НДФЛ с оплаты проезда и проживания в командировках
В хозяйственной жизни предприятия часто возникает потребность отправить специалиста в командировку или привлечь специалиста из другого города.
Если это сотрудник компании, то вопрос решается оформлением командировки и компенсацией командировочных расходов.
Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, гарантируется ст. 166 ТК РФ. Вопросы по перечню и суммам возмещаемых командировочных расходов решаются закреплением этих норм и правил в коллективных договорах или локальных нормативных актах.
Налоговая база для обложения НДФЛ возникает, если возмещаемые расходы превышают установленные нормативы или не входят в перечень по ст. 217 НК РФ.
Так, норматив по суточным установлен:
- 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России;
- 2 500 руб. за каждый день нахождения в командировке за границей;
- в размерах, установленных актом Президента РФ и (или) Правительства РФ, за каждый день нахождения в командировке на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры.
Компенсация расходов на проезд - это:
- расходы на проезд до места назначения и обратно;
- сборы за услуги аэропортов;
- комиссионные сборы;
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
- расходы на провоз багажа.
При возмещении расходов на проезд и проживание тоже могут возникнуть базы по обложению НДФЛ:
- компенсация транспортных расходов при отсутствии подтверждающих документов;
- компенсация расходов на проживание при отсутствии подтверждающих документов или их неверном оформлении свыше нормы:
- 700 руб. за каждый день командировки на территории России;
- 2 500 руб. за каждый день командировки за границей.
- расходы за услуги бизнес-залов в аэропортах - Письмо от 26.02.2025 N 03-04-05/18534;
- расходы на питание, выделенные отдельной суммой в расходах на проживание;
- поскольку расходы возмещаются в порядке, предусмотренном коллективным договором или ЛНА, то расходы за пределами таких рамок формируют доход, облагаемый НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
У контролеров могут возникать вопросы к экономической обоснованности расходов. Например, расходов на перевозку багажа весом свыше установленных транспортными предприятиями предельных норм. Трудовой кодекс РФ и Положение о служебных командировках не содержат ограничений в отношении норм провоза багажа. При направлении работника в командировку ему возмещаются расходы на проезд, а также иные связанные с командировкой расходы, произведенные с разрешения работодателя. Работодатель должен компенсировать такие расходы, если такая обязанность работодателя закреплена в коллективном договоре или локальном нормативном акте и расходы одобрены руководителем. Но такие расходы будут отнесены к иным расходам и сформируют базу для НДФЛ.
Если с возмещением командировочных расходов сотрудникам более-менее понятно, то с проездом и проживанием физлиц, привлеченных по ГПД, возникают вопросы.
Минфин России придерживается позиции, что такого дохода, как суммы возмещения организацией физическим лицам, являющимся исполнителями по гражданско-правовым договорам, стоимости проезда к месту выполнения работ по таким договорам, питания и проживания в данном месте, в перечне необлагаемых доходов нет. Поэтому нужно заплатить НДФЛ в общем порядке - Письмо от 28.09.2020 N 03-04-06/84695.
Перечень доходов, освобождаемых от НДФЛ, содержится в ст. 217 НК РФ. Чиновники подчеркивают, что от налога могут быть освобождены только законно установленные компенсационные выплаты.
А если физическое лицо, с которым заключен ГПД, применяет НПД, а организация компенсирует ему транспортные расходы и расходы на проживание, то, по мнению Минфина России, это относится к признакам трудовых отношений - Письмо от 31.01.2025 N 03-04-06/8582.
Таким образом, компенсация расходов по проезду, по найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных), характерна для трудовых, а не гражданско-правовых отношений. Поэтому оплачивать такие расходы физлицу на НПД опасно для организации - переквалификацией отношений в трудовые.
Подробнее с налогообложением командировочных расходов сотрудников можно ознакомиться в фирменных материалах СПС КонсультантПлюс: