Организационная структура. 1 часть

1.

Процесс организации всегда начинается с организации работы предпринимателя – задав стратегические приоритеты и последовательность собственных действий, он начинает выстраивать деятельность сотрудников. На данном этапе, предприниматель формирует организационную структуру, с её внутренними процессами, и организационную культуру так, чтобы это имело смысл и отвечало способу, которым он будет взаимодействовать с миром. Следовательно, функция управления «организация» – это процесс создания внутренней организационной среды, способствующей реализации стратегии организации.

Являясь результатом управленческих решений, внутренняя среда, представляет собой совокупность внутренних переменных, оказывающих непосредственное влияние на процессы, осуществляемые в организации. Здесь можно выделить следующие основные элементы:

- организационная структура;

- организационная культура;

- система мотивации;

- управление персоналом;

- управление капиталом.

Организационная внутренняя среда должна способствовать реализации системообразующих функций: эффективному процессу принятия решений и осуществлению скоординированных действий, приводящих к достижению поставленных целей и задач.

В рамках функции управления «организация» решаются следующие задачи:

- формирование организационной структуры, выстраивание взаимодействия её элементов;

- делегирование выполнения общей управленческой задачи путём распределения ответственности и полномочий;

- создание условий для формирования организационной культуры;

- создание системы подбора персонала, а также разработка системы мотивации;

- организация производственного, торгового и иных процессов;

- обеспечение деятельности организации всеми видами ресурсов.

2. Организационная структура

Структура необходимое свойство любой организации, каждая из которой представляет собой достаточно сложную социальную и технико-экономическую систему, отражающую её индивидуальность.

Для функционирования любой организации необходима организационная структура, отражающая её стратегию. При проектировании организационной структуры в первую очередь необходимо концентрироваться на стратегических приоритетах. Каких целей мы хотим достичь и как нам структурировать организацию, чтобы процессы были эффективными и результативными?

Организационная структура определяет структуру управления организацией – форму разделения и кооперации управленческой деятельности, посредством разделения задач и функций управления, а следовательно, прав и ответственности за их выполнение. От того, насколько правильно она построена, зависит эффективность деятельности всей организации.

Организационная структура – это формализованная структура управленческих подразделений организации, а также отдельных руководителей, их взаимосвязи, распределение задач и обязанностей в функциональном единстве, направленном на достижение стратегических приоритетов организации.

Рассмотрим этапы разработки организационной структуры.

Этап первый. В рамках организационной структуры выделяются её элементы, определяется их функционал и задачи. Организационная структура объединяет множества в систему, определяет содержание и напрямую влияет на функциональность организации. Совокупность элементов, находящихся на одном и том же уровне иерархии системы, составляет уровень управления. В рамках системы, каждый элемент выполняет определённую функцию, обладая относительной самостоятельностью и автономностью. Выполняемая функция задаёт границы зоны ответственности (обязанности и права) элемента, а также вознаграждение. Предзаданное взаимодействие функций – процессы.

Под элементом организационной структуры понимается как отдельно взятый сотрудник, так и любое подразделение организации (сектор, отдел, департамент). Все элементы структуры соединяются через разделение труда, направленного на реализацию общей цели, деятельности.

Функция элемента определяет какие действия он должен выполнять. Для наполнения содержанием функции элемента следует ответить на вопрос – «Какие действия (набор действий) осуществляется в рамках данной функции». Процесс реализации функции – это логическая последовательность действий элемента, то есть, что за чем должно следовать, чтобы функция выполнялась.

Структурные элементы иерархически увязаны и находятся в постоянном производственном взаимодействии. В общем виде иерархия подразумевает расположение элементов в порядке от высшего к низшему и представляет собой структуру власти. Уровнем управления считается часть организации, обладающая самостоятельностью в принятии решений без обязательного согласования с выше- или нижерасположенными частями. Количество уровней управления плотно связано с эффективностью линейных и функциональных связей в организации, то есть с эффективностью координации принимаемых решений.

