Лучше звоните Алексу

Эта информация предназначена прежде всего для организаторов мероприятий или для тех, кто планирует организовывать мероприятие со мной.

Думаю будет полезно еще и тем, кто хотел бы лекцию или воркшоп, но при этом никто не берется организовывать что-то в вашем городе.

Обычно требования к проведению мероприятия называются «райдер», мне же хотелось бы эту статью сделать для вас помощью, которая точно подскажет чего делать не стоит.

Начнем с простых вещей, что потребуется абсолютно любому спикеру для выступления? Буду говорить с точки зрения регулярного выступления (почти каждые выходные в новом городе в 2018)

Наверное, покажется это странным. Но в зале должна быть тишина, не должны рядом бегать люди и что-то кричать. Не должно быть смывающихся водостоков в стенах зала — это очень сильно сбивает с рассказа любого спикера, так как отвлекает аудиторию и ты тратишь энергию на возобновление внимания именно на теме доклада, а не на пробке за окном

Должен быть достаточно мощный проектор или хороший широкий экран.
Были случаи, когда цвета отображались неверно, или же форма проецирования на экран была растянута. Я по образованию учитель информатики и могу настроить кому-то WiFi или проектор исправить, «тыжпрограммист» был такой этап в моей жизни, но ведь мне необходимо готовиться к выступлению и даже, если я просто сижу, это значит, что собираюсь с мыслями.

Экран обязательно должно быть полноценно видно с каждого места. Вы можете даже походить от одного к другому месту (обязательно садитесь) и проверьте — видно ли экран?

Проверяйте совместимость техники. Были случаи когда последнюю версию макбука за 200 тысяч проектор за почти 2 млн рублей не видел. Пришлось срочно устанавливать драйвера на другом ноутбуке, срочно конвертировать презентацию и это привело к задержке выступления

Если даже речь о морозе в -30 и всего десяти людях, то все равно надо чтобы помещение было проветриваемое — мы слишком часто с вами дышим.
При невыполнении начинает кружится голова, начинаются неловкости и конфузы в понимании информации

Внезапно, оказывается свободная ячейка очень важна.
В каком состоянии прибудет техника и ее энергозаряд — это всегда вопрос.
Может спикер работал перед выступлением? Может ваш ноутбук для выступления не держит заряд долго? Для примера — трансляции с топового ноутбука Мак жрет батарейку 1% в минуту.

Я молодой и долго практиковался, могу провести день лекций без питья.
Да это реально, но к концу вечера я буду медленный, как черепаха.
Спикер рассказывает настолько сочно, насколько его не мучает жажда.

Давайте будем честными — никто не хочет быть неудачником.
Вы пришли на лекцию и сидите в пустом зале. Кругом сто с лишним мест, а пришли только вы и еще два человека — это пугает и заставляет думать, что вы очень сильно ошиблись с выбором.

А теперь представьте, что вы заходите в спортзал и там всего три места.
Для спикера, для вас и вашего друга. А вокруг пустота.
Начинает работать персонализация и вы чувствуете себя избранным.
Любая информация в таком случае воспринимается лучше.

Поэтому, свободных сидячих мест в зале быть не должно, вне зависимости от размера помещения.

Я в студенческие годы учился в театральной студии и был актером в новогодних спектаклях «Елках» для детей. Зал у нас был на 80 человек, периодически набивалась толпа в 100 человек. Этот опыт научил меня охватывать такую аудиторию голосом.

Для одной лекции в час-два можно подготовиться за полчаса и охватить всю аудиторию без микрофона. Потребуются дыхательные разминки, необходимо разогреть горло, настроиться на определенный ритм.

Или можно просто дать микрофон и проверить, чтобы он не выдавал треска и посторонних шумов, поставить колонки между спикером и аудиторией и всё.

Различие мероприятий

Вы уже встречали разные странные упоминания тренингов.
Откровенно, любой тренинг можно провести пока едешь в лифте.
Но только если у человека есть самый важный вопрос, а у тебя подготовлен к нему очень хороший ответ словами.

