Что делать, если при проведении внутреннего контроля обнаружены ошибки?
Исходя из практики, хочется отметить, что ошибок в бухгалтерском учете возникает достаточно много. Регулярно возникают все новые вопросы о порядке их исправления, зачастую очень сложно правильно квалифицировать саму ошибку, и потому важно понимать, какой схемой решения нужно воспользоваться. Предлагаю разобрать, что такое ошибка, чем они отличаются и как их исправить.
Так что же такое ошибка?
Ошибкой признается пропуск и (или) искажение, возникшие при ведении учета и (или) формировании отчетности в результате неправильного использования или неиспользования информации о фактах хозяйственной жизни отчетного периода, которая была доступна на дату подписания отчетности и должна была быть получена и использована при ее подготовке (п. 27 СГС "Учетная политика").
Ошибки прошлых лет
Рассмотрим правила, которых нужно придерживать при исправлении ошибок прошлых лет (п. 18 Инструкции N 157н).
Рекомендую воспользоваться для более полного изучения вопроса Готовым решением, т.к. для отражения в учете применяются разные счета:
Исправления оформляются дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью способом "красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью с применением соответствующих счетов бюджетного учета в период (на дату) обнаружения ошибки и ретроспективного пересчета бюджетной отчетности.
Исправления показываются в отдельном регистре учета - журнале операций по исправлению ошибок прошлых лет (ф. 0504071). Записи в этот журнал вносятся на основании операций, отраженных на обособленных счетах бухгалтерского учета, предусмотренных для отражения операций по исправлению ошибок прошлых лет, оформленных бухгалтерской справкой (ф. 0504833).
Обороты по операциям, отраженным в журнале операций по исправлению ошибок прошлых лет (ф. 0504071), переносятся в главную книгу (ф. 0504072) в момент обнаружения ошибки и внесения корректировочных записей. Такие обороты не учитываются при формировании показателей бюджетной отчетности, отражающих расходы, доходы отчетного финансового периода, а также показатели изменений (увеличение, уменьшение) активов, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета.
В конце года показатели счетов бюджетного учета по отражению ошибок прошлых лет подлежат закрытию на счете 0 401 30 000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов". Данные операции показываются в журнале операций по исправлению ошибок прошлых лет (ф. 0504071).
В силу положений п. 6, 33 СГС "Учетная политика" при исправлении ошибок прошлых лет необходимо провести ретроспективный пересчет бюджетной отчетности, то есть в текущей отчетности скорректировать сравнительные показатели отчетности за предшествующий год (предшествующие годы) таким образом, как если бы ошибка не была допущена.
Пересчет сравнительных показателей следует начинать с того года, в котором была допущена ошибка, за исключением случаев, когда такая корректировка не представляется возможной.
При этом исправлять утвержденную отчетность за прошлые годы не нужно. Скорректированные сравнительные показатели предшествующего года (годов) приводятся в отчетности отчетного года обособленно с отметкой "Пересчитано".
Порядок исправления ошибки текущего периода
Если бухгалтерская ошибка допущена и выявлена в текущем году, то варианты решения разные, в зависимости от того, где обнаружена ошибка. Это может быть как бюджетная отчетность, бухгалтерские регистры, так и первичные документы. Рассмотрим эти варианты подробнее, опираясь на следующие документы: п. 27 СГС "Концептуальные основы", п. 28 - 32 СГС "Учетная политика", п. 18 Инструкции N 157н.
В ПЕРВИЧКЕ
Исправляется по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы, следующим образом:
зачеркиваются неправильные текст или сумма и над ними делается верная надпись. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
При этом поправки должны содержать:
- надпись "Исправленному верить" ("Исправлено");
- дату внесения исправлений;
- подписи лиц, составивших и подписавших данные документы, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Обратите внимание: нельзя вносить исправления в первичные документы, которыми оформляются операции с наличными или безналичными денежными средствами.
БУХГАЛТЕРСКИХ РЕГИСТРАХ
Если ошибка требует внесения изменений в регистры учета (журналы операций), она исправляется дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной способом "красное сторно", и дополнительной бухгалтерской записью.
При исправлении ошибок в регистрах учета необходимо проставлять подписи лиц, ответственных за их ведение, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, идентифицирующих этих лиц, а также дату внесения поправок. Ошибки в электронных регистрах корректируются лицами, ответственными за их ведение.
Обратите внимание: вносить исправления, не санкционированные лицами, ответственными за составление регистров учета, нельзя.
В случае, когда не требуется корректировка регистров учета, ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления бюджетной отчетности, исправляется следующим образом:
- зачеркиваются тонкой линией неправильные сумма или текст так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над ними делается верная надпись;
- на полях регистра, в котором исправляется ошибка, против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись "Исправлено".
В БЮДЖЕТНОЙ ОТЧЕТНОСТИ
Ошибка, выявленная в ходе внутреннего контроля после подписания отчетности, но до предельной даты ее представления:
Исправляется в учете последней отчетной датой отчетного периода и (или) путем формирования уточненной отчетности.
Ошибка, выявленная в ходе камеральной проверки отчетности после предельной даты ее представления, но до даты ее принятия уполномоченным органом,
и
Ошибка отчетного периода, выявленная в ходе внутреннего (внешнего) финансового контроля, а также внутреннего финансового аудита после даты принятия отчетности, но до даты ее утверждения:
Исправляется по решению уполномоченного органа исходя из существенности ошибки, повлиявшей на достоверность отчетности, путем внесения записей по счетам бюджетного учета на конец отчетного периода и (или) путем формирования уточненной отчетности. Эта отчетность повторно направляется уполномоченному органу, а также иным пользователям, которым была представлена первоначальная отчетность. В пояснениях к ней приводится информация об изменениях первоначально представленной отчетности (с указанием причин внесения исправлений и их содержания).
Ошибка, выявленная после даты утверждения квартальной отчетности:
Исправляется путем внесения записей по счетам бюджетного учета в период (на дату) обнаружения ошибки и (или) путем раскрытия в пояснениях к отчетности информации о существенных ошибках, выявленных в отчетном периоде, с описанием ошибки (содержания и суммы), а также суммовых значений выполненных корректировок отчетности.
В заключение напомню, что в Письме от 27.12.2022 N 02-06-07/128426 Минфин привел Рекомендации по организации внутреннего контроля в учреждении.
По мнению Минфина, для достижения целей внутреннего контроля должны решаться задачи:
1) недопущения отражения в бухучете мнимого (в том числе неосуществленных расходов, несуществующих обязательств, не имевших места фактов хозяйственной жизни) или притворного объекта бухгалтерского учета;
2) проверки полноты отражения в бухучете фактов хозяйственной жизни в том отчетном периоде, в котором они имели место;
3) подтверждения правильности стоимостного измерения объектов бухгалтерского учета и отражения их на соответствующих счетах и в соответствующих регистрах бухучета;
4) проверки фактического существования и состояния активов и обязательств, отраженных в бухучете.
При этом в приоритете должно быть выявление ошибок и нарушений установленного порядка осуществления операций.
Материал подготовил эксперт по вопросам бюджетных организаций «Линии консультаций» Гришаева Ирина