Коммуникации как часть успешного проекта: конспект вебинара

Запись вебинара

Спикер: Аля Кузнецова, специалист по коммуникациям и развитию сообщества программы «Музеи Русского Севера» компании «Северсталь».

План:

1. Почему важно качественно представить проект;
2. Ключевые этапы коммуникационного сопровождения проекта:

— до начала;

— старт;

— этапы реализации;

— финиш;

— все, что после.

3. Жизнь проекта после гранта.

1. Почему важно качественного представить проект.

1.1 Реализация проекта и его представление в медиа влияет на репутацию музея, автора и команды. Важно помнить об этом и представить все заинтересованные стороны и сам проект так, чтобы укрепить (или создать, если вы впервые реализации проект) репутацию, сделать видимыми авторов и команду.

1.2 Случается так, что сильный, значимый проект остается незамеченным профессиональным сообществом. Пишите о проекте так, чтобы коллеги могли узнать о вашем опыте. Возможно, вы сможете быть полезными другу другу, поделиться рекомендациями, расширить проект в будущем.

1.3 Качественное и полное представление проекта — это информация для других грантодателей, потенциальных партнеров, которая может иметь значение для решений о сотрудничестве или поддержке ваших инициатив.

1.4 Постами в соцсетях можно и нужно отчитываться за количественные показатели продвижения проекта, но не ограничиваться этим. Сухие отчетные публикации мало кому интересны. Важно думать не только об отчетной форме, но и о том, чтобы рассказать о ценности вашего проекта для локального сообщества, территории.

1.5 То, как проект представлен в медиа, влияет на интерес к нему СМИ, читателей, потенциальных участников. Особенно, если ваш проект подразумевает набор участников или волонтеров. Чем подробнее вы расскажете о том, чем и для чего занимаетесь, тем выше шансы получить информационную поддержку и привлечь внимание целевой аудитории.

2. Ключевые этапы коммуникационного сопровождения проекта

2.1 До начала. Как подготовиться.

— Проведите ревизию возможностей и ресурсов команды, музея, потенциальных партнеров. Можно составить список людей, их компетенций, которые могут полезны вам в работе. Например, кто-то из коллег готов снимать короткие ролики, кто-то — писать тексты и фотографировать. Важно предварительно представить коммуникационные возможности ваших партнеров: как они готовы поддержать ваш проект, как могут рассказывать о нем на своих площадках, как часто;

— Продумайте стратегию продвижения в общем виде. Как, на каких площадках, с помощью каких инструментов вы будете продвигать проект, в какие сроки, что вам для этого понадобится;

— На этом шаге полезно представить тех, кто может информационного поддержать проект: коллеги, эксперты, местные блогеры и лидеры общественного мнения, журналисты местных изданий, другие музеи в регионе и т.п. Обсудите возможные форматы поддержки заранее, чтобы снизить риски и стресс. Если вы оговорите примерные сроки и варианты публикаций, то вам проще будет обращаться за поддержкой на всем сроке реализации проекта. Например, можно договориться с местным изданием о ведение специальной рубрики или ежемесячных специальных репортажах;

— Если вы еще не подавали заявку, продумайте реалистичные количественные показатели по продвижению. Лучше заявить меньшее количество публикаций и сделать больше по факту, чем наоборот;

— Продумайте возможные риски. Работа с некоторыми целевыми группами может оказаться медленнее, чем вы думали, требовать времени на то, чтобы познакомиться с сообществом. Важно так же учитывать возможности и ограничения разных цифровых площадок, чтобы выбрать ту, на которой вы сможете эффективно работать.

2.2 Старт проекта.

— Коммуникации внутри проекта — это тоже проект. Поэтому можно и нужно использовать структуру календарного плана, чтобы равномерно распределить задачи по продвижению. На картинке — пример такого плана. Он может быть любой степени подробности, но самое главное — содержать название этапа, сроки, коммуникационные задачи этапа, ответственных. Опираясь на такую схему, вы можете подробно расписать продвижение на каждом этапе, вплоть до дат выхода постов, пресс-релизов;

— Если вы создали хештэг для своего проекта, убедитесь, пожалуйста, что он не совпадает с похожими хештэгами. Для этого можно вбить ваш тэг в строку поиска во Вконтакте и посмотреть на результаты выдачи;

— Можно заранее продумать 3-4 варианта описания вашего проекта, которые отличаются от формального описания в заявке. Понятное описание повышает интерес к проекту как читателей, так и потенциальных участников.