В большинстве же своем, люди не знают что именно им необходимо, когда они идут на тренинг — они знают в обобщенном смысле.

Лекция — в пределах часа спикер выступает, в конце отвечает на вопросы
Количество людей ограничено только техническими возможностями
Сложность подготовки для спикера 3/5

Мастер класс (МК) — спикер показывает как сделать здесь и сейчас на своем проекте новые фишки и примеры зрителям, иногда отвечает на вопросы
Количество людей до 100 человек на одного спикера
Сложность подготовки для спикера 4/5

Воркшоп — спикер работает вместе с участниками, в процессе фишки показывает на своем проекте, проверяет повторение на проектах участников
Количество людей до 30 человек на одного спикера
Сложность подготовки для спикера 5/5

Митап — все участники являются спикерами. По очереди каждый спикер рассказывает информацию, отвечает на вопросы и становится слушателем
Количество людей до 20 человек
Сложность подготовки для спикера 1/5

Конференция — лекции от нескольких спикеров
Количество людей ограничено только техническими возможностями
Сложность подготовки для спикера 2/5

Вебинар — лекция в формате онлайн одного или нескольких спикеров
Количество людей ограничено только техническими возможностями
Сложность подготовки для спикера 2/5

Стрим — демонстрация экрана и работа в режиме онлайн спикера
Количество людей ограничено только техническими возможностями
Сложность подготовки для спикера 2/5

В любом из этих форматов можно решить проблемы участников тренинга, если знать заранее их проблемы, сферы бизнеса и уже приобретенный опыт.

Поэтому для разного паттерна поведения надо выбирать свои тип тренинга, или же выбрав тип тренинга, подбирать именно под него целевую аудиторию.

Райдеры

Бывают они разные, но условно требования внутри можно разбить на несколько разделов

Сколько берут денег за выступления?
Чем чаще выступает спикер, тем берет дороже.

Чем более известен спикер среди общего (это важный момент), тем дороже стоит ему заплатить за выступление.

Расценки могут идти от условно бесплатно до 1-5 млн за час.
При бесплатном выступлении выгода спикера выступить и продать себя как специалиста (получить новые заказы) или же продать обучение у себя или хотя бы консультации.

С другой стороны, платные спикеры бывают на автомате пытаются впихнуть в свое выступление продажу своей книги, сервиса и так далее. Просто потому что могут и привыкли это делать.

Правилом хорошего тона в отношениях организатора и спикера оплатить или предоставить проживание на время мероприятие в городе. Поэтому, если вы начинающий организатор выгоднее начинать работать с местными спикерами — у них есть своя известность среди местных, они не просят оплачивать проживание, но вместе с тем спикер, который известен на всю страну может привлечь больше покупателей билетов.

Обычно, в райдер вписывают условия проживания — они бывают разными, может быть спикер пожелает жить в минимум трехзвездочном отеле, а может ему хватит и одиночного номера в хостеле. При выборе размещения стоит подбирать удобное для мероприятия. Это необходимо, чтобы быстро забрать проспавшего или пропавшего спикера из дома.

У меня такого не случалось, но чем меньше дорога до мероприятия от дома, тем меньше вероятности было попасть в пробку

Не забывайте и о том, что если спикер не выдвигает вам определенных требований (окно в номере, минимум 3 квадратных метра и тому подобное), то в зависимости от того, что же будет за номер строятся ваши отношения.

Только высокого класса ораторы могут перебороть перенос своих отношений с организаторами на аудиторию

Разница в небе отсутствует, а вот в бюджетах существенная.
Вы можете самостоятельно выкупать билеты для перелетов спикеров, это выгодно, когда вы выбрали специальные программы для часто летающих пассажиров (в принципе касается и поездов), а спикер летает очень редко и является золотым самородком, которого вы где-то откопали.

Если же спикер частый гость на конференциях, для вашего бюджета может быть выгоднее, если он возьмет билеты самостоятельно, так как у него уже может быть партнерская программа определенной авиакомпании.

