Цифровой этикет: как быть приятным в сети для коллег, друзей и незнакомцев

Вас раздражают голосовые сообщения на три секунды, рабочие чаты в выходные и неожиданные звонки? Вы не одиноки. Эти и другие особенности онлайн-общения давно стали предметом цифрового этикета.

Цифровой этикет — это правила поведения в интернете. Их появление закономерно, ведь мир не стоит на месте. С одной стороны, распространение гаджетов должно делать жизнь проще. С другой — когда в рабочем или домовом чате вы тонете под лавиной видео с котиками и открытками с днем дня, технологии уже не кажутся спасением.

Цифровой этикет помогает установить границы допустимого и вполне обоснованно не отвечать на голосовые сообщения или звонки с незнакомых номеров.

Любой воспитанный человек всегда поздоровается и представится, если это необходимо. Как в личной переписке, так и в чате.

• «Забери мой рюкзак с работы я был в «ночную». Занесешь.»

Ужасный тон общения.

• Привет, Миша! Я оставил рюкзак на работе, забери пожалуйста как будешь идти домой. Где удобно - скажешь, встретимся.

Вот это другое дело :)

Создание групповых чатов привело к смешению рабочего и личного. Это в офисе видно, что после 18:00 человека на месте нет, и значит, он занимается своими делами — беспокоить неловко. А вот аккаунту из телефона, казалось бы, можно писать и звонить в любой момент.

Концепция work-life balance подразумевает разграничение работы и личной жизни. Если поначалу все охотно отвечали на сообщения 24/7, то теперь это уже не кажется здоровой идеей…

Общаться как попало — моветон, а вот думать о комфорте собеседника, обсуждать нормы взаимодействия и придерживаться корпоративных правил общения — реальность, находиться в которой всем приятно и безопасно.

При знакомстве с новым человеком — коллегой, клиентом, заказчиком или на сайте знакомств — спросите, где ему удобнее общаться.

• Некоторые люди используют мессенджеры и социальные сети исключительно для общения с близкими людьми. Информация, которую они публикуют в своих профилях или описаниях каналов, предназначена только для их круга общения, поэтому не стоит без разрешения вторгаться в их личное пространство.
• Звонки должны быть согласованы. Вас раздражают незнакомые номера? Уверены, что ваш собеседник тоже их не ждет.
• Для эффективной рабочей коммуникации лучше использовать электронную почту или другие корпоративные сервисы. Это поможет защитить конфиденциальные данные и избежать потери важной информации в диалоге.
• Не стоит без разрешения «стучаться» в социальные сети коллег. Это вторжение в личную жизнь. Кроме того, это ставит человека в неловкое положение: никому не хочется обижать коллег отказом.

Что делать, если начальник хочет добавиться в друзья? Скрыть фото из прошлогоднего отпуска в купальнике? Перестать постить мемы о работе? Или все же отклонить заявку и потом оправдываться?

Лучше, если никто не будет ставить вас перед неприятным выбором.

Голосовые сообщения уже давно стали темой для мемов. Аудиосообщения удобны только тем, кто их записывает, — они освобождают руки и экономят время.

А собеседник должен найти время на воспроизведение, нервы на «ммм», «эээ», «нуу» и наушники для комфортного прослушивания. Конечно, если всех устраивают голосовые и на три секунды, и на три минуты, значит, технологией можно пользоваться. Аудиосообщения удобны, когда вам что-то нужно от лица важного и занятого. При помощи голосовых собеседник сэкономит свое время, а вы получите долгожданный ответ.

Но лучше использовать их по договоренности, чтобы удобно было всем.

Не нужно без нужды включать Caps Lock. Пишите и отправляйте цельные предложения в переписке

А

вот

так

не

пишите.

Уважайте время собеседника и формулируйте предложения в одном сообщении.

Учитывайте распорядок дня. Здесь тоже работает правило «каждому свое». Рабочие вопросы следует решать в рабочее время. Более того, писать людям до 9:00 и после 21:00, если вы не договорились об этом заранее, считается дурным тоном.

Даже общаясь со знакомыми, задумайтесь, может, человек на важном совещании, спит, отдыхает от гаджетов или укладывает спать ребенка. Если это так, отправьте сообщение без звука или напишите позже, потому что отвлечь его может даже светящийся экран.

Не затягивайте с ответом. Считается вежливым отвечать на сообщения в мессенджере в течение нескольких часов.

Ждать ответа сразу не стоит — даже если собеседник онлайн, он может заниматься более приоритетными или просто другими задачами. Также всем знакома ситуация, когда десктопное приложение у вас на ноутбуке в автозапуске, и вы просто слушаете с него музыку, или по какой-то причине в смартфоне не приходит оповещение о входящем сообщении.

На ответ в электронной почте выделяют сутки.

Если вы понимаете, что не можете ответить в течение этого времени, предупредите собеседника, чтобы успокоить его. Уместно написать: «Привет! Смогу дать ответ во вторник после обеда». Бывает всякое.

Как общаться в электронной почте

Электронная почта по-прежнему остается основным каналом для деловых коммуникаций. Про навыки делового общения даже написаны целые книги. Например, «Новые правила деловой переписки» Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой. Мы же рассмотрим базовые тезисы.

• Придумайте адрес, за который вам не будет стыдно

vasya555 или solnce1984 — плохая идея для деловой переписки. Оставьте эти адреса для покупки билетов в сети и рассылок от магазинов. Для работы заведите что-то более солидное с упоминанием имени и фамилии. Например, vasily_ivanov@pochta.ru. Так вам не придется каждый раз краснеть за почту, которую вы придумали в пятом классе.

