Предоставление отпуска без сохранения заработной платы задним числом
В кадровой практике могу случаться ситуации, когда работник отсутствует на работе без предупреждения, но никаких оправдательных документов при этом у него нет. После его выхода на работу работодатель готов закрыть неявки отпуском без сохранения заработной платы. Законом, конечно, такая ситуация не предусмотрена, но все ли так безнадежно?
«Прикрываем» прогул
В ситуации прогула оформление этого дня «без содержания» для работника однозначно более выигрышный вариант. Во-первых, нет пятна на трудовой репутации. Да, работодатель не обязан по каждому нарушению привлекать работника к дисциплинарной ответственности, прогул можно и простить. Но сам факт прогула не лучшим образом характеризует поведение работника. Если он снова провинится, то это может быть учтено для оценки предшествующего поведения работника, его отношения к труду.
Во-вторых, время прогула полностью исключается из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ч. 2 ст. 121 ТК РФ). А вот из отпуска без сохранения заработной платы только период свыше 14 календарных дней исключается из стажа на ежегодный отпуск (ч. 1 ст. 121 ТК РФ).
Работодателю при такой замене может быть спокойнее, так как снимается повод для конфликта.
Бывает, что у работника причины отсутствия уважительные, но оправдательных документов нет либо они не позволяют перекрыть неявку другим видом отсутствия. Например, возможны такие ситуации, когда работник рано утром отвозил супругу в больницу, ждал завершения операции, решал бытовые вопросы, связанные с пребыванием в стационаре, или работница уехала в другой город ухаживать за больным одиноким родственником и т.д.
Эти случаи нельзя однозначно отнести к прогулу, поскольку прогул – это отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
Дело осложняется тем, что в законе нет какого-либо закрытого перечня уважительных и неуважительных причин отсутствия. Это оценивает работодатель исходя из конкретных обстоятельств. И в приведенных примерах работодатель может счесть их уважительными. Но что должно появиться в табеле взамен «неявок по невыясненным причинам» в таком случае? Поэтому работодатели идут по пути наименьшего сопротивления и предлагают вариант с отпуском без сохранения заработной платы.
Одновременно решается вопрос с учетом этих дней в стаже для ежегодного отпуска. Из стажа исключается время отсутствия работника на работе без уважительных причин. А что делать с уважительными - в ст. 121 ТК РФ не указано. Включать их полностью как «время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха»? Так ни одним из этих документов не предусмотрено отсутствие по уважительным причинам. А вот про отпуск без сохранения заработной платы все понятно.
Вовремя не поступило заявление
Еще один случай: работник-льготник имеет право на предоставление отпуска без сохранения заработной платы, но по какой-то причине письменное заявление не подал.
Самовольный уход в отпуск не может рассматриваться как прогул, но лишь когда работодатель незаконно отказал в его предоставлении.
А бывают «пограничные» ситуации: работник-льготник присылает заявление в мессенджер или на электронную почту, потому что нет времени сделать все правильно. Например, когда работник повез супругу не просто в больницу на плановую медицинскую процедуру, а внезапно и в роддом.
С одной стороны, такое сообщение не является письменной формой заявления, предусмотренной ч. 2 ст. 128 ТК РФ. В то же время причины неподачи заявления действительно уважительные и право на отпуск без сохранения заработной платы налицо (работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы до пяти календарных дней в случае рождения ребенка, ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
На основании полученного от работника сообщения нельзя сразу оформить приказ об отпуске без сохранения заработной платы. Поэтому данный вопрос откладывается до возвращения сотрудника на работу и подачи им «настоящего» письменного заявления.
Как правильно это сделать?
Итак, работодатель и работник договорились на время уже состоявшегося отсутствия работника оформить ему отпуск без сохранения заработной платы.
Закон прямо не регулирует порядок оформления отпуска без сохранения заработной платы на уже прошедшие дни. На практике обычно поступают следующим образом (что прямо законом не запрещено). Прежде всего получают от работника письменное заявление. Оно необходимо во всех случаях предоставления отпуска без сохранения заработной платы. Трудовое законодательство не предусматривает оформления каких-либо кадровых документов задним числом. Поэтому заявление работник датирует текущим числом (днем его подачи), а в тексте указывает даты фактического отсутствия (то есть прошедшие).
Текст заявления выглядит не совсем логично (работник просит отпуск, который уже использовал), но именно такими формулировками оперирует ст. 128 ТК РФ («предоставлен отпуск без сохранения заработной платы», «предоставить отпуск без сохранения заработной платы»).
Заявление регистрируется в установленном у работодателя порядке.
На основании этого заявления издается приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Дата его издания – текущее число, а период отпуска – фактический. При ознакомлении с приказом работник тоже проставляет текущую дату.
Приказ регистрируется в установленном у работодателя порядке.
Далее вносятся изменения в табель учета рабочего времени. Если этот документ уже подписан и отчетный период закрыт, то оформляется еще один табель на данного работника (тоже текущим числом).
Сведения о предоставленном отпуске без сохранения заработной платы отражаются в личной карточке (если работодатель продолжает вести личные карточки).
Материал подготовил эксперт по кадровым вопросам ИЦ «ИСКРА» Ледышева Ольга