Основные правила хранения документов для бизнеса

Все юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы, связанные с их коммерческой или трудовой деятельностью. Некоторые документы подлежат обязательному хранению даже после завершения деятельности компании.

Зачем это нужно

Хранение документов необходимо не только для планового ведения бизнеса, но и для решения спорных вопросов, подтверждения расходов и доходов при налоговых проверках или судебных разбирательствах. Бухгалтерские, налоговые и кадровые документы (трудовые книжки, договоры, личные дела сотрудников) должны быть доступны до истечения установленного законодательством срока.

До окончания срока хранения уничтожать такие бумаги запрещено: это предусмотрено для защиты интересов бизнеса и для беспрепятственного взаимодействия с государственными органами.

Сроки хранения документов

Сроки зависят от категории документа. Согласно приказу Росархива № 236 от 20.12.2019, документация может храниться от 1 года до 75 лет, а некоторые — бессрочно. Отсчёт ведётся с 1 января следующего года после окончания работы с документом. Например, если делопроизводство завершено весной 2025, отсчитывать нужно с начала 2026 года.

Способы хранения

Выделяют два основных типа:

• Неархивное хранение — подходит для всех бумаг с не истекшим сроком и сроком менее 10 лет. Необходимо обеспечивать их сохранность и конфиденциальность.

• Архивное хранение — для документов с длительным и постоянным сроком хранения.

Требования к помещению строгие: противопожарное оборудование, сигнализация, контроль температуры и влажности (17–19 °C, 50–55%).

Работа с электронными документами Переводить в электронный вид разрешено только те бумаги, которые подписаны электронно-цифровой подписью. Обычно такие документы хранятся на надёжных серверах сервисов ЭДО.

В сервисе «Подпислон» все подписанные документы остаются в безопасности и доступны в любой момент проверки.

Пользователи могут получить бесплатный доступ и протестировать сервис на 10 документах перед принятием решения о подключении.