— Авторы и команда проекта часто «теряются» за обзорными публикациями. Проект — это всегда люди, совместный труд и вклад в общее дело. Пожалуйста, пишите о тех, кто занимается проектом, корректно указывая должности и роли;

— С помощью календарного плана и его сверки с ключевыми событиями проекта вы можете спрогнозировать количество пресс-релизов для СМИ и подготовить черновики заранее, если это возможно;

— Если позволяют технические возможности, можно создать отдельный раздле для проекта на сайте или, как минимум, регулярно обновлять раздел «Новости» новостями о ходе проекта;

— Ответ на вопрос о выборе площадки для продвижения всегда зависит от целей и задач, от того, как вы видите развитие проекта за пределами грантовой поддержки. Часто для информационного сопровождения достаточно официальной страницы музея в социальной сети. Создание отдельной группы или канала целесообразно, если вы знаете, как дальше эта площадка будет развиваться и готовы вкладывать в это развитие ресурсы. Например, создавать там сообщество;

— Хороший тон в продвижении проектов — корректное упоминание грантодателей, партнеров. Уточните, пожалуйста, формулировки перед публикацией;

— Корректные упоминания грантодателей, партнеров должны быть во всех материалах о проекте в медиа. Вы можете подготовить небольшую памятку всем информационным партнерам, в которой перечислите нужные формулировки, названия;

— Если команда проекта и участники готовы рассказывать о ходе проекта на личных страницах, важно также договориться об использовании корректных названий, отметках страниц, хештэгах. Так вам проще будет отслеживать публикации, собирать их для отчетной подборки;

— Если вы планируете использовать логотипы грантодателей и партнеров в презентациях, на баннерах и других носителях, пожалуйста, сверьте с коллегами специальные требования к размещению логотипов, попросите картинки в нужных вам размерах;

— Если в вашем проекте есть приглашенные эксперты, участники, волонтеры, обязательно рассказывайте о них (с их согласия). Это могут быть интервью, короткие цитаты о проекте, ответы на один вопрос и т.п.

3. Продвижение на этапах реализации проекта

— Рассказы об авторах, команде, участниках, экспертах, партнерах;

— Рассказ об идее проекта: что вы делаете, почему это важно, как родилась идея, как изменится музей/территория после того, как проект завершится;

— Освещение ключевых событий проекта;

— Людям интересны люди. Рассказывайте о «кухне»: как вы работаете в фондах, как ездите в «поля», как готовитесь к выставке и т.п.

— Делитесь публикациями участников и экспертов о вашем проекте;

— Рассказывайте о неожиданных сюжетах, гостях, выступлениях на профессиональных событиях.

4. Финиш

— Важно подготовить пресс- и пост-релизы о завершении проекта, в котором вы отразите изменения, возможно, опубликуете цитату директора музея, автора проекта или значимого эксперта;

— Если вы фотографировали процесс, события, можно подготовить подборку фотографий, предложить участникам и гостям отметить себя. Сокращенную подборку можно сохранить в архиве событий на сайте;

— Расскажите о том, что изменилось, как вы планируете развивать проект дальше, если планируете;

— Представьте результаты локальному и профессиональному сообществу. Если сроки завершения вашего проекта совпадают с профессиональными музейными событиями, можно выступить с презентацией, докладом, коротким комментарием на круглом столе. Помните, пожалуйста, о корректном упоминании грантодателей, партнеров и команды.

5. Жизнь проекта после гранта.

Если вы планируете развивать проект дальше или рассказывать о нем на разных площадках, пожалуйста, упоминайте всех тех, без кого реализации проекта была бы невозможна: грантодатели, партнеры, участники, команда. Так вы подчеркиваете ценность вашего проекта, ценность поддержки, показываете пример коллегам и укрепляете репутацию своего музея.

Качественное информационное сопровождение, отзывы экспертов и участников, могут стать существенной поддержкой, если вы планируете продолжать проект и снова подавать заявку на тот же самый или другой грантовый конкурс.