УПД с 1 января 2026 года: что изменится и как подготовиться

Бухгалтерам и предпринимателям важно уже сегодня разобраться, что изменится в документообороте с 1 января 2026 года. Такой совет даёт ФНС, поддерживаем его и мы. Чем раньше вы подготовитесь к изменениям, тем меньше шансов совершить ошибку и получить штраф.

С 1 января 2026 года часть компаний и ИП перейдут на обязательное использование универсального передаточного документа (УПД) в электронной форме. Мы решили не ждать конца года, а уже сейчас разобраться, что это за документ, зачем он нужен и какие правила учитывать.

Что такое УПД

Использование универсального передаточного документа (УПД) заменит компаниям сразу несколько документов. Его можно применять в качестве:

• первичного отгрузочного документа, включающего счёт-фактуру (статус «1»);
• первичного документа, содержащего сведения об отгрузке товаров или выполнении работ, без счета-фактуры (статус «2»).

Вместо нескольких бумаг по одной сделке – только УПД. Он подтвердит и саму сделку, и передачу товаров или услуг.

⚠️ Важно: если нужна только счёт-фактура, оформлять УПД нельзя (письмо ФНС от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@).

Компании могут сами решать, работать с УПД или нет. Допустимы:

• бумажный вариант (рекомендованная форма – в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@),
• электронный формат (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@),
• собственная форма на бумаге, если в ней есть все обязательные реквизиты.

Реквизиты перечислены в п. 5 ст. 169 НК РФ и п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Среди них:

• название и дата создания документа;

• статус УПД;
• наименование компании, составившей УПД;

• сведения о продавце и покупателе;
• наименование товара или услуги,
• дата отгрузки/сдачи,

• основание передачи и получения товара, работы или услуги (реквизиты договоров, соглашений, поручений и т.д.);

• данные о транспортировке и грузе (при необходимости),
• должности, ФИО и подписи ответственных.

• должности, ФИО и подписи ответственных за сделку.

Важный нюанс: Если в форму счёта-фактуры добавляют новые реквизиты, их же обязательно включают и в УПД со статусом «1» (письмо ФНС от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368).

Кто обязан перейти на УПД с 2026 года

Важно понимать: обязательное применение УПД касается не всех компаний.

Правило простое:

• если вы работаете с бумажными накладными и актами – можно продолжать в том же формате;
• если вы оформляете отгрузочные документы в электронном виде – с 1 января 2026 года обязаны перейти на УПД.

Почему так?
С 01.01.2026 утратят силу приказы ФНС:

• от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ (электронный формат товарных накладных),
• от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ (электронный формат актов выполненных работ/оказанных услуг) — приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@.

Это значит: электронные форматы ТОРГ-12 и актов больше не будут применяться. Единственным электронным документом, который подтвердит отгрузку, выполнение работ или оказание услуг, станет УПД.

Формировать УПД нужно по формату 5.03 (приказ ФНС от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@). Другим электронным документом подтвердить сделку в 2026 году уже нельзя. При этом на бумажных носителях ТОРГ-12 и акты выполненных работ и оказания услуг останутся.

Как перейти на применение УПД

Обязательным УПД станет только с 1 января 2026 года. Но ФНС рекомендует не ждать и начать переход уже в 2025 году.

Зачем? Это позволит:

• спокойно отработать новые процессы,
• снизить риск ошибок в ЭДО,
• без спешки подготовить бизнес к обязательным правилам.

Что нужно сделать:

1️⃣ Договориться с контрагентами о переходе на электронный документооборот (ЭДО).

2️⃣ Заключить договор с оператором ЭДО, который обеспечит обмен УПД.

Нужно ли подтверждать переход документально?

Нет, специальных распоряжений от руководства для применения УПД не требуется.

Но! если в вашей учётной политике закреплены электронные накладные ТОРГ-12 или акты выполненных работ, лучше внести изменения: указать, что с 2026 года компания переходит на УПД.

Применение УПД в 1С-ЭДО

Для пользователей 1С-ЭДО переход на новый формат будет максимально простым.

1️⃣ Автоматическое переключение

С 1 января 2026 года все настройки, где используются форматы 551 и 552, автоматически переведутся на формат УПД 5.03.

2️⃣ Подписание старых документов
Накладные и акты, полученные до этой даты, можно будет открыть и подписать и после 01.01.2026. Такой же порядок уже применялся при переходе на новый формат УПД в апреле 2024 года.

3️⃣ Переход заранее
Для компаний, которые хотят опробовать УПД раньше, появится патч для массовой смены форматов. Если изменить настройку с одним контрагентом, программа предложит применить её и для остальных. В следующем релизе 1С-ЭДО эта функция будет встроена по умолчанию.

С 2026 года УПД в электронной форме станет единственным обязательным форматом для тех компаний, которые работают через ЭДО. Бумажные накладные и акты сохранятся, но электронные аналоги ТОРГ-12 и актов уйдут в прошлое.

✅ Если вы используете ЭДО — готовьтесь к УПД уже сейчас.

✅ Если работаете только с «бумагой» — для вас ничего не меняется.
✅ Пользователям 1С-ЭДО переход организован автоматически, без лишних действий.

Ранний переход в 2025 году поможет снизить риски ошибок, подготовить сотрудников и спокойно войти в новые правила. А вы планируете перейти на УПД заранее или дождётесь 2026 года?