Например, за 2018 я налетал более 50 перелетов только авиакомпанией s7 и теперь весь 2019 год я могу посещать их бизнес залы бесплатно. В Ростове (Платов) и в Москве (Домодедово) я могу провести больше времени чем обычно, так как теперь это делать комфортно и бесплатно. Таким образом, я могу подобрать самолеты, которые помогут доставить меня в другой город и обратно как мне удобнее, но при этом с бОльшей задержкой между вылетами (обычно это снижает цену в перелетах).

Важно помнить, спикер до вашего мероприятия как-то живет и после окончания мероприятия на следующей день у него могут быть встречи на другом конце страны или как минимум онлайн работа, поэтому выбрать он может крайне невыгодные перелеты для вас в два-три раза.

Лайфхак: Дешевые перелеты, если спикер в турне, тогда города находятся рядом и транспортные сборы совсем небольшие

Думаю, пора коснуться самых ужасных, на мой взгляд, вещей — штрафов.
Представьте, вы спикер и приезжаете в одном свитере из юга страны (я вот не ношу с собой теплых вещей, так как все время передвигаюсь на такси/метро/машинах и не гуляю на улице — некогда) в более северный город. Из погоды в плюс 12 вы приезжаете в минус 20. В 5 утра встаете с поезда и пытаетесь дозвониться до организатора, который обещал вас довезти до отеля. Таксистов в свободном варианте нигде нет, яндекс такси показывает пустой город из 300 тысяч жителей. Такси нет, организатор молчит, в сети был пару часов и видимо уснул. Бомжевать в вокзале пару часов, где дубняк или пережить двадцать минут бегом до отеля по холоду и добраться до номера? Я выбрал второе.

Кто в таких ситуациях должен отвечать за здоровье спикера?
Думаю, организатор, который не выполнил свои договоренности.

С другой стороны, штрафы накладывают даже такие, которые в принципе быть не должны и молодые организаторы улетают в глубокий минус только из-за того, что спикер предоставил две свои фотографии, а организатор взял его публичный аватар из социальной сети для рекламной кампании, ибо фотографии в пижаме людей не привлекают, а вот фото в костюме очень даже.

По штрафам, которые оговариваются в самом начале можно определить адекватность спикера и по реакции на такие требования адекватность организатора. Субъективное «хорошо» у спикера и организатора будет всегда разными, но если эти понимания близки по системе ценностей — это поможет сформировать хорошую рабочую команду.

Первые два десятка городов я собирал домой колокольчики для тещи.
Для мамы привозил магнитики. Иногда прилетаешь ранним утром (все закрыто), проводишь день на конференции и улетаешь поздней ночью (опять все закрыто) — естественно купить не успеваешь.

У меня есть очень сложное требование для организатора, оно обязательное — в конце выступления подарить книгу по бизнесу/маркетингу или психологии, которой у меня еще нет.

Я провожу тренинг, у людей много полезной информации, они если не в шоке, то хотя бы получили много приятных воспоминаний. Дальше я срываюсь и уезжаю, «звезда из другого города». А вы как организатор что-то еще планируете делать? Планируете нарабатывать свой бренд?

Выбор книги, позволяет показать на сколько вы специалист.
Уезжая из города, я замыкаю всю связь со мной на вас.
При дарении книги вы говорите какую нибудь речь перед всеми, это ваша минута славы, в которой вы перетягиваете себе весь эффект мероприятия.

В моей библиотеке более 250 бумажных изданий. Возможно, сейчас это крупнейшая библиотека в Таганроге по SMM. Я куплю книгу себе и сам.
Но для вас важнее акт дарения при всех, не упускайте момент.

