Техники тайм-менеджмента
Как всё успевать? Возможно, иногда вы ловили себя на мысли о том, что списку дел нет конца, а вы уже который день не можете дойти до последних пунктов. Это может происходить по множеству причин— недостаток мотивации, ресурсов, неумение управлять своим временем и вниманием, смещение приоритетов, внешние факторы и так далее. Каждую из них следует рассматривать отдельно. В сегодняшних материалах вы найдете 10 техник тайм-менеджмента, которые помогут в грамотном планировании времени и повышении продуктивности.
(Прим. как бы сильно ни хотелось дойти до конца списка дел, не забывайте отдыхать. Хотя бы иногда)
№1. ПОМОДОРО
Время на работу по данной технике делится на отрезки-помидорки:
25 минут работы + 5 минут отдыха
Перед началом работы необходимо составить список задач, которые нужно выполнить за один отрезок. Все уведомления на время работы лучше отключить, чтобы не отвлекаться.
Люди, которые делают перерывы, но не бросают дело, а возвращаются к нему, более эффективны.
Откуда такое название? Франческо Чирилло, автор техники, готовясь к экзамену, засекал время кухонным таймером в виде помидора. Именно этот предмет впоследствии дал название технике и стал её символом.
Кстати, на сайте создателя методики вы можете найти больше полезных материалов, а также запустить таймер своего digital-помидора!
№2. ТРИ РЫЧАГА
Алгоритм этой техники таков:
- Сделайте сначала минимум, который позволяет вам время, уровень концентрации и сил.
- Когда сделали минимум, попробуйте сделать 100% от задания.
- После этого попробуйте сделать максимум, например, почитать дополнительный материал, лучше проработать детали или закончить больше смежных задач.
Три рычага в данном случае подобны трём уровням сложности, по которым как по лестнице можно подниматься от одного уровня к другому в зависимости от наличия ресурсов и желания.
Таким образом, вы сможете достигать поставленных целей и двигаться вперёд, не застревая на чём-то одном.
№3. СЪЕСТЬ ЛЯГУШКУ
Метафора этой техники - съесть лягушку сразу, то есть сделать самое сложное в начале дня.
Если обучение или какая-то рабочая задача даётся тяжело, стоит попробовать начать с неё день. Таким образом, то, что вас тяготит, будет сделано, и переживать о предстоящем большом деле в течение дня уже не придётся.
№4. ПРИНЦИП “ДЕВЯТИ ДЕЛ” (или Принцип “1-3-5”)
Суть техники заключается в том, что за день необходимо выполнить одно большое дело, три средних и пять небольших. С помощью подобных пропорций в списке задач день пройдёт продуктивно, а силы не будут на исходе.
№5. ПРИНЦИП “ТРЁХ ДЕЛ”
Как альтернатива предыдущему на случай, если девять дел за день звучит слишком тяжело. В данной технике особое внимание уделяется трём самым важным делам, которые необходимо сделать за день.
№6. ТЕХНИКА ВРЕМЕННЫХ БЛОКОВ
Вести список задач на день - это полезная привычка, однако порой выполнить все пункты не удаётся, что может привести к переутомлению или подавленности. Порой это происходит из-за того, что на этапе составления списка не учитывается время, необходимое для выполнения конкретной задачи, а также приоритетность и дедлайны.
Смысл техники временных блоков заключается в том, чтобы предусмотреть временные затраты заранее, т.е. выделять конкретное время на каждую задачу и заниматься только её решением, не отвлекаясь на другие дела.
Подробнее узнать о технике можно здесь.
№7. FRESH OR FRIED
С утра многим намного легче выполнять сложные задачи, пока мозг ещё свеж, а сил достаточно, чтобы свернуть горы.
Суть техники заключается в следующем:
- Составлять список задач на следующий день заранее.
- Самые важные задачи поместить в начало дня, чтобы сделать их в первую очередь.
- Второстепенные и менее трудные задачи запланировать на вторую половину дня.
- На следующий день постараться выполнить все задачи по списку, а вечером запланировать задачи на следующий день.
Благодаря такому подходу выполнение важных дел, которые раньше откладывались в долгий ящик, станет регулярным.
Данная техника напоминает Agile-подход, о котором мы рассказывали ранее. Кстати, вам не обязательно выбирать одну технику, ведь многие из них отлично работают в паре или интегрируются одна в другую.
№8. “АВТОФОКУС”
Интуитивная техника, которая опирается на желания и ощущения, а не расписание.
Суть техники заключается в следующем:
- выписать все задачи, которые необходимо сделать когда-либо.
- читать список, пока внимание не привлечет случайный пункт или пока не появится желание заняться именно этой задачей.
- заниматься выбранной задачей до тех пор, пока есть желание или пока задача не будет выполнена.
- после выполнения вычеркнуть задачу или перенести её в конец, если она останется незаконченной.
Перечитывайте список задач, выбирая те из них, которые приходятся по душе.
Данная техника не поможет уложиться в сроки или выполнить все дела из списка, зато фокус всегда будет на тех задачах, которые действительно хочется выполнять.
Узнать подробнее о технике автофокуса можно здесь и здесь.
№9. МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА
34-й президент США создал свою технику управления временем, разделив задачи на 4 группы по важности и срочности:
- срочные и важные;
- срочные, но не важные;
- несрочные, но важные;
- несрочные и не важные.
Сортируя задачи таким образом, приоритет выполнения станет очевидным. Техника помогает распределить дела, а для организации процесса лучше выбрать другой подход.
№10. СИСТЕМА 4D
Суть техники заключается в том, что к любой задаче из списка дел можно применить одно из четырёх действий:
- Do (сделать). Задачи, имеющие важность и требующие именно вашего внимания.
- Delegate (делегировать). Задачи, которые можно поручить кому-то, если времени на выполнение нет.
- Delete (удалить). Задачи, потерявшие значимость или актуальность.
- Delay (отложить). Задачи, не требующие немедленного решения.
Задачи из списка необходимо распределить по группам, чтобы в дальнейшем приступить к выполнению значимых.
Подход поможет разобраться с накопившимися делами, но не подходит для долгосрочных планов.
Теперь в вашем арсенале чуть больше инструментов для управления временем, а это значит, что вы сможете выполнять больше задач и быстрее достигать своих целей. Активная практика поможет закрепить новую привычку ведения задач, а сэкономленное время можно посвятить нашей Школе начинающего преподавателя, которая начнётся уже 7 сентября!
До скорых встреч!
ITMO.Expert✨