Кейс: ООО «Компания «Медтехсервис»

ООО «Компания «Медтехсервис» отвечает за исправную работу медицинского оборудования Омска. Сотрудничает со многими больницами и клиниками города. Мастера настраивают даже самые сложные аппараты, изготавливают комплектующие и сопровождают монтаж тяжёлой техники.

Работы много. В день специалист получает от 1 до 5 заявок. А мастеров в компании 70! Каждому нужно выдать задачу, а потом обработать результат: просчитать стоимость, выставить счёт клиенту и начислить заработную плату. Всё это делал технический директор.

Работа компании выглядела так: утром руководитель формировал
и распечатывал листы с заявками. Вывешивал их на доску. Каждый мастер искал свои бланки, откреплял их и ехал с ними к клиенту. После – возвращался в офис, заполнял лист задания и отдавал техническому директору.
А дальше начиналось «веселье». Представьте, руководителю нужно перенести
в программу информацию со всех бланков! Конечно, цифры путались, появлялись ошибки. Плюс мастера иногда брали не свои задачи, листы терялись. Прибавьте к этому ещё огромные стопки бумаг, и вы поймёте,
как сложно компании избегать хаоса. Требовалось срочно исправлять ситуацию, иначе с ростом заявок работа могла остановиться.

Мы давно обслуживаем программы 1С «Медтехсервиса», поэтому и за решением этой задачи руководство обратилось к нам. В фирме уже были установлены 1С:Управление сервисным центром для учёта заявок и выполненных работ и 1С:Бухгалтерия предприятия, но не настроен доступ мастеров к базе.

Задачи проекта:

1) упростить выдачу заданий;

2) минимизировать ошибки при распределении заявок;

3) настроить учёт выданных и выполненных задач;

4) свести к нулю потерю заявок;

5) упростить расчёт стоимости работ и оплаты труда мастера;

6) организовать доступ к задачам из любой точки города;

7) убрать бумажный документооборот в этом процессе;

8) отслеживать стадии выполнения задач.

Главная сложность при удалённой работе – сохранить безопасность финансовых данных. Поэтому идею с прямым подключением к рабочей базе через интернет мы отмели сразу. Иначе возрастал риск несанкционированного доступа. Требовался промежуточный этап. Мы разработали свою конфигурацию, создали базу, в которую переносятся только текущие заявки. Как только мастер ставит отметку «выполнено», задача из доступа удаляется. Даже если специалист не вышел из системы на чужом устройстве, никто не сможет получить финансовую информацию.

Данные о номере заявки и её подробное описание дублируются в Телеграм-бот. Мастер точно не потеряет и не перепутает задачи.

Сейчас работа компании строится так. У специалиста есть рабочее место, в котором хранятся текущие задания. Для каждой заявки формируется штрихкод и уникальный номер, которые достаточно отсканировать или ввести с любого устройства. Мастер видит подробности заказа и при необходимости может отредактировать его: изменить или добавить номенклатуру, сложность или срок исполнения, оставить комментарий. Так, мы исключили любую вероятность ошибки и дублирования задач. Выполненные заявки автоматически передаются в 1С:Управление сервисным центром.

Результаты, которых мы достигли:

• свелось к нулю число ошибок и неверно взятых заданий;

• больше не нужно распечатывать бланки и возить их с собой;

• легче и быстрее учитываются выполненные заявки и рассчитывается стоимость;

• увеличилась скорость назначения специалиста на задание;

• упростилось отслеживание выполнения заявок.

Как видите, задача была комплексной. Бот в Телеграм не единственная наша разработка в проекте. Но именно благодаря ему мы смогли убрать бумажный документооборот в этом процессе и свести к нулю вероятность ошибок в заявках.