Райдер Алекса

Для начала — я такой же обычный человек, как и все.
Всегда можно на «ТЫ»

Организатор берет на себя оплату проезда и одноместного номера.
Оформление билетов и их оплату я провожу самостоятельно. Будет обидно, если Алекс не приедет только потому что в паспорте Алекс, а в билетах указали Алексей или Александр.
Не селите меня с кем-то, люди сбегают спустя пару часов из-за моей работы в то время, когда они могут спать. Мой график не нормирован

В номере должна ловить Yota 4G или стабильный WiFi
Проверить тут https://www.yota.ru/coverage

Не ищите номера с завтраками — я питаюсь в общепите в городе
Даже за завтраком я наблюдаю за местным менталитетом

Я могу прийти в номер поздней ночью или под утро — в номер должно быть возможно попасть круглосуточно
Залипаю в кинотеатрах или ресторанах, когда работаю

Если проезд от аэропорта/ЖД вокзала до номера занимает более 20 минут по яндекс карте на машине, организатор оплачивает проезд
Существуют города, в которые добираться после основной ветви транспорта необходимо еще 2-3 часа

Место проживания находится в пределах 7 км от места проведения по яндекс картам, если замерять инструментом «линейка» по прямой
В учет не берутся пробки, но мне это поможет хотя бы жить в соседних районах

Организатор не оплачивает питание
Мое хаотичное меню вам не предсказать

До старта рекламной кампании собираются вопросы, которые необходимо рассказать всем, кто придет на тренинг. На основании этих вопросов я составляю красиво оформленную программу. Поэтому любая презентация будет переработана и рассказана в вашем городе почти с нуля. За исключением нескольких слайдов, которые я внедрю, если ранее был готовый слайд с табличками или диаграммами.
Вам необходимо собрать вопросы о чем мне рассказывать еще на стадии планирования и решения о датах проведения

На основании программы высчитывается гонорар за выступление.
Обычно это три часа работы, часовой перерыв на обед, три часа работы.
Миниперекусы по 15 минут не учитываются как перерывы, так как в это время обычно я или настраиваюсь на работу дальше или корректирую последующее выступление, если в этом есть необходимость. Время на обеде естественно вы не оплачиваете :)
Моя оплата в 2019 году 4000р за час выступления.
Вы можете привезти меня ради одного часа, а можете ради двух дней воркшопа, это не повлияет ни на цену, ни на мою подготовку к мероприятию.
Оплата производится за неделю до вылета, если это двухдневный воркшоп, то можно оплатить аванс 50% и после первого дня вторую часть

Раздел будет дополняться, так что перед согласованием рекомендую перечитать еще раз эту статью

О том, как правильно создать и продвинуть мероприятие, если вы только начинаете

Задайтесь вопросами, о том что интересно людям?

После того, как получите ответы, задумайтесь о том — кто может решить проблемы людей? Найдите спикеров, которые могли бы решить проблему, а не тех, кого бы вы мечтаете сами посетить. Ориентируйтесь не на собственные желания, а на желания потребителя мероприятия.

Если вас, что-то не устраивает в спикерах и вы не можете подобрать замену «зажравшемуся» спикеру, видимо пора начинать светить самостоятельно, чтобы делать темную комнату лучше.

Я озабочен тем, что большинство спикеров по SMM не готовы морозиться или же выезжать за пределы центрального региона, поэтому:

Я не буду брать оплату за выступление за свой первый приезд (оплата за проезд и проживание остается на организаторах), если место мероприятия расположено севернее 62° с. ш. и/или восточнее 90° в. д.

Посмотрите на карту — кажется, я переборщил с акцией и бесплатным выездом? Стало обидно за организаторов в южных и западных регионах?
Если да — вы новичок, все хорошо — так и должно быть.

Регионы, которые я выделил на карте имеют низкую плотность населения и обычно развиваются в социальных сетях намного медленнее чем Москва или Питер. Набрать даже два десятка людей на бесплатную лекцию будет сложно и станет испытанием для любого организатора.

Любое мероприятие в вашем городе, для организатора это путь к успеху.
Первые встречи, лекции, конференции могут даже уходить в жесткий минус, но главное, что вы должны делать — собирать по крупицам базу местного сообщества, которые лояльно к вам теперь относятся, начинают доверять качеству ваших конференций. Чем дальше, тем больше должна быть база таких людей, лояльность в работе организатора — это успех, лояльность приводит к сарафанному радио, тем самым выводя из минуса по бюджету в хороший плюс.

В идеале, вы делаете рассылку по тем, кто вам ходит годами и эти люди выкупают все билеты просто потому что это ВЫ организатор, вы плохого спикера не привезете, вы все сделаете как надо.

Поэтому большинство организаторов не работают вне своего города

Определившись с темой выступлений и с составом спикеров, вы должны максимально собрать выгоду из города. Найдите подходящее место для конференции и предложите стать партнером — вам скидку на аренду, вы одно или несколько мест на мероприятие. Аналогично со всем, что вам может потребоваться:

— реклама мероприятия оффлайн (ТВ, радио, газеты, журналы, листовки)
— реклама мероприятия онлайн (посевы, таргет, конкурсы от лидеров мнений)
— дизайн конференции
— печать всего печатного (баннеры, растяжки, флаеры, пакеты участникам, бейджи, раздаточный материал)
— питание (чем вы собрались кормить людей? выбейте хотя бы скидку с местных ресторанов, за то что на перерыве отправите людей именно к ним)

Везде, где вам требуется расплатиться деньгами, сначала пробуйте сделать обмен билетов на спонсорство. Даже если у вас будет конференция на 10 человек, кто оплатил и 90 человек партнеров это будет лучше, чем если вы проведете конференцию в таком же качестве только на 5-10 человек, за свои деньги. Почему? Потому что вы брендируетесь и нарабатываете социальные связи с местными, формируете о себе мнение и базу для следующей конференции.

Не сдавайтесь и не отменяйте конференцию. Пять отзывов от всего пяти посетителей принесут вам пользу, а отмена тренинга даст о вас длинный негативный хвост упоминаний даже от тех, кто и не собирался идти.

Используйте правильные формулировки

Второй совет — не «У нас не хватает денег и поэтому конференцию переносим в другое место, а людей будет всего пять», а «Мы решили изменить на более современный формат конференций, в котором каждому участнику будет выделено отдельное время».

Если скажете первый вариант — «неудачники», если второй — «новаторы!».

Маркетинговая стратегия для продвижения

1. Выделите 10% билетов для рекламы мероприятия за три недели до старта мероприятия.

2. Найдите лидеров мнений (у них больше всего друзей по городу) и предложите им рассказать о вашем мероприятии у себя на стене. За те самые билеты из пункта 1. Обычно, эти люди даже не подозревают что они лидеры мнений (например, свадебные фотографы) и будут рады сделать пост, просто потому что вы на них обратили внимание как на великих людей. Но смотрите на количество охвата на постах за последнюю неделю у них на стене.

3. Найдите популярные сообщества по теме мероприятия среди местных и предложите там сделать посев за билеты. Например, по СММ это могут быть местные рекламные агентства (даже если они и работают по всей РФ, ядро обычно набирают из своих знакомых и своих местных клиентов). Смотрите на гео подписчиков и охваты.

4. Запускаете конкурс с розыгрышем последних билетов.
Публикуете его платно в местном сообществе призоловов.
Дату ставите за пять дней до начала мероприятия.

5. Если пункт 2 и 3 сработал, то начинаете лить рекламу на всех, кто мог коснуться с ними — подписчики, друзья. Если не сработал, то начинаем лить на тех, кто принимает участие в конкурсах. Льем тизерами и промо в соотношении 1 к 2

6. У вас остается примерно 2 недели до старта.
Если у вас есть собственные уже собранные базы клиентов — сделайте по ним рассылку. Если нет — пропускаем шаг. На этом этапе могут быть продажи билетов.

7. Если спикер известен хоть где нибудь, начинаете собирать все его касания, прошлый конференции, обучения, аудиторию предприятия/магазина/сервиса где работал или работает. Запускаете так же 1к3 тизеры и промо. Помните про друзей и подписчиков. Лейте по увеличению гео отдаленности.

Сначала ваш город мероприятия. Потом ближайшие к вам города, если дорога занимает 1 час. Потом область. Потом города, у которых дорога к вам 2 часа. С каждым днем увеличиваете охват за счет касаний тех, у кого город на час дальше в дороге к вам. Увеличиваете до 6 часов езды. Обязательно пишите в объявлениях, что льете рекламу на таких дальних проживающих, потому что считаете, что ваше мероприятие стоит посетить и потерпеть 12 часов дороги туда/обратно. Иначе люди будут думать что вы льете на всю страну и будут игнорировать. Чем дальше от вас, тем хуже продаются. Правильно распределяйте бюджет рекламы.

