Организационный контроль

В русском языке слово контроль стали использовать в начале 18-го века. Оно было заимствовано либо непосредственно из французского (controle – ведомость, реестр), либо из голландского языка (controle – проверка наблюдения за чем-либо).

Организационный контроль – это систематический процесс регулирования деятельности организации, обеспечивающий её соответствие поставленным целям, задачам и планам. Проще говоря, контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Цель организационного контроля повышение эффективности организации, а задача предотвращение ошибок в их первопричине. Обладать максимальным контролем над причинно-следственной связью – значит быть способным устанавливать и исследовать причины, которые приводят к определённым следствиям.

Фундаментом в осуществлении организационного контроля является – получаемая достоверная информация. Необходимо определить: (1) какая информация важна; (2) как её собирать; (3) как ею делиться с сотрудниками; (4) как они могут и должны на неё реагировать. То есть определить, какие стандарты, критерии и способы оценки требуются для эффективного мониторинга и контроля в организации, а также внедрить систему сбора информации.

Контроль связан с установлением определённых стандартов и сопоставлением фактических (достигнутых) результатов со стандартами (плановыми показателями). В управлении используется множество форм и систем контроля, но все они имеют одну направленность – способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты организации совпадали с поставленными (требуемыми), или были максимально приближенны к ним.

Важно отметить, что в организации контроль не может быть неожиданным, он должен быть постоянным. Каждый сотрудник должен осуществлять контроль в рамках своей зоны ответственности и компетенции.

Таким образом, в организации необходим не просто контроль, а система контроля, включающая механизм обратной связи, критерии анализа информации и регламент необходимых действий.

Основные этапы организационного контроля:

1) Определение стандартов и критериев (планирование). Стандарты – это конкретные цели, имеющие временной период и критерий анализа. Это показатели результативности, которые чётко определяют, какой результат нужно получить, чтобы достичь намеченных целей. Стандарты отражаются в форме плановых заданий, нормативов, показателей и так далее.

2) Сравнение реальных результатов со стандартами (анализ). На основе поступающей информации осуществляется сопоставление фактических (достигнутых) результатов со стандартами. Определяются интервалы отклонений. Происходит установление и исследование причин, которые приводят к данным отклонениям.

3) Принятие корректирующих действий (регулирование). В результате анализа происходит воздействие на систему одним из трёх вариантов: а) ничего не предпринимать; б) устранить отклонение; в) пересмотреть стандарт.

По форме осуществления контроль бывает внутренний – система контроля организуется организацией самостоятельно и внешний – контроль со стороны государственных и негосударственных контролирующих органов. Ниже в таблице 6 приведены характеристики основных видов контрольной деятельности.

Эффективная система организационного контроля характеризуется:

1) Стратегической направленностью. Для отслеживания «стратегического здоровья» организации, разрабатываются критерии для оценки стратегического состояния организации и выстраивается информационная система, позволяющая осуществлять сбор требуемых данных. Стратегическое здоровье организации: удовлетворённость и лояльность клиентов; доля на рынке; сотрудники (моральное состояние, текучесть, коммуникация); тенденции финансового здоровья; инновации и новые продукты; относительная стоимость производства; качество продукции; производственная гибкость; качество управленческой команды; обратная связь с контрагентами; сила организационной культуры; перемены в отрасли и т.д.

2) Контролем в причине (UP-stream контроль). Up-stream (up – вверх, кверху; stream – поток, течение, ручей) – движение вверх по течению к истоку. Up-stream контроль – это процесс анализа или контроля чего-либо в причине. UP-stream контроля должен охватывать все уровни управленческой деятельности, входить в обязанности всех элементов организации. Данная система контроля выступает стержнем любых управленческих техник, которые без неё, как правило, бесполезны. Используя этот инструмент установления связи «причина–следствие», предприниматель способен перестроить основу подхода к деятельности, концентрируясь на причинах, а не на следствиях.

Суть метода в том, чтобы задавать себе вопрос «почему?» о причинах тех или иных событий (результатах) таким образом, чтобы добраться до первопричины случившегося. Задавая себе по крайней мере пять раз вопрос «почему», первое, что приобретают сотрудники – это способность улавливать так называемые «слабые сигналы», которое оборудование или различные процессы могут посылать ещё до того, как произойдёт какая-нибудь поломка.

3) Ориентацией на обеспечение качества. Обеспечение качества – это управленческий процесс, направленный на практическую реализацию одного из главных постулатов: «эффективнее контролировать процесс, чем итоговый результат».

4) Своевременностью (нужная информация нужным людям до того, как произойдёт кризис) и гибкостью.

5) Экономичностью и простотой.