Битрикс24 для производственной компании-поставщика промышленных технологий
Цели и задачи:
«МС Метролоджи» занимается разработкой и внедрением технологий контроля качества для различных областей промышленности.
К нам данная компания обратилась, чтобы организовать перемещение процесса по работе с заявками из 1С в Битрикс24. Процесс включает в себя работы, начиная с момента создания заявки в производственной воронке до момента выплаты денежного вознаграждения по итогам согласования Отчета о выполнении заявки. Для достижения данной цели был произведен анализ текущего процесса и разработана новая система обработки заявок с учетом выявленных проблем в ходе анализа.
Решение:
Заявки попадают в производственную воронку уже после заключения договора, т.е. на этом этапе собрана вся информация о заказчике и важные документы. Перед началом работ происходит выбор ответственных сотрудников. В дальнейшем на них ставятся задачи, отправляются задания бизнес-процессов и уведомления.
В карточке заявки есть возможность сформировать печатные формы документов для дальнейшей отправки их заказчику. Все итоговые документы впоследствии хранятся в отдельной папке, создаваемой по каждому проекту на общем диске. Из карточки заявки есть возможность создать неограниченное количество заказов поставщикам. Ведение заказов реализовано на базе смарт-процессов.
В карточке заказа содержится вся необходимая информация, включая данные по договору с поставщиком, условия поставки, условия оплаты, данные по грузу и водителю. Из карточки заказа поставщику также можно сформировать ряд печатных форм документов.
Т.к. компания работает как с отечественным поставщиками, так и с иностранным, то под каждого из них разработана своя карточка реквизитов с необходимым набором полей.
В заказе поставщику реализован процесс автоматического расчета условий оплаты в зависимости от указанного типа оплаты и общей суммы по контракту.
После завершения работ по монтажу оборудования, пусконаладочных работ и проведения обучения из карточки заявки автоматически создаются отчеты о выполнении заявки. Работа с отчетами реализована на базе смарт-процессов.
Каждый отчет проходит процесс согласования. Один этап согласования — это отдельная стадия в воронке смарт-процесса, т.е. по мере прохождения каждого этапа отчет движется вперед по воронке.
На каждом этапе в зависимости от итога согласования ставятся задачи на доработку, отправляются уведомления нужным сотрудникам и прописывается комментарий в таймлайн карточки отчета.
Помимо этого, к отчету привязан список сотрудников, участвующих в проведении работ.
В карточке каждого участника фиксируются данные, необходимые для указания стоимости работ. Сумма вознаграждения рассчитывается автоматически исходя из стоимости и продолжительности работ.
Решение:
Работа с настроенным функционалом позволит клиенту достичь трех основных целей. Во-первых, это возможность работать в одной системе. Во-вторых, это экономия времени, затрачиваемого на оформление огромного количества документов как для заказчика, так и для поставщика. В-третьих, это повышение эффективности контроля над выполняемыми задачами и мотивация сотрудников.