Как вести персучет: новая инструкция в 2023 году

С 2 июня 2023 года действует новая инструкция по персучету. Одно из существенных изменений — теперь в инструкции установили срок регистрации в системе персучета работников и подрядчиков, у которых нет СНИЛС. На зарегистрированных физлиц работодатели и заказчики подают в СФР персотчеты. За нарушения грозят штрафы. В статье рассказали, как по новым правилам взаимодействовать с фондом работодателям (заказчикам) и тем физлицам, которые самостоятельно платят за себя взносы.

Что изменилось в инструкции по персучету с июня 2023

С 02.06.2023 действует новая инструкция по персучету, далее также — Инструкция (приказ Минтруда от 03.04.2023 № 256н). До этого действовала инструкция, утвержденная приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н.

Существенных изменений в порядке взаимодействия с СФР по персучету — три. Также есть технические изменения — инструкцию привели в соответствие с первоянварскими поправками: учли объединение ПФР и ФСС, введение единого тарифа и новой единой формы ЕФС-1. Все изменения смотрите в таблице.

Цель индивидуального (персонифицированного) учета не поменялась: персучет нужен для накопления сведений о заработке и стаже каждого застрахованного и для последующего назначения пенсии.

Как получить СНИЛС на работника (подрядчика)

СНИЛС — это уникальный номер счета в системе пенсионного страхования, на котором отражается стаж, сведения о заработке и взносах граждан РФ или иностранцев, находящихся в РФ. На основании этих сведений формируются пенсионные права.

Если у вашего нового работника (подрядчика) нет СНИЛС, то обязанность по регистрации в системе персучета (присвоению СНИЛС) ложится на вас (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, п. 10 Инструкции).

Нельзя отказать в приеме кандидату только из-за того, что у него нет СНИЛС. Требовать документ о регистрации в системе персучета (свидетельство СНИЛС или уведомление АДИ-РЕГ) вы можете, только если у кандидата уже есть СНИЛС.

Действуйте так:

Получите от сотрудника заявление в свободной форме с просьбой открыть индивидуальный лицевой счет. Лучше оформить заявление сразу при трудоустройстве или заключении ГПД.

Оформите анкету застрахованного лица (форма АДВ-1, утверждена постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 243п).

Анкету может заполнить сам работник (подрядчик) или вы на основании его паспортных данных. После заполнения работник (подрядчик) должен подписать бумажный вариант анкеты. Если нет возможности подписать анкету (длительная командировка, больничный или другая причина отсутствия), подписать можете вы сами. При этом в анкете укажите причину, по которой сотрудник не смог ее подписать.

Подайте анкету и опись в Социальный фонд. С 02.06.2023 срок на подачу анкеты строго ограничен — 1 рабочий день с даты приема на работу или заключения ГПД.

Способы подачи анкеты работодателем (заказчиком): электронно с ЭЦП страхователя через оператора ЭДО (бухгалтерскую программу) или личный кабинет на сайте СФР.

Получите от Соцфонда уведомление о регистрации физлица в системе персучета (форма АДИ-РЕГ). На выдачу такого уведомления у фонда есть 5 рабочих дней со дня получения анкеты АДВ-1.

Внесите СНИЛС физлица в кадровые документы, бухгалтерскую программу.

Выдайте уведомление АДИ-РЕГ физлицу под подпись. Этот факт можно зафиксировать, например, распиской в получении или в журнале выдачи уведомлений АДИ-РЕГ (если ведете).

Какие есть риски, если принять работника без СНИЛС

Без СНИЛС работника вы не сможете сдать отчетность в СФР, в том числе отчитаться о приеме на работу или заключении ГПД. Поэтому имеет смысл попросить будущего работника сначала оформить СНИЛС самостоятельно, а потом устраиваться на работу. Если новичок сам, до трудоустройства, обращается в СФР за СНИЛС, то может обратиться в фонд лично или через МФЦ либо Госуслуги.

