Специалист по делопроизводству

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту.

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Делопроизводитель — сотрудник, который занимается оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей. Можно также использовать профстандарт №1044.

Обязанности делопроизводителя:

— анализировать и поддерживать в актуальном состоянии локальную нормативную базу организации, определять ее соответствие действующим нормативным правовым актам РФ по документационному обеспечению управления;
— проверять документы, которые разрабатывают в компании, на соответствие стандартам оформления;
— разрабатывать методические указания по документационному обеспечению и унифицированные формы документов, которые используют в деятельности организации;
— сортировать и регистрировать входящую и исходящую документацию;
автоматизировать системы документационного обеспечения предприятия;
разрабатывать требования и критерии информационно-поисковых систем, определять структуру баз данных документов, формирующих документопоток компании;
— контролировать и отслеживать сроки исполнения документов и поручений руководства предприятия;
— организовывать текущее хранение документов, формировать дела и их архивное хранение;
— контролировать сроки хранения документов, участвовать в работе экспертной комиссии, организовывать утилизацию документов с истекшими сроками хранения.

Чтобы успешно справляться с обязанностями, делопроизводитель должен:

1) Знать законы и отраслевые акты, которые регулируют системы делопроизводства;
2) Уверенно пользоваться компьютерными программами и оргтехникой;
3) Уметь работать с деловыми бумагами — оформлять, вести реестры, архивировать.

Но, кроме специальных знаний и навыков, специалисту по делопроизводству потребуются такие черты характера, как: пунктуальность, ответственность, организованность, умение планировать и следовать намеченным планам, усидчивость, умение работать в режиме многозадачности, умение концентрировать внимание, умение расставлять приоритеты, стрессоустойчивость, коммуникабельность.

Открытые вакансии в Москве:

— Арбитражный суд Московской области

— Росрезерв

— ООО Транснефть Финанс

— Московская школа программистов

— ООО ПрофАудитКонсалт и тд.

В среднем заработная плата — 35 000, но зачастую обязанности делопроизводителя выполняют совместно с другими, поэтому зарплата зависит от количества выполняемой работы.