Организационная структура выступает способом распределения решений и обеспечивающих их ресурсов. Структурный механизм создаёт границы проявления интересов каждого элемента и всей организации в целом. Организационная структура может быть представлена в форме схемы с описанием тех функций, которые должен взять на себя каждый элемент. Так же, структура может конкретизировать конечные цели и результаты, на достижение которых должны быть направлены действия конкретного элемента структуры.

Этап второй. Определение типа взаимоотношений в организации. На этом этапе устанавливаются ответственность, обязанности, и права элементов структуры.

Здесь предприниматель осуществляет делегирование полномочий сотрудникам, на принятие самостоятельных решений в рамках своего функционала. Для этого, предприниматель ставит каждому задачи, наделяет необходимыми правами и ресурсами для их решения, а также очерчивает границы ответственности каждого. Важно: ответственность, как обязательство выполнять поставленные задачи и отвечать за результат их разрешения, должна соответствовать наделённым полномочиям. Компетенция сотрудника – это круг его полномочий, имеющих свои пределы. Распределяя полномочия, предприниматель должен следовать принципу единоначалия – каждый сотрудник имеет только одного непосредственного руководителя, которому он напрямую подчинён.

Этап третий. Построение системы коммуникации внутри организационной структуры. На данном этапе разрабатываются информационные взаимосвязи системы, обеспечивающие координацию деятельности сотрудников

Любая организация является информационной системой. Организационная структура выступает как множество каналов связи и как множество информационных потоков. Связи обеспечивают информационное взаимодействие между структурными элементами организации, обеспечивая процесс принятия решений необходимой информацией в нужное время и в нужном месте.

Связь можно определить как канал обмена между элементами структуры информацией. Единичным актом связи выступает воздействие. Прямая связь – это воздействие субъекта управления на объект управления. Обратная связь – это информация, исходящая от объекта управления к субъекту управления. Связь, являясь условием, определяющим возможность взаимодействия, осуществляется через каналы коммуникации. Посредством связей осуществляется координация ролей и деятельности в организации.

Рассмотрим основные типы связи в организации:

1) Горизонтальные и вертикальные связи. Горизонтальные связи – это взаимодействие элементов структуры, находящихся на одном уровне управления (иерархии). Их основное значение – способствовать наиболее эффективному взаимодействию при решении возникающих между элементами проблем. Вертикальные связи – это взаимодействие элементов структуры, находящихся на разных уровнях управления (иерархии). Они соединяют различные иерархические уровни. Их основное назначение – взаимодействие «сверху-вниз» (распорядительное) и «снизу-вверх» (отчётное). Горизонтальные и вертикальные связи взаимодействуют в единой организационной среде. Первые способствуют укреплению вторых и помогают организации в целом стать устойчивее при внешних и внутренних изменениях.

2) Формальные и неформальные связи. Формальные связи – это связи координации, регулируемые установленными в организации целями, внутренними документами и процедурами. В основе неформальных связей, лежат отношения не между установленными должностями, а между конкретными индивидами. Они существуют всегда, так как невозможно на практике предусмотреть и прописать в документах все реалии жизни, со всем их богатством и противоречиями. Неформальные связи ярко проявляются, когда формальные связи не выполняют своей роли: либо не служат интересам сотрудника, либо – интересам организации. Неформальные связи выступают основой формирования неформальных групп и появления неформальных лидеров. Данная тема более подробно будет рассмотрена в других статьях.

Этап четвёртый. Построение системы коммуникации с элементами внешней среды. Отметим лишь, что любая организация функционирует в среде, внешней по отношению к ней, с которой обладает множеством связей, сохраняя тем самым определённое единство с этой средой. Данная тема более подробно будет рассмотрена в других статьях.

В качестве итога отметим. Любая организация представляет собой группу взаимосвязанных людей (систему), объединённых общей целью (функцией), структурой и иерархичностью отношений между ними, относительной самостоятельностью и управляемостью. Организационная структура, отражая стратегические приоритеты, выступает формой, которая определяет содержание деятельности организации и управляет всеми процессами.