Электронная переписка с преподавателями
Электронная переписка студентов с преподавателями — это деловая переписка, которая принята в академической среде. Она имеет определенную структуру и речевые нормы.
- Имя и адрес
Адрес и имя в адресной строке, должны показывать преподавателю, от кого он получил письмо. Поэтому личный аккаунт студента должен содержать имя и фамилию. Аккаунты с псевдонимами, прозвищами, уменьшительно-ласкательными именами для писем в академической среде не подходят.
Нет: «Колян», «Китти_кошка», «Mortal Kombat2003», «The Last of Us»
Да: «Елена Смирнова», «Ivan Petrov».
2. Тема письма
Поле «Тема письма» обязательно к заполнению. Тема письма должна быть максимально конкретной, краткой, доносящей суть вопроса, о котором написано в письме.
Темой не может быть название учебного предмета, так как преподаватель ведет его в нескольких группах, и такое название не раскрывает содержание письма. Не корректно указать название сдаваемой работы по той же причине.
Если адрес отправителя не содержат имя и фамилию, а тема отсутствует или непонятна, то преподаватель вправе рассматривать данное письмо как спам.
Нет: «по subject», «Здравствуйте», «Документ4», «Эссе», «Моя работа», «Общая психология», «оарвокеокщоч»
Да: «Практическая работа № 2 по курсу Введение в психологию», «Эссе по теме «Образ профессии психолога»», «Вопрос о зачете в группе 114 по Общей психологии».
3. Приветствие и обращение
Письмо начинается с приветствия и обращения. Приветствие («Здравствуйте», «Доброе утро») не является обязательным, тогда как отсутствие обращения («Маргарита Павловна», «Уважаемый Петр Анатольевич») является грубой ошибкой.
Обращаться к преподавателю принято по имени-отчеству. Фамилия преподавателя при обращении не указывается. Если вы не уверены в правильности написания имени преподавателя, уточните эту информацию на сайте вуза.
Приветствия в русском языке употребляются только в именительном падеже («Добрый день», «Добрый вечер»). Родительный падеж используется для прощаний («Доброй ночи», «Хорошего дня»).
Нет: «Здравствуйте», «Здравствуйте, Краснова Маргарита Павловна», «Мария, привет», «Доброго вечера, Игорь Ильич», «Доброго времени суток, Петр Анатольевич».
Да: «Маргарита Павловна, здравствуйте!», «Здравствуйте, Игорь Ильич», «Добрый день, Петр Анатольевич», «Мария Борисовна, добрый вечер!».
4. Вступление и Содержание
Вступление призвано объяснить или напомнить преподавателю причину письма.
Во вступлении желательно указать, кто автор письма, назвав имя и фамилию, группу, курс и направление подготовки. Допустимый вариант указать данную информацию в подписи (об этом информация далее).
В содержании необходимо четко сформулировать цель письма. Преподаватель не должен догадываться, о чем идет речь, вся необходимая информация должна содержаться в тексте. Если требуется прояснить несколько вопросов, необходимо структурировать текст с помощью абзацев, чтобы сделать восприятие текста письма боле комфортным.
Если целью является сдача работы в прикрепленном файле, необходимо пояснить, что это за документ, и по какому курсу выполнено задание. Нельзя прикрепить файл, ничего не написать в письме.
Письмо должно быть написано грамотным русским языком без орфографических ошибок. Недопустимо использования сленга и разговорных оборотов речи.
Нет: «Можете прислать мне статью?», «Вот моя работа», «Хочу прийти на пересдачу завтра в 13.00», «Я тута малость прихворнул».
Да: «Вы на последнем занятии по Общей психологии говорили, что можете прислать мне статью по теме Сенсорная депривация. Обращаюсь к вам с этой просьбой»,
«Высылаю эссе «Образ психолога» по курсу Введение в психологию»,
«Я студент 1 курса, 3 группы, Института психологии, Иванов Павел, пропустил коллоквиум по Общей психологии по причине болезни. В связи с этим хочу уточнить, когда вам будет удобно принять у меня этот долг?»
5. Прикрепленный файл
Название прикрепленного файла должно включать тему, фамилию студента, выполнившего работу, и при необходимости номер группы. Документ без этих данных усложняет работу преподавателя, так как он получает десятки однотипных работ от студентов.
Нет: «Задание», «Иванов», «Документ 4»
Да: ««Задание 5_Петров Андрей», «Образ психолога_123 группа_ Антонова Ольга».
6. Этикетная формула прощания и Подпись
Завершает письмо этикетная формула прощания и подпись.
Этикетная формула должна соответствовать деловому стилю и соблюдать иерархию. Пожелания хорошего дня возможны только от преподавателя студенту, но не наоборот.
Подпись включает в себя имя и фамилию. Если во вступлении не указан номер группы, курс и направление подготовки, то это эта информация должна быть включена в подпись.
Нет: «Хорошего дня», «Отличных выходных», «Даша»
Да: «С уважением, Борис Ветров», «Всего доброго, Оксана Маслова, группа 117»; «С уважением, Иван Фролов, студент 1 курса, 113 группы Института Психологии».
7. Ожидание ответа и повторное письмо
Преподаватель отвечает в зависимости от своей загруженности в срок от 1 до 7 дней. Во время сессии, когда количество писем увеличивается, удлиняется время ответа. Праздники и выходные - это личное время преподавателя. В эти дни он отвечает на письма только по предварительной договоренности.
Иногда от преподавателя нет ответа. Причины могут быть разные: письмо попало в спам, технический сбой при отправке или получении письма, большая занятость преподавателя при получении письма и последующая трудность его обнаружения в большом потоке входящих писем.
Если преподаватель не ответил через 7 дней, то целесообразно повторно отправить оригинал первого сообщения или написать снова, если в письмо требуется внести какие-либо дополнения.
Нет: «Мне нужно, чтобы вы срочно проверили мою работу. Я жду уже два дня. Вы вообще читали, что я написала?» «Я вам вчера отправил письмо. Почему вы мне не ответили?»
Да: «Уважаемая Ольга Петровна, я написал вам неделю назад, но я не уверен, дошло ли мое предыдущее письмо, поэтому посылаю его снова на всякий случай. Спасибо!»
© Солнцева Наталия Владимировна, кандидат психологических наук, доцент кафедры психологии человека