Деловая переписка: чек-лист
Сегодня мы общаемся в сети не только с друзьями, но и с преподавателями, работодателями, представителями государственных и частных организаций. Стоит ответственно подходить к деловому письму — от правильного оформления и грамотности может зависеть эффективность коммуникации.
ВЕЖЛИВОСТЬ
Придерживайтесь нейтрального тона изложения, не грубите, не используйте двусмысленные выражения. В начале письма обязательно поздоровайтесь, а после получения ответа поблагодарите собеседника.
Как не надо
«Мария, вы куда пропали? Где отчет?»
Лучше так
«Здравствуйте, Мария! Хочу уточнить, как идет дело с отчетом? Не возникло ли сложностей по его составлению?»
ЛОГИКА И СМЫСЛ
В деловом письме лучше избегать общих формулировок. Конкретно укажите, что необходимо, зачем, когда и в каком формате. Если можно отметить тему, обозначьте ее кратко и содержательно, чтобы привлечь внимание к письму. При этом не стоит использовать сокращения или односложные ответы.
Как не надо
Тема: Срочная задача
«Пжлст, в ближайшее время нужно расписать план отпусков сотрудников маркетингового отдела».
Лучше так
Тема: График отпусков
«К четвергу, 1 декабря, пожалуйста, заполните форму конкретными датами отпусков каждого сотрудника маркетингового отдела на 2023 год. Форма в приложении. Все вопросы по заполнению можно задать Ксении Ивановой».
ОРФОГРАФИЯ И ПУНКТУАЦИЯ
Перечитывайте сообщение и проверяйте его на ошибки и опечатки. Грамотное письмо не будет отвлекать читателя от темы и покажет вашу компетентность. Важно не забывать, что сегодня в языке некоторые грамматические нормы меняются. Так, обращение к получателю в деловой переписке может начинаться как с заглавной буквы — «Вы», так и с маленькой — «вы».
Как не надо
«Здраствуйте Наталья! Документы еще неподписаны, мы расберемся с ними в течении этой неделе».
Лучше так
«Здравствуйте, Наталья! Документы еще не подписаны, мы разберемся с ними в течение этой недели».
СТРУКТУРА
Начать стоит с приветствия по имени. Американский педагог и оратор Дейл Карнеги в книге «Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей» писал, что самое приятное слово для человека — это его имя. Старайтесь разбивать сплошной текст на части, которые сделают сообщение более простым для восприятия. Излагайте свои мысли в логичной последовательности без лирических отступлений, юмора и метафор, чтобы точно донести суть. В конце сообщения укажите статус, имя и фамилию отправителя.
Как не надо
«Доброго времени суток! Как гласит пословица: «Ученье-свет, а неученье-тьма». Наша компания считает так же, поэтому мы хотим организовать курс по управлению проектами. Участниками образовательной программы станут наши сотрудники. По всем вопросам о сотрудничестве с нами можете писать на нашу почту. Хотели бы пригласить Вас в качестве спикера. Ждем вашего ответа, хорошего вечера!»
Лучше так
«Здравствуйте, Анна Ивановна!
В нашей компании мы считаем, что непрерывное образование — важный аспект саморазвития, поэтому в следующем месяце организуем курс по управлению проектами для наших сотрудников.
Хотели бы пригласить вас в качестве спикера для проведения образовательной лекции «Инструменты проектного управления».
Вы можете связаться с нами по корпоративной почте — romashka_company@gmail.ru
С уважением,
Петров Иван,
генеральный директор ООО «Ромашка»
СУБОРДИНАЦИЯ
В деловой переписке, как и в живом общении, важно соблюдать личные границы. Не стоит использовать пренебрежительные обращения, слова и выражения.
Как не надо
«Ребята! Если вы хотя бы немного были заинтересованы в нашем проекте, вы бы тратили на его реализацию больше времени и не откладывали все в долгий ящик. Нижайше прошу скорее обсудить с коллегами новую концепцию работы».