8. Запускайте рекламу на прямых конкурентов мероприятия в вашем городе или области. Лейте промопосты.

9. Собирайте базы по профессиям, кому будет интересно посетить тренинг.

10. Перейдите на общие черты — мамочки/в декрете и т.п., не обращая внимания на их профессию.

11. Сделайте большой сложный промо пост и поставьте оплату за клики.
Пусть кликают сразу на покупку билета, но только после того как прочитают пост и подогреются, убедятся в ценности для себя — это позволит экономить деньги.

12. У вас остается примерно дней 7-8 до начала.
Продаж, возможно, все еще нет — это нормально, так как у вас работает конкурс. Запустите тизеры на все базы, которые видели ваши промо посты ранее (вы ведь собирали их в ретаргет?) и расскажите, что у вас вот вот закончится конкурс, в котором можно выиграть билет бесплатно!

13. У вас остается пять дней до начала.
Завершился конкурс. Бесплатных билетов Тузов в рукаве нет?
На всех, кто принял участие и не выиграл в конкурсе запустите рекламу с продажей билетов прямо в лоб. Не выиграли? Расстроились? Купите и наслаждайтесь!

14. Начинаете работать только по тем, кто уже видел рекламу. Им не хватило времени понять, насколько ценна ваша конференция. Дополнительные касания начнет приносить продажи. На этом этапе у вас должно быть продано как минимум треть билетов, после запуска рекламы — 50-70%

15. Остается три дня до мероприятия.
Запускаете тизеры и промопосты в соотношении 2 к 1 (я не ошибся, тизеров больше, они дешевле). И крутите за CPC — вы уже всех замучали, все знают о вас, теперь вы делаете отсчет — осталось 3 дня до старта, осталось 2 дня и завтра начинаем.

16. Льете рекламу на тех, кто купил — если людей мало, добавляете любую маленькую базу до 100 человек и пишите «Завтра начало в NN:MM». Вы их просто любите и напоминаете о том, что завтра мероприятие. Нарабатываете лояльность для дальнейших отзывов.

17. Наступает день конференции.
Льете рекламу как в п16, но только теперь говорите
— не забудьте, скоро начинаем
— погода хорошая или плохая, возьмите зонтик, очки
— пробки на яндекс 7 баллов, не опоздайте, ждем минут 10
И т.п.

18. В день конференции льете пост и тизеры
«Был на конференции? Приглашаем в чат участников по запросу в СС»
Так вы открываете возможности для рассылки на следующее мероприятие и создаете живой чат, где как в кузне формируются адвокаты бренда, которые сами будут потом продавать своим довольным видом и воспоминания своим знакомым — работает очень хорошо.

19. В день конференции льете рекламу, в которой говорите — да, мы знаем, что ты уже на конференции — вот тебе программа нашего мероприятия и карта местных ресторанчиков для подкрепления.

20. После завершения конференции (ставьте все на таймер!) запускается реклама на посетителей (вы ведь лили надеюсь на супергео в течении всей конференции и собирали в событие посмотревших?) с предложением оставить отзыв с уникальным хештегом. Не надо никуда их просить прислать отзывы, пусть участники пишут у себя на стене фотки с конфы и хештегом. Не важно где — в ВК, ИГ, ФБ, ОК? Это дополнительные касания с целевой для будущей конференции. Я например, без ответа на анкету в СС (о конференции) не выдавал на бесплатной конфе электронный диплом о посещении.
Нет обратной связи — нет диплома.

Этот алгоритм не идеален, но основан на опыте.
А опыт говорит, что люди идут на конференцию чаще тогда, когда о ней слышали из разных источников, с ними было сделано много касаний.

Вы должны стать судьбой для этих людей.

Алекс Волков, январь 2019