Электронный документооборот для отдела кадров: что это такое и как перейти
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это процесс создания, подписания и хранения документации с сотрудниками в цифровом виде. Такой формат позволяет избавиться от бумажной волокиты, оптимизировать и ускорить делопроизводство, он удобнее и проще как для работников, так и для организации.
КЭДО позволяет дистанционно подписывать трудовые договоры и прочую документацию (например, заявления на отпуск), создавать электронные карточки сотрудников и управлять персональными данными.
Юридическая сторона вопроса
КЭДО регламентируется нормативными документами, которые обеспечивают правовую базу, гарантируют защиту и соблюдение законности:
— ТК РФ Статья 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
— ТК РФ Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.
— 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года «Об электронной подписи» устанавливает принципы применения электронных подписей.
Преимущества КЭДО
— Помогает предотвратить фальсификацию документов, обеспечивая их защиту от подделки.
— Уменьшает трудозатраты на выполнение административных задач, оптимизируя процессы подписания и обмена кадровыми документами.
— Позволяет подписывать документы удаленно и из любой точки мира.
— Сокращает расходы на канцелярию.
— Имеет правовую базу, которая помогает в спорах между сотрудниками и работодателями.
— Упрощает отчетность перед контролирующими органами.
План действий, следуя которому ваша организация сможет перейти на КЭДО и повысить эффективность управления персоналом:
- Выберите подходящую специализированную программу для электронного документооборота в кадровой сфере, которая подходит под ваши задачи.
- Проведите обязательные процедуры, которые требует закон:
— Примите локально-нормативный акт о внедрении КЭДО.
— Создайте Положение о кадровом электронном документообороте, которое будет отвечать всем требованиям трудового кодекса.
— Проинформируйте сотрудников и запросите их письменные согласия.
- Соберите документы, которые планируете в первую очередь перевести в цифровой вид.
- Обеспечьте работников электронными подписями.
5. Внедрите систему для КЭДО.
Какие электронные подписи нужны для КЭДО
— Работодатель может использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП) или неквалифицированную электронную подпись (НЭП) при наличии соглашения.
— Работники кадрового отдела могут подписывать документы от имени работодателя при наличии машиночитаемой доверенности.
— Сотрудники могут использовать КЭП, НЭП (при наличии соглашения), а также простую электронную подпись (ПЭП) для подписания приказов, служебных записок, актов, договоров ГПХ и заявлений.