• Разберитесь в особенностях рассылки

В строку «Кому» вписывают основных получателей письма, от которых ждут ответа или каких-либо действий.

В строку «Копия» вписывают людей, которых хотят просто ознакомить с содержанием письма и держать в курсе переписки.

Если наблюдатель хочет остаться в тени, превратите его в серого кардинала при помощи строчки «Скрытая копия». Так основной получатель не будет видеть, кто еще наблюдает за перепиской.

Также важно понимать различие между кнопками «Ответить» и «Ответить всем». В первом случае ответ уйдет одному человеку (или нескольким, если вы вручную добавите кого-то еще), а во втором — сразу всем.

Если начальник поздравляет всех с Новым годом в общей рассылке и вы хотите поблагодарить его, не используйте кнопку «Ответить всем» — остальным 300 работникам отвлекаться от работы ради вашего «Спасибо» не стоит.

• Прописывайте тему письма

На почтовые ящики сыплются десятки и сотни сообщений. Сделайте так, чтобы найти ваше письмо среди остальных было легко даже спустя время.

Название «Коммерческое предложение о размещении баннеров от рекламного агентства “Мир”» будет лучше, чем просто «Коммерческое предложение».

• Давайте уникальные названия файлам

Под уникальными подразумеваются понятные названия, по которым можно найти файл среди остальных. Например, не «скриншот1», а «квитанция_парковка_август».

Подобную кодировку можно обговорить, чтобы все руководствовались в названиях одними принципами — так в документах будет порядок, а сотрудники смогут быстрее находить нужную информацию.

• Открывайте доступ заранее

Если отправляете google-документ, сразу откройте доступ к нему и напишите, чего ждете от получателя — следует просто прочесть или внести правки?

Запрос на открытие доступа требует дополнительного внимания и времени, что задерживает работу.

• Форматируйте текст

Чтобы сообщение было понятным, используйте форматирование. Базовые функции, как правило, есть даже в функционале самой почты.

Используйте списки, отступы, курсив и жирный шрифт, чтобы выделить важное. Не увлекайтесь раскрашиванием в разные цвета. Текст должен быть понятным и читаемым.

• Перечитывайте тест

Это важно, чтобы найти ошибки и понять, как выглядит письмо со стороны. Не слишком ли оно жесткое или истеричное — так может показаться из-за капслока и обилия вопросительных и восклицательных знаков.

Всегда помните о вежливости, ведь от этого зависит эффективность коммуникации.

Как общаться на онлайн-конференциях

Созвоны — неотъемлемая часть удаленной работы. И в них тоже появились свои правила этикета.

• Решите, точно ли нужен созвон

Созвоны отнимают много времени, особенно если в них участвуют все, а обсуждают задачи конкретных сотрудников. Возможно, что-то можно перенести в переписку или в звонок один на один и сэкономить время других коллег для более серьезных задач.

• Решите вопрос с камерами заранее

Для начала решите, нужны ли они вам. Компании стараются сделать общение более живым и близким при помощи включенных камер. На деле это зачастую заставляет людей чувствовать себя неловко. А если просьба присоединиться с видео звучит неожиданно или камера включена только у одного человека, в то время как другие прячутся за аватарками, становится неприятно.

Кроме того, работа из дома не всегда удобна для видеозвонков, так как условия проживания у всех разные и демонстрировать их коллегам захотят не все.

• Отключайте звук, если ничего не говорите

Чтобы собеседники не слышали дыхания, лая собаки или других звуков.

Почему важна цифровая репутация

Цифровой след, который мы оставляем, может не только нанести репутационный ущерб нам самим, но и повлиять на трудоустройство.

Расскажем, как соблюдать цифровую гигиену.

• Следите за тем, что публикуете

Не секрет, что компании проверяют социальные сети кандидатов при трудоустройстве.

Имейте это в виду, если ваш профиль открыт и его легко найти. Откровенные фотографии и резкие радикальные высказывания не прибавят вам баллов в глазах HR-специалиста.

• Не пишите о работе плохо

Негативные посты в адрес коллег, руководства, прошлой или текущей работы могут плохо сказаться на вашей карьере. Если компания узнает, что вы портите ее репутацию в сети, не исключено, что с вами поспешат распрощаться.

• Проверьте настройки приватности

Если хотите делиться личной жизнью и при этом сохранить ее втайне от коллег, проверьте настройки приватности. И в любом случае не постите то, что может вас скомпрометировать.

Заодно проверьте, на каких фотографиях вас отметили и в какие группы вы вступили, — эта информация тоже может оказаться лишней для службы безопасности работодателя или коллег.

Уверены, что после прочтения этой статьи вы станете приятным собеседником для коллег, друзей и близких в интернете :) Спасибо, что дочитали эту статью до конца!

Читайте также:

Компьютерная грамотность детей и взрослых - что нужно знать

Зачем обращаться в абонотдел или техподдержку провайдера?

Осторожно, мошенники! О чем нельзя говорить в интернете.

Безопасность детей и взрослых в Интернете

Как мошенники обманывают в онлайн играх, чатах и на улице

Чем опасны QR-коды?

Как уберечь детей об опасности в жизни и интернете

Родительский контроль на ПК и смартфонах

Звонит незнакомый номер. Что делать?

Штрафы за музыку и книги: объясняем, что относится к экстремистским материалам

Помогаем пожилому человеку освоить Интернет и гаджеты

Как правильно оставить заявку на ремонт (отсутствие доступа в Интернет)

С нами удобно! Сервисы, для наших абонентов

Полезные приложения и сайты для жителей ЛНР

=======================================================================