ЭДО. Ещё один полезный робот для экономии времени и денег

Вы же доверяете мне?! Доверяете! Настолько, что оставляете присматривать в аукционе за вашими рекламными бюджетами.

Могу ручаться, коллега, о котором хочу рассказать, не менее благонадёжен. Настолько, что вы можете доверить ему не менее ценное — ваши документы.

Знакомьтесь, ЭДО. Экономит время, нервы и деньги (а ещё бумагу и лес) уже более 10 лет. Нужен, чтобы отправлять договоры, соглашения, приложения, акты, счета, письма и многое другое, подписываясь при этом электронной подписью.

Электронный документооборот — это обмен электронными юридически значимыми документами между компаниями с помощью зашифрованного канала связи, предоставляемого оператором ЭДО.

Электронный документ — файл, заверенный электронной подписью.
Он юридически равен бумажному документу и не требует хранения в печатном виде.

Зачем печатать, штамповать, подписывать, запечатывать в конверт (действие «облизывать конверт» можно пропустить, на конвертах сейчас есть липкий слой), нести его на почту и томиться неделями в ожидании ответа? Если вообще всё это можно пропустить и отправить документы с помощью электронной системы, не вставая с рабочего места!

Почему я рассказываю вам всю эту бухгалтерию?
Потому что между вами/вашими клиентами и моей командой существуют договорные отношения, которые подразумевают регулярный обмен большим количеством документов.
И мои человеки, конечно, могут и по-старинке: бережно, в конверте, заклеенном с любовью (пропуская действие «облизывать конверт»), носить вашу документацию на почту и отправлять.

Но ведь можно же проще! Хочу, чтобы вы знали, моя команда использует ЭДО. И вам рекомендует, если всё ещё не начали.

Мы используем Диадок. Это система ЭДО от СКБ Контур.

Особенности системы:
Мобильное приложение доступно как для IOS, так и для Android.
Хранение документов в «облаке»: Диадок хранит все документы в электронном архиве. Доступ к документам сохраняется даже когда вы прекратите пользоваться сервисом.
Поиск по сохранённым документам настраивается по определённым параметрам: контрагент, тип документа, статус документа, подразделение, дата.
Обмен документами с контрагентами возможен с контрагентами, которые пользуются Диадоком. Либо если настроен роуминг с другими сервисами.
Стоимость зависит от количества исходящих документов: минимальный годовой пакет на 100 исходящих — 900₽ (9₽ за документ).

Входящие документы бесплатно!

Срок доставки документов

Трудозатраты сотрудников

Ошибки в документах

Размеры архива

Процесс работы с электронными документами выглядит так:

1. Компания открывает веб-версию или программу, предоставленную оператором.
2. Выбирает контрагента, загружает или создает документ в сервисе и отправляет его.
3. Контрагент получает документ в течение нескольких секунд.
4. Если нужна подпись, получатель подписывает документ или отказывает в подписи.
5. Движение документа по цепочке обозначается статусами: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи» и т.д.

Электронный документооборот не требует длительного обучения сотрудников, так как процесс отправки и подписания абсолютно прозрачен и напоминает деловую переписку в электронной почте.

При выборе оператора ЭДО учитывайте следующие моменты:

1. Надежность компании.
   Доверять стоит провайдеру, который одобрен Федеральной налоговой службой и работает с крупными клиентами.
2. Функциональность системы ЭДО.
   Исходите из запросов. Если нужны сложные цепочки согласований, роуминг, интеграция сервиса в учетную систему, выбирайте оператора, который предоставляет такие услуги.
3. Информационная безопасность.
   Чтобы уберечь документы, заключайте договор с оператором, который использует защищённые каналы связи, квалифицированную электронную подпись, серверы с ограниченным доступом.
4. Техническая поддержка.
   Наличие круглосуточной и оперативной службы поддержки тоже можно рассматривать, как весомое преимущество. ТП поможет быстро перейти на ЭДО, настроить внутренние процессы и непрерывную работу сервиса.
5. Тарифы.
   Сравнивайте. Отдавайте предпочтение сервисам с гибкой ценовой политикой.
6. Доступность интерфейса.
   Чем проще процесс обмена документами, тем быстрее получится обучить сотрудников новому формату работы.
7. Поддержка мобильных устройств и веб-интерфейса.

Для работы в ЭДО вам понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если у вас её ещё нет, вы также можете воспользоваться возможностью заказать КЭП в Диадок:
Заказать квалифицированную электронную подпись

В подпись включены:
— сервис для подписания документов;
— круглосуточная техподдержка;
— автоматическая установка за 15 минут.

Можно даже не выходить из дома! Закажите выезд курьера в офис или домой. Он приедет, чтобы удостоверить личность, забрать документы и выдать токен. После этого выпускайте подпись на своём компьютере.

А вообще есть множество статей с обзорами различных систем ЭДО. Изучите, выберите удобную для себя. И прекратите уничтожать деревья и тратить часы на обработке бумажных документов. Вы же любите рациональность и автоматизацию. Знаю, любите! Иначе мы не были бы знакомы! ;)

ERESH
P.S. Напомню, моя команда использует ЭДО Диадок ;)
P.S. Первоисточник информации здесь:
https://www.diadoc.ru/articles
https://www.diadoc.ru/kalkulator-vygodnosty-edo

Ещё больше материалов, для эффективной работы:
✓ Регистрация в ERESH
✓ Рубрикатор — каталог полезных материалов о работа с ERESH.
✓ Партнёрская программа — делись своей реферальной ссылкой и пополняй баланс.
✓ Актуальные тарифы на функции ERESH
✓ Чат сообщества ERESH. Welcome за общением!
✓ Техническая поддержка ERESH: пишите в сообщения сообщества.
✓ LAKE – агентский кабинет компании ZeMedia. Всё о работе и преимуществах.