КЕЙС | Омский государственный аграрный университет имени П.А. Столыпина

ООО «Комплексные системы автоматизации» автоматизировали процесс подписания приказов в Омском ГАУ. В ходе реализации проекта была настроена интеграция 1С:Университета с 1С:Документооборотом, прописаны правила определения нужных видов приказов, созданы шаблоны маршрутов для каждого вида приказа, разработаны печатные формы приказов. В результате в Омском ГАУ в 3 раза уменьшилось время подписания приказа, произошла кадровая оптимизация, снизилась нагрузка на сотрудников университета, сведена к нулю вероятность возникновения ошибок в документах.

Цель проекта:

В рамках создания Электронного деканата настроить интеграцию 1С:Документооборота с 1С:Университетом, упростить и ускорить процесс согласования приказов.

Задачи:

1. Настроить подключение 1С:Университета к 1С:Документообороту.
2. Создать правила определения нужных видов приказов.
3. Разработать шаблоны и печатные формы приказов в 1С:Университете в соответствии с учетной политикой Омского ГАУ. Пользователь должен иметь возможность сохранять и редактировать печатную форму.
4. Прописать условия для автоматического старта процесса согласования.
5. Настроить маршруты движения электронных форм документов в 1С:Документообороте. Требуемый маршрут должен подставляться автоматически в зависимости от вида создаваемого документа.
6. Обучить персонал Учебно-методического управления и Единого деканата Омского ГАУ работе с электронными формами, шаблонами и маршрутами документов в 1С:Университете и 1С:Документообороте.

Ситуация до старта проекта:

В Омском ГАУ уже была установлена программа 1С:Университет. Но приказы распечатывались и подписывались в бумажном виде. Документы переносились из кабинета в кабинет. Тратилось много времени – на их согласование уходило до нескольких дней. При этом в университете все динамично меняется, и к моменту, когда приказ доходил до проректора, данные в нем могли быть не актуальны. Возникала необходимость в постоянной актуализации информации, а следовательно, переделывании и переподписывании приказов, что приводило к еще большим временным задержкам. Был высокий процент ошибок, которые приходилось оперативно устранять.

Архитектура решения и масштаб проекта.

Работы по проекту были разделены на 3 этапа.

Первый этап – подготовительный – демонстрация функционала и проверка работоспособности. В первую очередь специалисты ООО «Комплексных систем автоматизации настроили обмен между программами 1С:Университет и 1С:Документооборот для согласования приказов в электронном виде:

1. Установили web-сервер и опубликовали на нем базу 1С:Документооборота, чтобы иметь возможность слать HTTP-запросы.
2. Настроили интеграцию с 1С:Документооборотом на стороне 1C:Университет. 3. Настроили соответствие между объектами 1C:Университета и 1С:Документооборота.
4. Настроили расписание у регламентного задания «Формирование сообщений обмена для интегрируемых систем» в 1С:Документообороте.
5. Настроили расписание у регламентного задания «Интеграция с 1С:Документооборотом – Выполнить обмен данными» в 1C:Университете.
6. Настроили маршрут согласования в 1С:Документообороте.

Каждый приказ проходит определенные этапы согласования, которые необходимо было прописать в виде маршрутов движения документа. Для обеспечения корректной работы информационной системы были введены следующие ограничения: - в документах 1С:Университета используется только один вид приказа; - в приказе могут быть студенты только одного факультета. В зависимости от вида приказа в программе 1С:Университет устанавливается главный маршрут. Далее документ передается в 1С:Документооборот, где движется по маршруту, определяемому в зависимости от подразделения (факультета) и наличию или отсутствию в приказе иностранных граждан.

В 1С:Документообороте созданы дополнительные виды внутренних документов: по одному для главных маршрутов и по одному для маршрутов, где требуется виза международного отдела (если в приказах есть учащиеся – не граждане РФ). Печатные формы были разработаны специалистами ООО «Комплексные системы автоматизации» в соответствии с учетной политикой университета и предоставленными заказчиками шаблонами. Печатная форма открывается в текстовом формате (*.doc, *.docx). Пользователь может редактировать ее и сохранять себе на компьютер с целью дальнейшего прикрепления к документу для согласования. Для переноса документа из 1С:Университета в 1С:Документооборот пользователю необходимо нажать кнопку «Документооборот». Система предложит создать приказ по найденным правилам. Далее нужно прикрепить необходимые файлы и нажать «Зарегистрировать», после чего приказ автоматически отправится по маршруту и вернется в 1С:Университет после согласования.

На втором и третьем этапах было произведено масштабирование системы – разработаны недостающие печатные формы (всего порядка 70 форм) и прописаны маршруты для них.

Далее специалисты ООО «Комплексные системы автоматизации» провели демонстрацию работы системы сотрудникам Омского ГАУ, показали, как создаются приказы и как проходит их согласование.

Особенности и уникальность проекта.

В Омском ГАУ большое количество приказов разных видов. Для реализации проекта были созданы печатные формы (порядка 70 штук) для каждого приказа по шаблонам университета с возможностью самостоятельно менять преамбулу, заголовки и шапку документа в режиме предприятия.

В рамках реализации проекта специалисты «Комплексных систем автоматизации» настроили хранение документов по папкам:
1. Наименование папки определяется в соответствии с канцелярским номером – ищется самый правый символ «\», обозначение правее символа является наименованием.
2. Формируется XDTO-пакет определенного типа, далее ищется основная папка для хранения всех приказов по наименованию.
3. Создается еще один XDTO-пакет, где в критериях указывается «родитель» – прежде найденная папка – и наименование.
4. Если папка найдена, используется она, если нет – создается новая.

Результаты проекта.

После внедрения проекта в Омском ГАУ поменялся подход к организации документооборота. Сотрудники университета избавились от необходимости носить бумажные приказы из кабинета в кабинет, вести длительные переписки с просьбами подправить или добавить информацию. Все необходимые изменения можно внести в форму (при наличии у сотрудника соответствующих прав), они отразятся в приказе. При этом созданный документ защищен от случайных изменений – у него есть статус блокировок. Приказ в формате *.doc, *.docx идет по стандартным, заранее заложенным, цепочкам, без участия человека. Сотруднику на компьютер приходит уведомление о необходимости подписать документ. Ему нужно только ознакомиться с приказом и поставить отметку о согласовании. После того как документ согласован всеми ответственными лицам, он автоматически возвращается в 1С:Университет.

Временные затраты на подписание документов снизились практически в 3 раза. Произошла кадровая оптимизация – до внедрения данного решения работа по формированию и согласованию приказов выполнялась на 8 факультетах (соответственно, были 8 деканов, 8 заместителей деканов), сейчас весь объем ведут 5 сотрудников Единого деканата.

Отзыв заказчика.