Приобретение ТМЦ за наличный расчет

В преддверии новогодних праздников поговорим о подотчетных суммах. Конечно же, в основном большинство расходов носит плановый характер, и поставки запасов проходят по договорам и оплачиваются по банковским счетам. Но ситуации приобретения необходимых товаров, услуг за наличный расчет имеют место быть.

Какие могут быть нюансы?

1. Дефектные оправдательные документы. Ксерокопии, не пробивается ИНН, данные чека или БСО, то есть документы выглядят сомнительно. Бухгалтер не может не принять документы от сотрудника, но обязан указать на этот факт руководителю и предупредить о налоговых последствиях. Если руководитель утвердит расходы, то в налоговом учете их не принять и удержать НДФЛ (Письмо Минфина России от 05.03.2021 N 03-03-07/15819).

2. Оплата по банковской карте не сотрудника. Если это банковская карта супруга или супруги, то все хорошо, есть разъяснения в Письме Минфина России от 18.11.2021 N 03-03-07/93276. А если нет, то дополнительно нужен к авансовому отчету документ, подтверждающий, что подотчетник этому лицу расход возместил – расписка владельца банковской карты.

3. Вычет НДС по кассовому чеку. Самый спорный вопрос. НДС в чеке есть, а счета-фактуры нет. Проверяющие постоянно напоминают, что в этом случае нельзя вычитать входной НДС, что вычет НДС без счетов-фактур предусмотрен исключительно для командировочных расходов, а во всех остальных случаях чек контрольно-кассовой техники основанием для выделения и вычета входного НДС не является (Письмо Минфина России от 31.08.2022 N 03-07-11/84844). У судов другая позиция, совершенно противоположная - Налоговый кодекс не содержит запрета вычитать НДС без счета-фактуры, поэтому кассовый чек может являться основанием для вычета НДС (Постановление Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 N 17718/07). При условии, что товары были оприходованы, и что они предназначались для облагаемой НДС деятельности. Из последней арбитражной практики - постановления АС Поволжского округа от 03.04.2023 N Ф06-1213/2023, от 19.07.2022 N Ф06-20227/2022. Речь практически всегда идет о приобретении ГСМ, поскольку это видимо самые крупные суммы, которые приводят к таким налоговым спорам. Поэтому если складывается ситуация с вычетом НДС по кассовому чеку, то будьте готовы отстаивать свое право в суде.

4. Если суммы в подотчет выдаются авансом, то необходимо контролировать срок возврата или отчета по расходам. Стандартно это 3 дня, но организация может установить любой срок и если это будет достаточно большой срок, то у проверяющих могут возникнуть вопросы и желание переквалифицировать такие выдачи в подотчет в заем своему работнику.

В ходе годовой инвентаризации, в том числе проверяются и расчеты с подотчетными лицами.

А аудиторы выделяют следующие типовые ошибки расчетов с подотчетными лицами:

· выдача денежных средств работникам, не являющимся подотчетными лицами;

· некорректное оформление кассовых документов, авансовых отчетов и приложений к ним;

· признание расходов в налоговом учете, документально не обоснованных или не предусмотренных НК РФ;

· выдача денежных средств под отчет работникам взамен оформления договора займа;

· расходы, произведенные подотчетным лицом, не соответствуют назначению выданных под отчет денежных средств.

Минимизировать риски поможет наличие в организации регламента по работе с подотчетными лицами, создать который помогут материалы СПС КонсультантПлюс:

Форма: Положение о расчетах с подотчетными лицами (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}

Готовое решение: Как составить инструкцию (приказ) по порядку расчетов с подотчетными лицами (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}

Материал подготовил эксперт по бухгалтерскому учету ИЦ «ИСКРА» Бадьина Елена