Политика, стратегия и тактика проектной организации. Часть 1. Политика
Любая, самая блестящая и продвинутая тактика не сможет исправить ошибок стратегии, но даже самая дальновидная и продуманная стратегия не сможет исправить ошибок политики.
Борис Юлин (Военный историк) (с)
Это новый цикл статей в рамках развития темы об управлении проектной организацией. В данном цикле мы поговорим о таких понятиях, как политика, стратегия и тактика в проектной организации.
Сами эти понятия взяты из истории военного дела и военного строительства, но, если проанализировать эту историю в любой стране, то выяснится, что принципы управления военно-промышленным комплексом, а также армией, применимы в управлении подавляющего большинства коммерческих предприятий, в том числе и проектных организаций.
Начнём с политики. Из курса истории в школе мы знаем, что политика делится на внешнюю и внутреннюю, которые в свою очередь бывают зависимыми и независимыми.
Что есть внешняя политика в проектной организации? Это ничто иное как взаимоотношение с заказчиком. Как оно строится? Заказчик традиционно хочет, чтобы проект выполнялся побыстрее и подешевле, ну и, само собой без ошибок. Также заказчик хочет, чтобы изменения вносились оперативно и, желательно, бесплатно, а всякие замены материалов по ходу строительства согласовывались официальными письмами за подписью директора проектной организации, чем проектировщики подтверждают, что берут всю ответственность на себя за возможные последствия за сложности в эксплуатации. Мы все это не любим, но так всегда было, есть и будет.
Как проектная организация будет реагировать на такое поведение заказчика зависит по большому счёту от трёх факторов:
1 Наличие у проектной фирмы других заказчиков или возможностей быстро их найти. Думаю, что тут всё и так понятно, если поведение заказчика нас не устраивает, то мы можем безбоязненно отказаться от работы с ним, если же он один, а других нет и не предвидится, то придётся терпеть его выходки;
2 Наличие финансовой подушки, которая позволит пережить кассовый разрыв, в случае прекращения работы с заказчиком. Тут тоже, полагаю, всё ясно. Даже, если у проектной фирмы есть другие заказчики, то деньги от, скорее всего, ожидаются не так скоро, как от неудобного заказчика, с кем планируем расставаться, вот тут как раз и нужна финансовая подушка;
3 Твёрдость характера и решимость руководителя, а также лица, уполномоченного им для ведения переговоров с заказчиком, как правило, это ГИП. Это тот фактор, которые многие недооценивают, но из-за него страдают многие сотрудники проектных фирм. Если ГИП «мягкотелый» в общении с заказчиком, т.к. боится потерять его, причём, даже если есть финансовая подушка и другие заказчики, то рядовые сотрудники будут постоянно страдать от переделок, сверхурочных, работы в выходные дни, а наутро в понедельник и вовсе могут узнать, что всё было зря, т.к. заказчик снова поменял исходные данные;
Как обеспечить наличие всех трёх факторов успеха во внешней политике? Ответ очевиден:
1 Искать новых заказчиков (общаться с людьми, иногда помогать людям консультациями);
2 Накапливать финансовую подушку;
3 Тренировать сотрудников, для ведения переговоров с заказчиком так, чтобы они уверенно отстаивали интересы кампании.
Если с первыми двумя пунктами худо-бедно понятно, что делать, то третий пункт, возможно, вызовет затруднения у начинающих руководителей. Вот несколько рекомендаций по тренировке сотрудников, для ведения переговоров с заказчиком.
Для начала внесём ясность, что понимать под словом «переговоры»? В привычном понимании, это обсуждение руководителями фирм каких-либо финансовых или производственных вопросов за столом переговоров с чашками кофе, но это в узком смысле. В широком смысле, переговоры, это любое взаимодействие с заказчиком или его представителями (инженер ПТО, инженер ОКС, эффективный менеджер), которое может повлиять на ход выполнения проекта, а также, на получение/потерю денег проектной организацией.
Кстати, может показаться, что я тут нагнетаю атмосферу тотального недоверия к заказчикам и вижу в них только врагов, но это не так. С заказчиком следует выстраивать доверительные, взаимовыгодные отношения, результатом которых станет Ваш следующий заказ, но так бывает далеко не всегда, поэтому к взаимодействию с заказчиком следует готовиться как к серьёзной дипломатической борьбе, и пусть хорошие и доверительные отношения будут для Вас приятной неожиданностью.
Какие бывают виды взаимодействия с заказчиком?
Первый вид, самый тяжёлый и неприятный, это планёрка на стройплощадке, на которой происходит обсуждение изменений, вносимых по ходу строительства, косяков при строительстве и косяков в проекте. Ведётся протокол планёрки, куда заносится, что должен сделать каждый её участник и к какому сроку, в общем, кто участвовал в таких мероприятиях, тот понимает о чём это. Характер проведения таких переговоров, как правило, агрессивный. Тут можно только пожелать удачи тому, кому по долгу службы выпало в них участвовать. Это, можно сказать, тот случай, когда боец ложится грудью на амбразуру. Тут пригодится такое качество, как, «непробиваемость», т.е. не принимать происходящее близко к сердцу. Ничего не поделаешь, такова жизнь, кому-то приходится участвовать в таких собраниях.
Второй вид взаимодействия, это телефонный звонок со стороны заказчика, или визит его представителя в офис проектной организации, с просьбой внести изменение в проект или согласовать замену материалов или проектных решений при строительстве. Тут тоже могут быть агрессивные и эмоциональные переговоры, но уже на Вашей территории. Следует помнить, что если заказчик, или его представитель – опытный переговорщик, то он будет стараться «брать нахрапом», т.е. нападать на Вас из-за ошибок, найденных им в проекте и с требованием немедленно их устранить, ну и попутно внести бесплатно несколько изменений, так как Вам всё равно всё переделывать. Здесь есть несколько рекомендаций:
1 Сохранять спокойствие;
2 Проанализировать, что из того, что сказал заказчик, является претензией к качеству проекта (замечанием), а что пожеланием;
3 Исходя из результатов анализа сформулировать ответ;
На предыдущем месте работы, в своё время, были разработаны подробные инструкции по действиям сотрудников в подобных ситуациях https://cloud.mail.ru/public/2Cid/3n3mP2gsD
Следование данной инструкции позволило проектной фирме сэкономить немало времени и средств за счёт того, что перестали вносить корректировки бесплатно.
Продолжение следует…