Упустишь минуту — потеряешь час: как стать гуру тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — это наука управления временем, благодаря которой мы успеваем больше, а устаем меньше. Его главная цель — не поймать двух зайцев во что бы то ни стало, а выбрать одного приоритетного и успеть за ним в срок. Баланс между отдыхом и работой, который уравновешивает одинаково вредные крайности — прокрастинацию и переработки, — лежит в основе эффективного планирования. И не всегда для этого достаточно скачать приложение для тайм-трекинга или прикрепить список дел на холодильник.

Приоритет всему голова

Жизнь медленно, но верно превращается в список дел, покупок, мест, дат, и незаметно для самих себя мы становимся заложниками собственных планов. Грамотный тайм-менеджмент помогает разорвать порочный круг «доделаю завтра» и показывает, что планы составляет человек, а не наоборот.

Так, в основе тайм-менеджмента лежит не спринтерская гонка «успей все в сжатые сроки», а честная, осознанная приоритизация. Ни один план не начнет работать на вас, пока вы не научитесь отвечать на вопрос «что я должен сделать сейчас?», не кривя душой. Иногда наши желания приходится приносить в жертву кислому, неприятному «надо»: к примеру, поход в МФЦ может вытеснить из графика желаемую встречу с друзьями, а неудачное расписание в университете не позволяет пойти в кино. Выбирать более срочные задачи и откладывать те, на которые еще есть время — процесс избирательной и щепетильной сортировки, который зачастую идет вразрез с нашими желаниями. Но, пойдя на нелюбимую пару вместо киносеанса, вы сохраните больше времени на такие походы в будущем, получив, например, автомат по предмету. Приоритизация учит человека быть дальновидным и честным с самим собой: точно полководец, он должен на карте времени построить войска потребностей и обязательств в сплоченный фронт, чтобы точно выиграть сражение. Без такого метода умного отсеивания ни один список в заметках или новомодный гаджет не спасет вас от просроченных дедлайнов и стресса.

Кто есть кто

Однако и у такой, казалось бы, прозрачной концепции приоритизации есть свои подводные камни. Отбирая дела, человек должен делить их на две категории:занятость и работа. Нельзя ставить между ними знак равно: это помешает выстроить сбалансированный график. Работа — это та деятельность, которая помогает человеку развиваться профессионально, приносит профит, будь то опыт, контакты или денежный эквивалент, требует вовлечения знаний и труда и является для вас вызовом. Занятость же полностью противоположна работе: она не дает целенаправленного карьерного роста и представляет собой обыденные, посильные для многих задания. Учитывать характер дел в вашем списке с этой точки зрения — тоже приоритет, только в масштабах всего тайм-менеджмента. Безусловно, контекст образа жизни каждого человека может отличаться, и занятость для одного может превратиться в работу для другого в той или иной ситуации. Однако именно такое более детальное деление поможет вам увидеть картину мира ваших планов цельно и более точно выбрать на ней «главных героев».

Порядок и система

Другой основополагающий принцип тайм-менеджмента — структурирование. Выбрать задачу бывает недостаточно: необходимо понимать ее содержание для использования наиболее эффективных инструментов выполнения. Иными словами, вы выбрали рецепт блюда на ужин, но, не зная ингредиентов и их количество, вы не сможете даже приступить к делу. Один из показательных приемов структурирования — дробление одной большой задачи на ряд маленьких. Формулировка «написать курсовую» может напугать даже самого отважного студента. Однако, если разделить это большое и страшное дело, которое так и откладывается до лучших времен, на более локальные задачи, звучит уже не так непреодолимо: связаться с научным руководителем → составить план работы → найти источники → выбрать дни для похода в библиотеку → прописать тезисы к первой части и т.д. Неожиданно вашу масштабную задачу стало возможным одолеть за счет правильного распределения времени и сил.

Выбор за вами

Тайм-менеджмент сформировал целый арсенал методов управления временем, и в таком разнообразии каждый сможет подыскать что-то для себя. Кому-то подойдет, к примеру, «принцип трех дел»: он помогает не увязнуть в рутине, в череде занятостей так, чтобы каждый день человек выполнял три важных дела, ведущих к глобальной цели.

Для работы в команде или организации коллектива подойдет канбан — метод, помогающий равномерно распределять задачи между участниками группы. Работа над проектом распределяется по колонкам в таблице, которая определяет, завершена ли задача или к ней еще только предстоит приступить. Так легче определить последовательные этапы работы.

Многие же могут прибегнуть к матрице Эйзенхауэра — инструменту приоритизации, разработанному 34-м президентом США. Это простая система, которая поможет расставить точки над «i» в вопросе приоритетов, особенно когда трудно быть до конца честным с собой. Эйзенхауэр предлагал разделить все задачи на те, что нужно сделать, запланировать, делегировать и удалить: так он эффективно определял и самые срочные дела, и те, на которые вовсе не стоит тратить время.

Полезные ресурсы

Тайм-менеджмент не так прост, как может показаться на первый взгляд. И его разнообразные методы нужно грамотно адаптировать в соответствии со своими целями, темпом, сферой деятельности. Перемены в образе жизни не даются легко, а чтобы сделать это правильно, можно поискать ответы на свои вопросы, например, в книгах. Собрали интересные ресурсы по тайм-менеджменту:

Тео Компернолле «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел»

Профессор и врач-нейропсихиатр на основе научных исследований о мозге и когнитивных функциях рассказывает о продуктивности и организации времени. Научные факты излагаются простым и доступным языком, а идеи книги заставляют переосмыслить многие привычные стороны жизни.

Владимир Якуба «Самодисциплина 2.0»

Книга собрала практические советы, которые помогут ввести новые полезные привычки в жизнь: от рационального использования времени до выбора правильных ориентиров. Книга подойдет как для менеджеров и предпринимателей, так и для каждого, кто хочет взять контроль над временем в свои руки.

Доминика Деграндис «Визуализируйте работу»

Автор в красочном пособии по канбану делится практическими историями успеха по оптимизации бизнеса. Однако даже люди, далекие от этой сферы, найдут в книге советы не только для развития своего дела, но и для изменения образа жизни.

Алексей Толкачев, Николай Мрочковский «Экстремальный тайм-менеджмент»

В книге рассказывается, как с помощью тайм-менеджмента можно взять жизнь в свои руки и изменить ее в лучшую сторону. Даже за короткий срок можно совершить кардинальные перемены, важно правильно расставлять приоритеты.

Автор: Полина Савинова