Срок сдачи отчета по трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1) — один рабочий день с даты приема на работу или заключения ГПД. Даже если вы отправите анкету на получение СНИЛС сразу в день приема, высока вероятность, что на следующий день фонд еще не пришлет уведомление о присвоении СНИЛС (срок ответа — 5 рабочих дней). Поэтому сначала нужно будет дождаться, когда фонд присвоит СНИЛС, и только потом сдать отчет. За просрочку отчета грозит штраф — 500 рублей за каждого работника.

На каких работников и подрядчиков нужно оформлять СНИЛС

Оформить СНИЛС нужно физлицам, выплаты которым облагаются страховыми взносами по единому тарифу. Это все сотрудники по трудовым договорам, а также исполнители (подрядчики) по ГПД на выполнение работ, оказание услуг, передачу прав на произведения, авторского заказа (не оформленные как плательщики НПД). Гражданство физлица не имеет значения: СНИЛС должен быть как у граждан РФ, так и у работающих в России иностранцев (независимо от их статуса).

Вы не обязаны оформлять СНИЛС дистанционным работникам, они самостоятельно обращаются в СФР для регистрации в системе персучета (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

Перед оформлением СНИЛС убедитесь, что он действительно отсутствует и никогда не присваивался физлицу. У большинства граждан РФ и иностранцев, которые уже работали в России, СНИЛС есть. Номер лицевого счета открывается один на всю жизнь. Если человек потерял «зеленую карточку» со СНИЛС (свидетельства в таком виде выдавались до апреля 2019 года), забыл свой номер, изменил фамилию, переехал — подавать анкету на него не нужно (придет отказ). Чтобы восстановить номер лицевого счета и получить документ о регистрации в системе персучета, работник должен обратиться в СФР сам или через работодателя по форме АДВ-3.

Как изменить сведения СНИЛС

Если у работника (подрядчика) меняются персональные данные из анкеты, нужно уведомить об этом Социальный фонд. Например, когда у сотрудницы новая фамилия после замужества. Работник может обратиться в фонд сам (лично или через МФЦ) либо через своего работодателя. Во втором случае отказать ему нельзя. Действуйте так:

1. Получите от сотрудника заявление в свободной форме о смене персданных.
2. Оформите и подайте в СФР заявление об изменении анкетных данных (форма АДВ-2).
3. Получите от СФР уведомление АДИ-РЕГ с новыми данными и выдайте его работнику под подпись.

Если работник сам обращался в СФР для смены данных, он должен предоставить вам уведомление АДИ-РЕГ. После того как получите АДИ-РЕГ с новыми данными, в отчетах по персучету указывайте новые данные физлица.

Как работодателям (заказчикам) отчитываться в СФР по персучету

С 2023 года в СФР в составе единой формы ЕФС-1 сдаются такие отчеты по персонифицированному учету (подразделы 1.1, 1.2 и 3 раздела 1):

• сведения о трудовой (иной) деятельности;
• страховом стаже;
• дополнительных взносах на накопительную пенсию.

Способы сдачи отчетов в СФР (п. 34 Инструкции):

• Электронно с ЭЦП страхователя: через оператора ЭДО (бухгалтерскую программу), личный кабинет на сайте СФР, Госуслугах.
• На бумаге: лично в СФР, почтой ценным письмом с описью. С 02.06.2023 нельзя сдавать отчетность в СФР через МФЦ.

При численности застрахованных 11 человек и больше отчитывайтесь в СФР строго в электронном виде. При численности 10 и меньше — на выбор: электронно или на бумаге (п. 2 ст. 8 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). За сдачу бумажного отчета вместо электронного оштрафуют на 1 000 рублей (ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если вы ведете учет в СБИС, программа сама сформирует отчеты в СФР по данным учета. Перед отправкой СБИС проверит отчет по алгоритмам СФР и выдаст список ошибок. Вам останется исправить ошибки (если есть) и отправить отчет.