Match day — ваш центральный матч! Часть 3

Организация, команда.

1 of 8

Как организовать все задуманное? Этим вопросом задается каждый человек, который берется делать баскетбольный ивент. Для этого нужно продумать и составить несколько основных документов:

1. Концепция — документ, подробно описывающий мероприятие. В нем указывают ключевые цели/показатели, программу, план работы, тематику мероприятия.
2. План подготовки — основной документ, который должен помочь зафиксировать все задачи к выполнению. В нем нужно выделить ключевые точки или вехи, приоритетные задачи, которые необходимо выполнить в полной мере и в срок (например, составить программу мероприятия, составить список выступающих и пр.)
3. Чек-лист — документ для контроля выполнения работ по шоу-программе в день мероприятия. Он призван заранее довести ответственным, когда и что нужно будет сделать, что бы исключить шанс появления простейших ошибок.

Команда организаторов — те люди, которые будут делать ивент. Найти этих людей можно в своем университете, профкоме или среди баскетболистов/спортсменов. Главное — это интерес, желание поучаствовать в организации, понимание своей работы и степени ответственности. Исходя из расписанных функций стоит набирать людей со схожими навыками, объяснять им задачу, сроки и нюансы, доверять им действовать самостоятельно, но не забывать про контроль. Например, для контроля работы чирлидинга/танцоров следует пригласить человека, работавшего с творческими коллективами. Надо дать задание найти и договориться с необходимыми артистами, которые подходят под нужные параметры: хор, вокалистка, танцоры. Забронировать для них раздевалки, время на площадке для репетиций (если необходимо). Попросить их подготовить номера под баскетбольный формат. Заранее в день матча созвониться и напомнить о месте/времени встречи, встретить и проводить до раздевалок. Во время игры контролировать их выходы и выступления)

Ценности в работе — то, что будет держать команду организаторов в тонусе и позволит выполнить даже сложные задачи:

— Грамотная постановка задачи. Четкая задача, четкий срок и критерий выполнения. Например, к 13 марта в 14:00 мне нужен документ «список выступающих» с количеством выступающих и контактными данными руководителей — ФИО, телефон и почта);

— Ответственность, исполнительность и инициатива. О поставленных задачах не спорят, можно обсудить характер ее выполнения, задать уточняющие вопросы. Но главный критерий — это то, что задача будет выполнена. Приветствуется предлагать свои идеи. Например, человек скажет: «давайте я сделаю пост на странице во Вконтакте, куда попрошу прислать зрителей свои любимые песни, таким образом мы добработаем наш плейлист и на матче наши зрители будут довольны»;

— Коммуникабельность и позитивный настрой. Команде организаторов обязательно необходимо общаться друг с другом, обсуждать проблемы организации и способы их решения, быть в курсе всех дел. Для этого устраиваются короткие встречи и совещания, которые должен модерировать главный организатор. Также важным аспектом является позитивный настрой, даже несмотря на все сложности, с которыми предстоит столкнуться. Важно старание и понимание, что ошибки можно исправить;

— Благодарность. После мероприятия важно поблагодарить всех членов команды организаторов, волонтеров за проделанную работу и приложенные усилия. Провести разбор ошибок и выслушать каждого, выразить желание поработать снова в таком формате.

Поскольку большинство организаторов в вузах работают на добровольческих началах, приоритетом в работе является получение опыта и атмосфера в команде организаторов. Но также важно привить рабочую этику — понимание того, как нужно работать, что хорошо, а что плохо. Важно на берегу договориться об условиях, и если человек соглашается на них, то требовать выполнения своих обязательств. Например, волонтер может сказать: «Вы мне не платите, поэтому я вам ничего не должен и делать этого не буду». В ответ нормально объяснить: «Мы с тобой договаривались именно на этих условиях. Целью нашего сотрудничества для тебя являлось получение опыта. Ответственность за выполнение твоих задач — это и есть часть получения опыта. Не выполнив сейчас определенные действия, ты подставишь всю команду. Поэтому я прошу тебя сделать все, что в твоих силах, а уже после мероприятия мы разберемся с тем, что тебя не устраивает».

Дополнительные материалы с более подробными рекомендациями можено посмотреть тут:

https://drive.google.com/open?id=1-3grsVAN6Ck4xZBXcAQeGHT1huIRyhPr99ha_RN2V2M

https://drive.google.com/open?id=1mGqdqTvHUf89YIOskkYIH1qf4Zn13XbZUbZeFcvzhu4

https://drive.google.com/open?id=1JRkxBzhKAPO_MM88H8xTyX23rChZhOuMbbpZeqcVRjg

Надеемся, что мы помогли тебе в понимании ивента и «level up» не заставит себя ждать!