Лучше так
«Уважаемые коллеги! Наш проект еще не закончен и требует доработки. Пожалуйста, прошу вас обсудить с командой новые идеи по его реализации и составить план того, что необходимо выполнить в первую очередь».
ОПЕРАТИВНОСТЬ
В официальной переписке важно вовремя реагировать на сообщения. Если вы не можете ответить в течение суток, предупредите, когда ждать ответ. Если необходимо напомнить про свое письмо получателю, продублируйте его содержание. Однако несмотря на срочность, лучше не беспокоить собеседника в позднее время и отложить отправку писем до утра.
Как не надо
«Я вам отправлял письмо неделю назад. Вы не могли бы сообщить о своем решении?».
«Неделю назад я получил ваше письмо с вопросом об аренде нашего лофта. Хочу сообщить, что мы готовы предоставить помещение на выбранную вами дату».
Лучше так
«Здравствуйте, Иван Петрович! Неделю назад я отправлял вам письмо с запросом об аренде вашего лофта на 25 ноября. Скажите, пожалуйста, возможно ли арендовать помещение?».
«Добрый день! Письмо получено, смогу содержательно ответить на него послезавтра».
ТЕМАТИКА
В одном письме обсуждается одна тема. Если с этим же собеседником вам нужно обсудить еще один вопрос, составьте другое письмо. Иначе можно запутаться и не понять друг друга.
Как не надо
«Здравствуйте, Наталья! Ваша команда поедет представлять нашу компанию на конкурсе “Мастера гостеприимства” в следующем месяце. Необходимо рассказать, чем мы занимаемся и поделиться наработанным опытом. Прошу вас в ближайшее время обдумать план вашего выступления. Хотел вам напомнить, что скоро у нас корпоративное мероприятие. Прикрепляю файл с концепцией праздника. Пожалуйста, подробно изучите его и займитесь поиском помещения для его проведения. Обратите внимание, что будет большое количество гостей, важно, чтобы было достаточно места».
Лучше так
«Здравствуйте, Наталья! Ваша команда поедет представлять нашу компанию на конкурсе “Мастера гостеприимства” в следующем месяце. Необходимо рассказать, чем мы занимаемся и поделиться наработанным опытом. Прошу вас в ближайшее время обдумать план вашего выступления. В следующем письме вышлю информацию по корпоративному мероприятию. Пожалуйста, ознакомьтесь с ним».
Подготовили для вас шаблон. Сохраняйте его себе и пишите грамотные деловые письма
Тема/заголовок
Тема: _______________
Приветствие
имя получателя
Здравствуйте/Добрый день, _________________!
Вступление (причина отправки письма)
Напоминаю/ мы организуем/ участвуем/
на прошлой неделе состоялась лекция/
завтра планируется собрание…
Основная часть (суть обращения к адресату)
Пишу, чтобы поблагодарить Вас за/
пожалуйста, примите мои извинения за/
я рад сообщить, что/ я очень обеспокоен тем, что/
прошу выслать/ будьте добры, сообщите, пожалуйста/
я сделаю все возможное, чтобы/
я надеюсь, что/ боюсь, что
Заключительная фраза
С уважением/ наилучшие пожелания,
Подпись
имя автора
___________________
Собрали для вас книги и телеграм-каналы про этикет и цифровые коммуникации
Литература
- «Новые правила деловой переписки» (Максим Ильяхов, Людмила Сарычева)
- «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты» (Саша Карепина)
- «Переписка 2.0» (Саша Карепина)
- «Проще говоря. Как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами» (Джей Салливан)
- «Цифровой этикет. Как не бесить друг друга в интернете» (Ольга Лукинова)
- «Написанное остается. Как сделать интернет-общение безопасным и комфортным» (Джастин Пэтчин, Самир Хиндуя)
- «Эффективная бизнес-коммуникация» (Ольга Северская, Лариса Селезнева)
Телеграм-каналы
Автор: Дарья Щуцкая