Сотрудник поменял фамилию: что делать

Сотрудник сменил фамилию — частая ситуация, которая требует участия и кадровика, и бухгалтера. В статье расскажем, как исправить кадровые документы при смене ФИО сотрудника и сдавать отчетность с новыми данными

Действия кадровика при смене фамилии сотрудника

При смене ФИО сотрудника придется внести изменения в кадровые документы. Для этого нужно запросить у сотрудника письменное заявление. Далее издайте приказ о внесении изменений в кадровые документы и уведомите об изменениях Соцфонд — сами или силами работника. После того как Соцфонд поменяет данные в лицевом счете работника, подайте в фонд обновленные данные для выплаты соцпособий и обновите данные в кадровых документах.

Расскажем подробнее.

Шаг № 1. Получите от сотрудника заявление о смене персданных

Заявление об изменении персональных данных можно оформить на бумаге или за пару кликов в электронном виде, если в компании настроен кадровый ЭДО. Например, СБИС КЭДО.

Текст заявления — свободный. К заявлению сотрудник прикрепляет подтверждающие документы. Например, свидетельство о регистрации брака, если работник женился (сотрудница вышла замуж).

Фрагмент заявления от работника работодателю

В связи со вступлением в брак и сменой фамилии (прежняя — Густова, новая — Миронова) прошу внести изменения в кадровые документы.

К заявлению прилагаю:

— копию паспорта (серия 7215 номер 359865, выдан УФМС России по г. Москва 29.07.2024);

— копию свидетельства о заключении брака (IV-ЭС № 23658 от 20.07.2024).

Шаг № 2. Издайте приказ о внесении изменений в персданные сотрудника

Форма приказа о внесении изменений в персданные — свободная. Цель документа — назначить ответственного за внесение изменений.

Фрагмент приказа о внесении изменений в кадровые документы

На основании личного заявления сотрудника и нового паспорта серия 7215 номер 359865, выдан УФМС России по г. Москва 29.07.2024

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Изменить в кадровых документах фамилию менеджера по продажам Густовой Е.В. на Миронову.

2. Контроль за исполнением возложить на начальника отдела кадров Киреенко М.П.

Шаг № 3. Обновите данные в СФР

После смены фамилии нужно изменить данные о гражданине в базе Соцфонда. Для этого сотрудник сам обращается в региональное отделение фонда. Либо вместо сотрудника обращается работодатель.

В первом варианте — фонд прямо в день обращения обновляет данные и выдает гражданину новый документ с прежним СНИЛС, но измененной фамилией.

Во втором — компания (ИП) отправляет в СФР отчет по форме АДВ-2.

Срок уведомления СФР не установлен, но стороны заинтересованы как можно быстрее уведомить фонд. СНИЛС у работника не поменяется, но в документе со СНИЛС должна быть указана актуальная фамилия, совпадающая с паспортными данными.

Отправить отчет в Соцфонд легко с Saby (СБИС). Для этого сформируйте АДВ-2 в разделе «Отчетность». Выберите сотрудника, у которого изменились персональные сведения, и введите новые данные.

Не спешите сдавать отчеты в СФР с новыми данными сотрудника после смены фамилии. Убедитесь, что Соцфонд поменял данные в своей базе. Если сами отправляли форму АДВ-2, в течение 5 рабочих дней СФР обрабатывает новые данные и вносит изменения в персонифицированный учет, после чего уведомит вас по форме АДИ-РЕГ. Только после этого указывайте в отчетах новые данные сотрудника.

В трехдневный срок отправьте в СФР актуальные сведения о застрахованном лице, необходимые для выплаты пособий.

Подавать сведения о трудовой (иной) деятельности (бывший отчет СЗВ‑ТД) по форме ЕФС‑1 только в связи с изменением фамилии сотрудника — не нужно. Это не кадровое мероприятие.

Шаг № 4. Внесите правки в кадровые документы

Трудовая книжка.

При смене фамилии вносить корректировку в трудовую книжку надо только в том случае, если сотрудник выбрал способ ведения на бумаге.

На первом развороте зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и впишите новую. На внутренней стороне обложки внесите информацию о документе, на основании которого внесены изменения. Например, дату и номер свидетельства о регистрации брака. Поставьте подпись специалиста отдела кадров и печать организации при наличии.

Что делать бухгалтеру, если сотрудник поменял фамилию

Уведомите ФНС по месту регистрации организации, если фамилию поменял руководитель организации. Срок — 7 рабочих дней со дня изменения сведений (п. 5 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ). Если ФИО поменял рядовой сотрудник (не руководитель компании), работодатель не должен извещать налоговую о смене ФИО. Эту информацию в налоговую передает МВД после замены гражданином паспорта. ИНН работника в связи со сменой фамилии не меняется.

Уведомите контрагентов о смене фамилии руководителя (иного сотрудника), если это предусмотрено в договоре с контрагентом.

Сдавайте отчетность с новыми данными с учетом следующих особенностей:

Первое время после того, как сотрудник поменял фамилию, проверяйте, что не задвоили в отчетности данные по такому работнику. Например, есть вероятность по ошибке указать одного и того же сотрудника дважды — и по старой фамилии, и по новой. Если работаете в Saby (СБИС), сервис «Суперсверка» поможет отследить такие ситуации. Программа проверит РСВ, ЕФС‑1 и персонифицированные сведения с учетом обновления данных. И покажет «забытых» и «лишних» сотрудников, найдет дубли. С таким помощником вы экономите свое время, ведь искать ошибки в зарплатных отчетах вручную трудозатратно.