Личная эффективность при удалённой работе

Условия самоизоляции стали для многих офисных сотрудников большим вызовом, особенно для тех, кто продолжал работать, но в удалённом режиме. Служба исследований hh.ru провела исследование и выявила основные факторы, которые мешали сосредоточиться на рабочих задачах.

ТОП-3: приготовление еды, забота о семье (детях и старших родственниках), отвлекающие сообщения в мессенджерах и социальных сетях. Сегодня мы поговорим о том, как можно повысить личную эффективность в условиях удалённой работы.

Способность отвлекаться на посторонние дела не пришла к нам вместе с режимом самоизоляции. В офисе мы тоже делаем перерывы на чашку кофе, сигарету, болтовню с коллегами, не замечая сколько времени на это тратим. По статистике, это занимает около 20% рабочего дня, но в офисе мы этого не замечаем. Там существуют внешние источники контроля рабочей активности: руководитель, коллеги, жёсткие дедлайны и др., часто мы не можем позволить себе совсем ничего не делать на рабочем месте. На удалёнке мы лишены этого внешнего контроля, даже если есть необходимость в 9 утра встретиться с руководителем на планёрке или выполнить какую-то задачу к 15:00 завтрашнего дня. Давайте разбираться, как эффективно организовать свой рабочий день дома.

1. Позаботьтесь о рабочем месте

Важно, чтобы оно было приспособлено к выполнению рабочих задач: стол, ноутбук, быстрый интернет, IP-телефония.

Можно обустроить его как в офисе: поставить папки с документами, положить ежедневник, повесить доску для заметок. Конечно, не все смогут воспроизвести идеальную модель рабочего места в условиях дома, но важно оборудовать этот уголок таким образом, чтобы всё настраивало вас на рабочий лад.

2. Внедрите в свою жизнь принципы тайм-менеджмента

Если вы пользовались какими-либо инструментами в офисной жизни, перенесите их в удалёнку.

Важное правило: планируйте и рабочие, и личные дела:

— В течение дня собирайте задачи из всех источников. Очень удобно для этой цели использовать доску и клейкие листочки. Один листочек – одна задача.

— Вечером планируйте следующий день, заносите дела в ежедневник. Для планирования можно использовать любые инструменты: Outlook, приложения в телефоне и так далее, выбирайте то, что вам удобно.

— Для некоторых дел используйте принцип 4D (Delete — удалить, Delay — отложить, Delegate — делегировать, Diminish — уменьшить). Подумайте, какие дела потеряли свою актуальность (вы написали, что надо заказать продукты, но это уже сделал кто-то из домашних), какие дела необязательно делать именно завтра (в списке есть рабочая задача — подготовить презентацию, но это дело эффективнее будет сделать послезавтра, так как приедет бабушка, которая может посидеть с ребёнком), какие можно делегировать (приготовить обед — можно попросить сделать это кого-то из членов семьи), какие дела можно уменьшить (если вам нужно сделать большой проект, начать можно с плана, разбив его на отдельные подзадачи).

Планируйте дела блоками, с учётом своих биоритмов

Например, для жаворонков рабочая активность может быть следующей: с 9 до 14 часов — активная фаза (планируем важные дела, требующие максимальной отдачи), с 14 до 16 часов — фаза спада (отдыхаем, уделяем время семье, готовим обед), с 16 до 19 — активная фаза (планируем несложные рабочие задачи), с 19 до 22 часов (отдыхаем, уделяем время семье).

Правила планирования внутри блоков

— Используем технику помидора, которая состоит из трёх этапов: подготовка, выполнение задачи и завершение с оценкой результата и дальнейшим планированием. Ставим будильник на 30 минут и по истечении времени определяем дальнейшие шаги. Важно всё результативное время посвятить выполнению задачи. Если задача длинная, то её можно поделить на 30-минутные блоки и раскидать их выполнение в течение дня или на несколько дней в зависимости от срочности.

— После каждого рабочего активного периода обязательно нужен минимум 15-минутный отдых, можем переключиться, залезть в социальные сети, пообщаться с друзьями, уделить время семье или сделать какое-то несложное техническое дело (ответить на почту, помыть посуду, нарезать овощи для салата).

— Если велика вероятность того, что вас будут отвлекать, например, маленькие дети, то почти любое дело можно поделить на куски по 5–15 минут, а иногда достаточно 15 минут поиграть с ребёнком, чтобы потом 30 минут спокойно поработать.

Разумное совмещение дел

Подумайте, какие дела можно делать одновременно. Например, можно проводить встречу с клиентом и поставить вариться суп на таймер или готовить презентацию и дать задание ребёнку нарисовать картину, обеспечив его карандашами и бумагой.

3. Восполнять энергию

Энергия — это то, что наполняет нас и делает счастливыми. Многие из вас наверняка подумали про спорт как основной источник восполнения энергии. Да, он может сработать, но только в том случае, если вы получаете кайф от пробежки или занятий йогой. Если вы каждый раз силой заставляете себя заниматься, вряд ли это принесёт вам удовольствие.

Поэтому выбирайте или ищите те источники восполнения энергии, которые именно сейчас помогут вам зарядиться, не доставляя негативных эмоций. Например, новые знания, общение с друзьями по скайпу, участие в онлайн-играх и других мероприятиях, которые вам интересны. А может, вам просто нужно полежать в ванне или закрыться на кухне с чашкой любимого кофе и пирожным и побыть в одиночестве. Неважно, что выберете вы, главное, чтобы вы получили от этого удовольствие и были готовы к рабочим и домашним подвигам.