Пишем без воды

Павел Безручко, генеральный директор консалтинговой компании, в своей книге делится рекомендациями по написанию писем, отчетов и предложений для важных адресатов. Рассказываем, как написать текст, на который обязательно ответят.

Как правило, важные адресаты — это руководители крупных компаний, люди, с которыми вы хотите заключить сотрудничество или просто те, кто принимает важные для вас решения. Чаще всего они очень заняты и на изучение писем у них мало времени. Правильно структурировать предложения помогут простые рекомендации.

Основные правила

• Определите цель вашего обращения. Например, получить разрешение на какое-либо действие, услышать одобрение предложения, совет или указание. Написание текста — не самоцель, а средство достижения цели. Хороший документ, по мнению автора, должен вызвать желаемую реакцию получателя. Если желаемая реакция не определена, то любой ответ адресата может расцениваться как успех и провал одновременно.
• Не присылайте «сухие» данные в отчете. Если руководитель запрашивает у вас определенную информацию, не стоит прикреплять к письму просто документ с данными — сопроводите его небольшим анализом, основными выводами. Это поможет получателю быстрее обработать информацию.
• Структурируйте текст. В начале стоит определить темы, которые будут упоминаться в письме, затем — выбрать тип высказывания по каждой теме. Если вы пишите о снижении спроса на печатные книги, опишите возможные причины такой проблемы, ее варианты решений.
• Выделяйте главное. В начале документа обозначьте главные мысли, а затем представьте пояснения.
• Конкретизируйте. Опирайтесь на статистические данные, факты, социологические опросы или любую другую конкретную информацию.
• Правильно оформляйте идеи. Одну и ту же мысль можно представить текстом, инфографикой или таблицей. Выбирайте ту форму, которая поможет быстрее ознакомиться с концепцией.
• Используйте выжимку, если длинный документ невозможно сократить. Она должна быть полностью понятна без ссылок на основной текст.

Типичные ошибки

• Большое количество главных мыслей. Помните, что основные мысли не должны пересекаться или дублироваться.
• Постановка слишком амбициозных целей. Если вы впервые связываетесь с директором маркетингового агентства, не стоит сразу же требовать заключения крупного контракта на своих условиях.
• Использование длинных предложений. Придерживайтесь правила: одно предложение — одна мысль.
• Злоупотребление терминологией. Используйте простой деловой язык, понятный для быстрого прочтения.
• Описание всех возможных вариантов. Теоретических вариантов решения проблемы может быть десятки, но не стоит упоминать в письме те, которые невозможно реализовать на практике.

Автор: Света Слесаренко