Одиннадцатый принцип производительности: Стандартные писаные инструкции.

Эта статья из цикла Повышение производительности труда.

В прошлый раз мы рассмотрели десятый принцип производительности – Нормирование операций. Сейчас переходим к одиннадцатому принципу – Писаные стандартные инструкции.

Напомню, что материал статей основан на содержимом книги «12 принципов производительности».

Кто из Вас задумывался о стандарте предприятия на разработку, оформление и выпуск проектной документации? Конечно же есть ГОСТ 21.1101-2013 на оформление чертежей, но он предъявляет требования только к внешнему виду чертежей, в то время как сам процесс проектирования очень сложен и его тоже необходимо стандартизировать, но как, а главное – зачем?

Печально, но знания от одного человека передаются очень плохо и в очень ограниченном количестве. На то есть несколько причин: кто-то не хочет делиться знаниями, кто-то не готов их воспринять и т.д., тем не менее, если мы хотим двигаться вперёд и хотим того, чтобы дело наше процветало, следует тщательно анализировать наши успехи и фиксировать их в письменном виде.

А было у Вас такое? Приходит новый сотрудник в организацию, ему нужно всё показать и рассказать, ознакомить с правилами внутреннего распорядка, принципами организации работы, показать, где налить чай и кофе. Вы знакомите его со всем вышеперечисленным, тратите на него целый рабочий день, а он берёт и уходит со словами – извините, я понял, что это не моё. И тут Вы понимаете, что всё было зря – целый день впустую. Тогда Вы уже точно задумаетесь о разработке стандарта предприятия, который можно было бы выдать новому сотруднику для изучения. Правда тут стоит сказать, что банально дать сотруднику стандарт предприятия, содержащий выдержки из ГОСТ 21.1101-2013 и сказать – на, изучай, это неверный подход. Для этого подойдёт приём, описанный в пятой статье данного цикла.

С чего начать составление стандарта? Начните со слабых мест. Если у Вас большая путаница в хранении файлов на сервере, и Вы и Ваши сотрудники подолгу ищете, где лежит актуальная версия чертежей, то Вам нужно браться стандартизировать именно эту часть Вашей работы.

Если же с хранением файлов всё хорошо, но при открытии файла на разных компьютерах «летят» шрифты, то стоит внедрить использование одного шрифта для всех чертежей, или скопировать содержимое всех папок fonts в одну, а потом раздать это содержимое всем.

В проектной организации должны быть подробные инструкции на каждую выполняемую операцию, чтобы каждый сотрудник понимал всю организацию в целом и знал своё место в ней. Но во многих организациях никаких инструкций нет, кроме правил внутреннего распорядка, излагаемых в очень грубой форме.

С первого раза у Вас не получится составить правильный, информативный и понятный стандарт предприятия, но лучше плохой стандарт, чем его полное отсутствие. Естественная склонность всегда влечёт нас к анархии и индивидуальному произволу, но надо помнить, что анархия ни к чему хорошему не приводит.

Существует ошибочное мнение, что инструкции убивают в человеке инициативу, превращают его в автомат. Подумайте – лестницы тоже убивают инициативу в человеке, спускающемуся с 10 этажа? Всякий, кому это не нравится может прыгать в окно или спускаться по верёвке.