«Я проработала 8 часов, но не сделала главного: кейс, как один день съела неважность»

Утро руководителя благотворительного фонда началось с четкой цели: пройти верификацию в ВК (это хлопотное дело: посмотреть список необходимых документов, подготовить их и загрузить, написать в поддержку, сверить данные).

«К вечеру я поняла, что задача не выполнена. А время испарилось» - говорит Татьяна.

Разбираем вместе реальный хронометраж. И главный вопрос: как с этим жить и планировать дни, когда отвлекают все вокруг?

Как выглядел хаос (он же «мой вчерашний день»)

• 09:00 Поставила задачу «Верификация ВК».
• 09:10 Звонок на который не смогла ответить волонтер, ведь администратор чаще всего, большая роскошь для некоммерческой организации. Она в данном вопросе некомпетентна, а компетентный человек на выходном. Минус 20 минут моего времени ⬅️ Ошибка: делаю чужую работу.
• 10:15 Два непредвиденных звонка. ⬅️ – 20 мин.
• 11:00 Зашли благополучательницы, женщины пожилого возраста. Сказали добрые слова (очень приятно, но...). Прервать невозможно ⬅️ – 1,5 часа.
• 12:30 Внезапная комиссия ⬅️ – 30 мин.
• 13:00 Зашел сын благополучательницы. Еще раз добрые слова от мамы. ⬅️ – 25 мин.
• 14:00–17:00 Письма в почте, «мелкие срочности».
• 18:00 Верификация не пройдена. Чувство вины.

Диагноз:
Не расписание виновато. Виновато доверие к «добрым помехам».

Как надо было оптимизировать процессы, чтобы задача ВЫПОЛНЯЛАСЬ

Вот 4 жестких правила, которые я внедряю теперь (и Вам советую):

1. Метод «Броня на приоритет» (09:00–10:00)
   Первый час рабочего дня – никому не доступна. Никому.

• Телефон в беззвучном.
• Почта закрыта.
• На дверях офиса (или в статусе мессенджера): «До 10:00 руководитель в стратегии. Благополучателей примет координатор, срочные вопросы – в чат».
  За 1 час без отвлечений часть верификации в ВК была бы сделана.

Да, не всегда у руководителя есть возможность закрыться от всех, не потому что не хочет общаться, а потому что стопка задач растет с арифметической прогрессией каждый день и как результат – руководитель выходит на работу в выходные дни. Я и сама так часто делаю. Но, в данном случае мы решили добавить один выходной в будний день, взамен того, в который руководитель выходит на работу (суббота или воскресенье) и повесить на дверь расписание, когда и с какими вопросами можно обращаться.

2. Чек-лист (вместо ваших нервов)
   Если сотрудник не компетентен – это не повод бросать свою работу. Это повод дать алгоритм.
   Фраза, которую вы говорите утром: «Вот скриншоты + ссылка на инструкцию» или «Проси, чтобы перезвонили, когда будет нужный человек или оставили номер и мы перезвоним на следующий день».

Если же нет администратора, можно подготовить информацию в формате статьей на сайте или в группе в ВК и попробовать направить человека туда. Короткие сообщения в заметках с перечнем документов или похожей информацией у меня были всегда, иначе с ума сойдешь, пока каждый раз снова и снова будешь направлять одни и те же сообщения. В распечатанном виде тоже. Не зря в гос. учреждениях развешивают на стенде, так можно сократить общение на 5-7 минут, а если позвонили 10 человек – то вот уже и час пролетел.

3. Добрые слова ≠ срыв планов (блок на 15 минут)
   Благополучатели с благодарностью – это святое. Но 1,5 часа – это не благодарность, это потеря контроля.

Протокол на будущее:

• Выходишь к пожилым людям с фразой: «Ирина Петровна, я Вас обожаю! У меня ровно 7 минут, давайте в них все обнимусь и порадуюсь. А за чаем Вас примет наш волонтер».
• Физически встать у двери (не садиться).
• Завести будильник на 5 минут. Когда он прозвенел, сказать: «Ой, следующая комиссия! Меня уже ждут».

Да, я прекрасно понимаю, как сложно отказать пожилому человеку, особенно в благодарности. Лучше использовать тогда это во благо. Как? Просите записать отзыв: «А давайте мы запишем это в видео или сообщением в 2ГИС, Яндекс, я Вам сейчас помогу?» И тогда это принесет пользу для организации и время не будет потрачено напрасно.

Главный вывод кейса

Благотворительность – это не «я мать Тереза, доступная всем 24 часа». Это результат. А результат – это пройденная верификация → больше донатов → больше помощи.

Каждый раз, когда вы слушаете 2 часа благодарности вместо работы, Вы крадете помощь у того, кто ждет в очереди.

Научитесь говорить: «Спасибо, мне пора делать добрые дела. Буквально сию минуту».

А у Вас бывает, что весь день ушел на «добрых людей» и звонки, а главное так и не сделано? Как спасаетесь? 👇

#нко #руководитель #управлениевременем #благотворительныйфонд #таймменеджмент #кейс

Если Вам нужна индивидуальная консультация, чтобы разобрать именно Ваш случай, мы можем договориться и встретиться онлайн и полностью разобрать Ваше расписание, плюс от меня рекомендации, которые оптимизируют Ваше время