИСЗ.
Организационные и технологические условия перехода на ведение медицинской документации в форме электронных документов
Из методических рекомендаций по организации электронного документооборота следует, что защита информации, содержащейся в информационных системах, с использованием которых осуществляется ведение медицинской документации в форме электронных документов, обеспечивается путем принятия и реализации организационных и технических мер защиты информации, направленных на блокирование (нейтрализацию) угроз безопасности такой информации.
Безопасность информации ограниченного доступа и персональных данных при их обработке в информационной системе обеспечивается оператором и (или) лицом, предоставляющим ему вычислительные ресурсы (мощности)для обработки информации на основании заключенного соглашения (договора);
Используемые МИС МО и (или) ГИС субъектов РФ должны соответствовать требованиям, утвержденным приказом Минздрава от 24.12.2018 № 911н.
Сведения о медицинской организации должны быть внесены в Федеральный реестр медицинских организаций ЕГИСЗ. Сведения о медицинских работниках медицинской организации, которые формируют и подписывают электронные медицинские документы, должны быть внесены в федеральный регистр медицинских работников ЕГИСЗ.
Типовой план мероприятий («Дорожная карта») по переходу на ведение медицинской документации в форме электронных документовсохранить документ >>
Подключение ГИС субъекта РФ, МИС МО к ЕГИСЗ и предоставление сведений в ЕГИСЗ осуществляется в соответствии с Положением о ЕГИСЗ и методическими материалами, размещенными на Портале оперативного взаимодействия участников ЕГИСЗ.
В случае принятия медицинской организацией решения о ведении медицинской документации в форме электронных медицинских документов полностью или частично в медицинской организации локальным актом руководителя медицинской организации устанавливается:
- перечень форм и видов электронных медицинских документов, включая медицинские документы, формы которых утверждены нормативными правовыми актами, а также иные документы, создаваемые в ходе оказания медицинской помощи, включая медицинские документы, формы которых не утверждены или которые ведутся в произвольной форме;
- перечень используемых медицинской организацией для формирования и хранения электронных медицинских документов, а также для предоставления доступа к электронным медицинским документам, МИС МО, ГИС субъекта РФ и информационных систем, предназначенных для сбора, хранения, обработки и предоставления информации, касающейся деятельности медицинских организаций и предоставляемых ими услуг;
- порядок доступа медицинских работников и иных лиц к электронным медицинским документам;
- порядок определения лиц, имеющих право подписывать электронные медицинские документы от имени медицинской организации, и подписания ими электронных медицинских документов;
- порядок предоставления медицинской документации, необходимой для проведения контроля объемов, сроков, качества и условий предоставления медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию, в территориальный фонд обязательного медицинского страхования, страховую медицинскую организацию.
По решению медицинской организации указанный локальный акт может содержать иные дополнительные положения.
Управление жизненным циклом электронного медицинского документа
Ведение медицинской документации в форме электронных медицинских документов включает формирование, подписание и хранение электронных медицинских документов, их регистрацию в ЕГИСЗ, предоставление доступа к медицинской документации, ведение которой осуществляется в форме электронных медицинских документов, в соответствии с разделами II - V Порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья.
Нормативные акты могут устанавливать дополнительные требования к форме, формату, в том числе машиночитаемому, и порядку формирования отдельных видов электронных медицинских документов.
Отказ пациента от ведения медицинской карты в электронном виде
Скачайте в журнале «Правовые вопросы в здравоохранении»
Документы, содержащие собственноручную подпись пациента, включая согласия и заявления, в случае ведения в медицинской организации медицинской документации в форме электронных документов, рекомендуется хранить на бумажном носителе с одновременным переводом документа в электронную форму в соответствии с пунктом 23 Порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья.
Информированное добровольное согласие на медицинское вмешательство или отказ от медицинского вмешательства содержится в медицинской документации гражданина и оформляется в виде документа на бумажном носителе, подписанного гражданином, одним из родителей или иным законным представителем, медицинским работником, либо формируется в форме электронного документа с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи или простой электронной подписи посредством применения единой системы идентификации и аутентификации, а также медицинским работником с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
Для подписания электронного медицинского документа должны использоваться открепленные (отсоединенные) УКЭП - подписи медицинских работников и медицинских организаций должны формироваться в отдельных файлах (каждой электронной подписи должен соответствовать отдельный файл). Для представления файла электронной подписи должен использоваться формат, утвержденный приказом Минкомсвязи РФ от 14.09.2020 № 472 «Об утверждении Формата электронной подписи, обязательного для реализации всеми средствами электронной подписи».
Используемые средства для создания и проверки усиленной квалифицированной электронной подписи должны быть сертифицированы органами ФСБ.
С использованием информационных систем обеспечивается хранение электронных медицинских документов, предусматривая резервное копирование таких документов и электронных подписей в составе их метаданных, восстановление электронных медицинских документов и их метаданных из резервных копий, а также протоколирование и сохранение сведений о запросах доступа, а также факты предоставления доступа и о других операциях с электронными медицинскими документами и метаданными, автоматизированное ведение электронных журналов учета точного времени и фактов размещения, изменения и удаления информации, содержания вносимых изменений.
Согласно методическим рекомендациям по хранению медицинской документации, сроки хранения электронных медицинских документов должны быть не менее сроков хранения соответствующих медицинских документов на бумажном носителе, если иное не установлено нормативными правовыми актами.
Записи в электронных журналах учета доступа к электронному медицинскому документу рекомендуется хранить не менее пяти лет, с даты последнего обращения (доступа) авторизованного пользователя к этому документу.
Методические рекомендации по хранению медицинской документации гласят, что в случае внесения изменений, в том числе исправлений в информацию, содержащуюся в электронном медицинском документе, информационная система в сфере здравоохранения обеспечивает хранение всех версий электронного медицинского документа, включая электронные подписи, на протяжении всего срока хранения, установленного для данного вида электронного медицинского документа.
При визуализации электронной подписи рекомендуемые сведения об электронной подписи (отметка об электронной подписи), которой был подписан электронный медицинский документ, содержат следующие элементы:
- границы отметки об электронной подписи (служит для визуального разграничения сведений отметки об электронной подписи от текста документа и других отметок);
- информация о подписании документа электронной подписью;
- сведения о сертификате ключа проверки электронной подписи, использованном при подписании электронного медицинского документа;
- место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения личной подписи в унифицированной форме первичной медицинской документации, за исключением случаев, когда указанное размещение препятствует корректному отображению электронного медицинского документа;
- отметка об электронной подписи должна быть видимой и читаемой при отображении документа в натуральном размере;
- отметки об электронных подписях, в случае если предусмотрена необходимость подписания несколькими электронными подписями, не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
- отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа.
Хранение электронных медицинских документов осуществляется в информационной системе, которая используется для формирования электронного медицинского документа, а также в другой информационной системе в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами или соглашением между участниками системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов.