Золотые правила деловой переписки!!!

Чтобы не «потерять лицо» компании, ведя деловую переписку, необходимо соблюдать «золотые правила» этики деловой переписки:

1. Письмо всегда начинаем с обращения
2. Указываем понятную тему письма (помогаем получателю, указав в заголовке необходимое действие: Ознакомиться/Согласовать/Выполнить до 15-00 25 апреля)
3. Перед отправлением необходимо проверить орфографические, пунктуационные, речевые ошибки
4. Письмо должно быть структурировано (Воде НЕТ!)
5. Используем критерии SMART при описании задачи в письме
6. Используем деловую лексику (без метафор и жаргонизмов)
7. Проверяем, что все вложения имеют понятные названия (не ABC.doc, а смета проекта ABC.doc)
8. Проверяем, что прикрепили все заявленные файлы
9. Если файлы есть в письме, то обязательно пишем, что есть прикрепленные файлы (такой ход поможет избежать ситуаций, когда вы отправляете письмо, а файл не прикрепляется; получатель, прочитав письмо и не обнаружив вложенный документ, может оперативно отреагировать и написать вам, что прикрепленные документы, которые вы обозначили в письме, отсутствуют).
10. Ещё раз проверяем, что все файлы прикрепили
11. Никогда не удаляем переписку. Один из самых важных пунктов. Историю сообщений никогда не стоит удалять, так как письмо – это документ. В случае необходимости надо иметь возможность всегда поднять историю переписки. (Радислав Гандапас, например, даже включил просьбу не удалять историю переписки в свою подпись.)
12. Указываем в адресатах письма Кому, только тех людей, кто должен отреагировать на ваше письмо.
13. Указываем в адресатах письма Копия, Скрытая копия, людей, которым это письмо нужно для информации.
14. При ответе на письмо (особенно если адресатами являются 20+ человек), хорошо думаем стоит ли нажимать Ответить всем/Reply to all или будет достаточно ответить только автору письма.
15. Отправляем письма и ждём на них ответ только в рабочее время

Теперь поговорим о смс в мессенджерах.

14 правил общения в мессенджере

Общие правила

1. Когда мне уже ответят?

Отправка сообщения в мессенджере происходит быстро, а вот получение ответа может занять время. Даже если сообщение прочитано, не нужно ждать, что вам ответят сразу же. Собеседник может быть занят, не в настроении, не иметь нужной информации для ответа. Он может вообще уйти в офлайн, чтобы подумать. Это неприятно, но обижаться не стоит.

Напомните о сообщении через несколько часов и через сутки. Если ответ нужен срочно, то лучше позвонить собеседнику.

2. Можно вообще не отвечать?

В идеале время между получением сообщения и ответом должно быть небольшим (не более суток), чтобы собеседник не подумал, что вы его игнорируете. Мессенджеры подразумевают более быстрый ответ, чем почта. Но если вы получили сообщение и не можете или не хотите на него отвечать, то просто напишите, что вы его видели, но вам нужно время. Хуже всего скрываться и делать вид, что вам ничего не приходило.

3. А ночью нормально писать по работе?

Если можете не писать в это время, то лучше вообще не пишите. Позвольте собеседнику не вздрагивать ночью от уведомлений. Если вы всё-таки пишете ночью и в выходные, то стоит учитывать, что человек не готов вам отвечать. Ну и сами отключайте уведомления в это время.

4. Можно ли всю работу перенести в мессенджер?

Рабочие вопросы сегодня решаются быстро, и обсуждение дел, естественно, перетекло в мессенджер. Но из-за обилия переписок какие-то вопросы могут просто затеряться, так что схемы, планы и отслеживание результатов лучше оставить в таск-менеджере или в почте.

5. Почему они обижаются на стикеры?

Смайлы, стикеры, эмодзи — это способ выражения наших чувств в переписке. Но иногда при общении их достаточно трудно интерпретировать. Выбирайте стикеры и смайлы, одинаково понятные и вам, и собеседнику.

С другой стороны, именно стикеры и эмодзи позволяют избавиться от большого количества слов и передать эмоцию. Отсюда простой вывод: всегда учитывайте знания собеседника о теме переписки и его погружённость в тему стикеров и эмодзи.

6. Как отозвать сообщение?

Прежде чем отправлять сообщение, перепроверьте его. Особенно если пользуетесь автозаменой. Сколько отношений было разрушено, сколько сделок сорвалось из-за глупых ошибок и автозамен! В некоторых мессенджерах можно редактировать сообщения, но всегда есть риск, что вы сами не успеете заметить ошибку до появления отметки о прочтении.

И не путайте окна диалогов. Правда. Это старо как мир, но стоит прочесть ещё раз заголовок чата. Вдруг вместо своего бро вы напишете начальнику?

7. Можно писать БОЛЬШИМИ БУКВАМИ?

В интернете ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ — это крик. Если вы не кричите, то не стоит писать капсом. Можно сделать исключение, только если вы общаетесь со слабовидящими людьми.

8. Как сообщать плохие новости?

Плохие новости и критику стоит перенести из мессенджера в реальное общение. Особенно если вы несдержанны в словах. Всё, что вы напишете, может быть заскринено и использовано. Потом будет очень стыдно.

9. Почему некоторых бесят аудиосообщения?

Аудиосообщения очень удобны, и в мессенджере позволяют стать ближе к собеседнику, но пока они вызывают очень смешанные чувства у разных пользователей. Лучше заранее уточнить у собеседника, нравится ли ему такой формат.

Постарайтесь не записывать аудиосообщения в метро и на шумной улице. Учтите и то, что собеседник не всегда может прослушать аудиозапись, например, если он находится в офисе и наушники не под рукой. Какие-то важные вещи — адреса, инструкции и прочее — лучше сообщать в тексте.

Если записываете голос и время позволяет, то лучше отправить одно длинное сообщение. Согласитесь, что 10 коротких голосовых сообщений слушать неудобно.

Правила поведения в групповых чатах

10. Можно не соблюдать правила чата?

В нашей жизни становится всё больше групповых чатов: офисных, родительских, чатов жильцов новостроек. И это проблема. После входа в публичный чат представьтесь участникам (если там, конечно, не коллеги, которые вас и так хорошо знают). Внимательно ознакомьтесь с правилами чата: иногда некоторые темы запрещены для обсуждения.

11. Как зайти в групповой чат?

Не стоит начинать диалог с лаконичного «Привет» и ждать на него ответа. При появлении незнакомого человека в групповой переписке не забывайте представиться.

12. Как не отвлекаться на групповые чаты?

Если в данный момент никакая важная проблема не обсуждается, чат можно проверять один раз в день. Не стоит каждые пять минут заходить в мессенджер, чтобы проверять одну и ту же переписку.

13. Можно поменять тему, если все вокруг скучные?

В групповом чате всегда есть соблазн устроить длительную переписку или отойти от темы (оффтоп). Не стоит этого делать.

Хотите поделится фотографией своего ребёнка? Просто отправьте личным сообщением, групповой чат родительского комитета не лучшее место для этого.

14. А если мне только спросить?

Учтите, что в групповом чате уже шла переписка до вашего прихода. Если вы хотите что-то спросить, возможно, стоит подумать о встроенном поиске по сообщениям в чате.