Как избежать трудностей в организации онлайн-мероприятий?

1. Онлайн-активности привлекают меньше аудитории

Многие студенческие клубы стали проводить свои активности реже из-за того, что занятия в онлайн-формате посещает меньше людей, чем очные мероприятия.

• На наш взгляд, самое главное в нынешних условиях — информировать как можно большую аудиторию о мероприятиях, проводимых вашей студенческой организацией. Мы регулярно собираем информацию для публикации анонса в нашем сообществе и в официальной группе Питерской Вышки. Также вы можете написать в сообщения группы ОВВР с просьбой распространить информацию о ваших занятиях, и мы обязательно вам поможем!
• Кроме того, рекомендуем вам выбирать вечернее время (18:00-21:00) или проводить свои мероприятия в выходные дни — так к ним смогут присоединиться больше участников.
• К сожалению, эпидемиологическая обстановка не становится лучше, большинство очных городских событий и все университетские офлайн-мероприятия отменены — это тоже должно повлиять на активность аудитории, ведь кроме онлайн-ивентов вариантов для досуга практически не остается.
• При подготовке к онлайн-мероприятиям старайтесь максимально вовлечь зрителей в процесс! Анонсируя встречу, проговаривайте ее условия, например, что предполагается использование камер. Вводите интерактивные элементы в ваши занятия, к примеру, квизы, с помощью таких инструментов, как Kahoot! или Mentimeter. Таким образом вы сможете удержать внимание участников и они обязательно останутся до конца мероприятия!

2. Технические проблемы: плохое соединение, ограниченные возможности площадки, проблемы с подключением

Мы можем обеспечить вам доступ к лицензированному Zoom-аккаунту. В нем можно проводить неограниченные по времени конференции до 100 пользователей, создавать отдельные комнаты и записывать лекции (по вашему запросу мы можем выслать вам файл).

Если вы опасаетесь использовать Zoom или он не подходит для ваших целей, вы можете проводить свои активности на других платформах. В качестве альтернативного варианта Zoom можно использовать, например, Google Meet или MS Teams (доступ к которому есть у всех студентов Вышки) для занятий, на которых важен визуальный контакт. А если вам не нужно видеть пользователей, к примеру, при разговорных активностях, отлично подойдет Discord.

3. Взломы онлайн-конференций

Как мы писали выше, ОВВР может предоставить вам безлимитный аккаунт на самой распространенной платформе для онлайн-мероприятий — Zoom. Подробно мы писали об этой возможности в недавней публикации.
При соблюдении всех шагов этой инструкции и осторожном распространении ссылок, у вас не должно возникнуть сложностей с проведением конференций.

Как можно безопасно поделиться ссылкой? Собрали для вас несколько вариантов, выбирайте самый удобный!

• Гугл-форма. Откройте регистрацию на ваше мероприятие через гугл-форму и соберите адреса электронной почты участников. По окончании регистрации отправьте ссылку на конференцию электронным письмом.
• Комментарии. Под постом о мероприятии попросите оставить любой комментарий, например «+». Пришлите ссылку на конференцию всем заинтересовавшимся в личные сообщения.
• TimePad. Вы можете использовать бесплатный тариф сервиса TimePad для ваших мероприятий. При оформлении «билета» на такое мероприятие участники должны указать адрес электронной почты, на который можно выслать детали конференции.
• Голосование под постом. Попросите участников проголосовать в открытом опросе в вашей группе. По итогам голосования вышлите в личные сообщения детали конференции.

4. Проблемы с адаптацией концепции студенческой организации к онлайн-формату

В нынешних условиях мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью что-то менять и пробовать новые способы взаимодействия. И даже те организации, деятельность которых казалось бы невозможно перенести в онлайн, могут вводить новые онлайн-форматы — достаточно понаблюдать за тем, как это делают коллеги из вашей сферы, и поймать вдохновение!
Кроме того, не стесняйтесь обращаться к нам — мы поможем вам с идеями и концепциями новых мероприятий! Пишите нам в сообщения группы!