Онлайн-встреча: 5 принципов эффективной конференции с коллегами

Мы все помним, как в 2020 году видеозвонки плотно вошли в корпоративный быт и спасли множество компаний. С тех пор прошло немало времени, но многие команды так и не научились эффективно проводить видеовстречи.

Рассказываем, как проводить продуктивные виртуальные планерки с коллегами.

1) Составьте заранее список вопросов и тем, которые хотите обсудить, а также определите приоритеты.

А чтобы упростить задачу используй матрицу Эйзенхауэра — метод, основанный на оценке задач по критериям «важно» и «не важно», а также «срочно» и «не срочно».

Создайте для каждого критерия поля-квадраты (пример на изображении выше) и расположите в них все существующие темы и задачи.

Логично, что сначала следует вынести на обсуждение таски из квадратов «важно — срочно» и «важно — не срочно», а затем «не важно — срочно» и «не важно — не срочно».

Небольшой лайфхак: если квадрат важных и срочных дел переполнен, то это сигнал о том, что в команде существуют проблемы с планированием и сроками.

2) Планируйте и ставьте цели

Чтобы видеоконференция не превратилась в обычный разговор, у нее должна быть конкретная цель. После того, как цель будет определена, необходимо составить список участников, согласовать время проведения и длительность встречи.

Чтобы не дергать лишних сотрудников, определите участников, опираясь на следующие вопросы:

— Кто обладает информацией по поднимаемой теме или задаче?

— Кто принимает решение?

— Кому нужно знать информацию, обсуждаемую в конференции?

— Кто будет исполнителем поставленных задач?

3) Не зумом едины, найдите удобные, а главное безопасные сервисы.

Во-первых привычные сервисы морально устарели, в них либо неудобно конспектировать встречу и мгновенно ставить задачи, либо таких функций нет вообще.

Во-вторых, не хотим разводить панику, но сейчас работа на зарубежных платформах может быть небезопасной по причине их возможного «отключения» от России.

У нас есть видео, в котором мы делали обзор аналогов зарубежным платформам.

4) Не забывайте про перерывы

Безостановочные звонки способствуют нарастанию стресса. Поэтому планируйте виртуальные встречи так, чтобы у каждого сотрудника были перерывы (хотя бы 10 минут). Это поможет команде быть вовлеченной, работоспособной и мотивированной.

5) Резюмируйте встречу

Чтобы избежать недопонимания, подводите итоги встречи. Важно, чтобы все тезисы были зафиксированы «на бумаге».

Кстати, в многих CRM-системах, например, в Битрикс24, можно не только проводить виде-звонки, но и создавать протоколы, оставаясь в рамках одного сервиса.

+ Небольшой лайфхак

У многих сотрудников, особенно у тех, кто находится на удаленке, есть потребность в общении, которая может проявиться в рабочей видео-конференции.

Чтобы избежать подобных ситуаций, проводите регулярные созвоны с командой для непринужденного разговора на отвлеченные темы, которые не предполагают договоренностей, обязательств и обсуждения задач