Цифровой этикет: правила поведения во время видеоконференций
Видеоконференции заменяют живые встречи, однако и этот формат имеет свои негласные правила. Мы разобрались, как подготовиться к видеозвонкам и присутствовать на них с комфортом для всех участников.
Правила цифрового этикета — не волшебная таблетка
Соблюдения правил цифрового этикета не менее важны, чем следование нормам этикета классического. Однако сложность заключается в отсутствии кодификации современных норм. Они зависят от мнения большинства и становятся коллективно-собирательными правилами о том, как надо.
На самом деле волшебной таблетки, которая сразу сделает общение в сети правильным, не существует. Приемы упростят понимание, но только принятие людей с разной картиной мира сделает вашу работу комфортной. Рекомендуется всегда обозначать, какие способы общения наиболее удобны, предлагать различные варианты и выбирать альтернативные, чтобы учесть интересы всех сторон.
Когда мы собираемся что-либо сказать собеседнику — вне зависимости от того, пишем или говорим, — нужно задать себе вопрос «зачем?». Существует классическая структура коммуникации:
- Цель — зачем мы доносим эту информацию до собеседника и что это дает обеим сторонам разговора.
- Что — замысел, в чем суть вашего сообщения.
- Выбор формы — как вы собираетесь донести свою мысль до собеседника.
- Реакция — как может отреагировать человек.
Ответ человека предсказать сложно, однако нужно заранее обдумать, какие фразы могут быть восприняты неоднозначно, и решить, как снизить риск недопонимания.
Правила переговоров по видеосвязи
К переговорам по видеосвязи, как и к обычным встречам, нужно подготовиться. Чтобы ваш день не превращался в сплошной зум-колл, заранее обозначьте время, в которое вы можете говорить, и определите, как долго будет длиться конференция. Это позволит вам построить конструктивный разговор и не тратить свое и чужое время впустую.
Подготовка к разговору по видеосвязи
- Проверить технические настройки и протестировать связь
Это позволит вам избежать сбоев и срывов разговора, который впоследствии придется перенести из-за проблем со связью. Убедитесь, что микрофон и камера исправно работают, для этого можно с одним из коллег сделать тестовый звонок.
- Зарядить ноутбук и телефон
Позаботьтесь о зарядке заранее, чтобы ваш разговор внезапно не прервался.
- Предупредить о времени
Уважая чужое время, мы бережем свое. Сообщите всем участникам, сколько продлится встреча.
- Предупредить о записи звонка на видео или на диктофон
Собеседника нужно предупредить о записи разговора и сразу пояснить, в каких целях вы планируете использовать запись. Если кто-то против, стоит согласовать с ним иной вариант коммуникации.
- Не опаздывать или предупреждать заранее
Пунктуальность никто не отменял. По-прежнему нужно уважительно относиться к своему и чужому времени и не заставлять собеседников ждать вас.
- Выбрать модератора встречи
Должен быть один ведущий, который объясняет всем цель встречи, представляет участников и задачи каждого, следит за временем и темой дискуссии.
- Организовать пространство
В вашем home-office выберите тихое место, желательно с нейтральным фоном, чтобы ничто не отвлекало от разговора.
В разговоре надо
- Задавать вопросы и слышать ответы
Правильно заданные вопросы помогут структурировать разговор, а умение слышать позволяет улавливать суть.
- Передавать сначала суть, потом детали
В начале заявите о главном, а затем переходите к подробностям, чтобы не путать собеседника и сразу обозначить тему разговора.
- Сохранять спокойствие
Если во время разговора градус повышается, а люди пытаются убедить друг друга в собственной точке зрения, переключайте фокус. Сохраняйте нейтралитет и предложите вернуться к этой теме позднее или решить вопросы в другом формате.
- Подвести итоги
Подведите итоги, обозначьте сроки и порядок дальнейших действий.
- Перезвонить (и перезванивайте)
Если по каким-то причинам вы вынужденно прервали разговор и пообещали перезвонить — выполните обещание!
В процессе конференцсвязи
- Выключайте микрофон, если не собираетесь говорить
Включайте микрофон, только когда говорите, в остальных случаях внешние звуки могут помешать говорящему. Особенно если параллельно вы беседуете с кем-то и это слышат участники.
- Смотрите в камеру, а не на коллегу
По привычке мы часто смотрим на свое изображение, однако со стороны кажется, что взгляд направлен в сторону и участник отвлечен. Чтобы установить контакт с собеседником, лучше смотреть в камеру: так будет яснее, что вы не отвлекаетесь и обращаетесь именно к нему.
- Вовремя вступать и заканчивать
Следуйте регламенту и старайтесь не задерживать других. Если понимаете, что вам нужно чуть больше отведенного времени, извинитесь и предупредите об этом или же предложите альтернативный вариант — например, прислать часть материалов по почте.
- Соблюдать отведенное время
Старайтесь всегда следовать заранее согласованному расписанию, чтобы не затягивать разговор и дать возможность другим высказаться.
- Принять волнение
Перебороть волнение во время разговоров крайне сложно; если вы понимаете, что не справляетесь со своими эмоциями, не бойтесь сказать об этом.
Не стоит стесняться неподходящего фона или своего внешнего вида: важнее ваше конструктивное участие во встрече. Если же чувствуете, что без видео вам комфортнее, не бойтесь отказать в нем, спросите: «Вы не против, если я присоединюсь без видео? Сейчас мне так будет удобнее». Любой этикет (и цифровой тоже) — это также и вопрос обоюдного комфорта.
Автор: Яна Симакова, студентка 3 курса кафедры журналистики
