Гибридный офис VK: новый формат для нового времени

В компании VK проанализировали обратную связь от сотрудников и пришли к новому для российского рынка формату. Теперь компания предлагает командам работу в режиме гибридного офиса. Как внедряли новый формат и с какими трудностями столкнулись сотрудники компании VK, рассказала лидер проекта Анастасия Печатникова — заместитель вице-президента по персоналу и образовательным проектам VK.

— Как появился гибридный офис?

— В марте 2020 года из-за пандемии вместе с другими компаниями мы перешли на удалённую работу. Мы прожили в дистанционном формате больше года. За этот период случилось много всего интересного и зачастую сложного.

Во-первых, новый формат жизни был непростым для всех. Важно было быстро к нему адаптироваться. Чтобы понять, что происходит с сотрудниками и чем мы можем помочь, начали проводить регулярные пульс-опросы. Замеры показывали, что по истечении года на удалёнке стал расти уровень стресса, на это повлиял целый ряд факторов. Один из них — резкое и длительное отсутствие привычного живого общения. Второй, не менее важный, — смещение границ рабочего времени. Ведь при дистанционной работе люди, сами того не замечая, начинают работать с момента пробуждения и до момента отхода ко сну. Обстановка к этому вполне располагает: компьютер и телефон с мессенджерами и почтой всегда под рукой. И как следствие — снижается физическая активность, которая выполняет очень важную роль в поддержании здорового эмоционального и физического состояния человека. Совокупно эти факторы начали усиливать выгорание сотрудников.

Во-вторых, стали отмечать, что после года удалёнки начала постепенно снижаться эффективность сотрудников. Примечательно, что сразу после перехода на дистанционный режим картина была обратная — произошёл всплеск производительности. Это нас приятно удивило и даже немного успокоило, поскольку мы переживали, как новая реальность скажется на эффективности сотрудников. Однако вскоре стало понятно, что невозможно повышать свою эффективность бесконечно и бежать со спринтерской скоростью целый марафон. После того как мы прошли такой пик, показатели эффективности планомерно начали снижаться. Мы поняли: пора предпринимать меры.

Третье: было довольно сложно организовывать в новых удалённых условиях творческую работу. А ведь залог успеха наших бизнес-проектов — это в том числе инновационные решения, которые создаются в первую очередь благодаря постоянной личной совместной работе и мозговым штурмам. В пандемию мы были вынуждены такие форматы перевести в онлайн, но это оказалось совсем не так эффективно, как раньше. У людей стали ослабевать социальные связи, они стали меньше вовлекаться в подобные активности. Поэтому оставалось только догадываться, сколько прорывных идей и решений мы могли упустить.

Анализируя всё это, через год мы решили: пора перестраивать формат рабочей жизни. Стало очевидно, что к тому, как было раньше, мы уже не вернёмся. Но и то, как есть сейчас, нам тоже больше не подходит.

— Как проходил процесс перехода и с какими сложностями вы столкнулись?

— Вначале мы детально проанализировали зарубежную практику. Я считаю, что залог успеха — не изобретать велосипед там, где этого не требуется, а также не повторять чужих ошибок.

Следующий очень важный этап — адаптация имеющихся на рынке наработок под наши потребности. Мы наложили лучшие мировые практики на запросы и ожидания сотрудников. Например, наши коллеги к концу первого дистанционного года оценили преимущества удалённой работы и открыто говорили, что не готовы в будущем попрощаться с этой гибкостью. Мы учли всю обратную связь и создали собственную уникальную концепцию гибридного офиса, которая напрямую отражала запросы именно нашей команды.

Следом мы принялись за подготовку к внедрению — этот этап занял больше всего времени. Нам нужно было разработать, внедрить и протестировать всю инфраструктуру, перестроить офисные пространства. В марте 2021 года, когда мы пришли к потребности организовать гибридный офис, на рынке не было достойных и отвечающих нашим требованиям продуктов. Нам повезло, что разработка IT-решений — по сути, профиль нашей компании, поэтому оставалось только сформулировать целевое видение системы и запустить в разработку.

В ходе подготовки к внедрению не менее важной задачей было донести до каждого сотрудника, как конкретно он будет жить и работать в новых условиях. Ведь новый формат предполагал концептуальное изменение привычной рабочей жизни. Для коммуникации мы использовали все возможные и доступные нам информационные каналы: таунхоллы, рассылки, лендинги, чат с цифровым ассистентом, помощь HR-бизнес-партнёров и руководителей.

И всё равно, несмотря на всю масштабную подготовительную работу, как только мы перешли к новому формату, у коллег сразу возникла масса вопросов. Ведь в теории всё понятно, а на практике всё происходит иначе. Как понять свой график, могу ли я поехать в путешествие и насколько, если при этом буду работать, как организовать работу команды в новых условиях… Прояснить нужно было многое. В тот период HR и руководителям было тяжело, нас сносило лавиной вопросов и нестандартных ситуаций. Мы налаживали работу несколько месяцев. И когда понимание процессов улеглось — всё уже пошло по накатанной.

— Есть ли данные, как гибридный офис повлиял на сотрудников и кандидатов?

— Если говорить о сотрудниках, нам удалось повысить их лояльность, о чём свидетельствует наш опрос вовлечённости, который мы провели после внедрения гибридного офиса: 89% сотрудников отметили, что удовлетворены условиями работы. Они чувствуют себя безопасно, им комфортно работать и нравится организация рабочего места. Мы не лишили их гибкости в работе, которая стала важна после года на удалёнке, а, наоборот, предоставили больше возможностей для выбора.

Кроме того, мы отметили снижение текучести по причинам релокации или неудобного графика работы. Например, последние два года у людей всё чаще возникало желание переехать в тёплые регионы в тот же зимний период, а иногда и насовсем. До пандемии мы вряд ли бы пошли навстречу, потому что на тот момент это не было для нас массовой и регулярной практикой. Тогда это бы вызвало много опасений у руководителей, поскольку мы на тот момент не понимали, как организовать работу в распределённой команде, как сохранить единство коллектива, как не потерять эффективность в таких условиях и многое другое. Опыт удалёнки помог нам ответить на все эти вопросы, и благодаря гибридному офису от нас перестали уходить люди, у которых есть потребность переехать в другой регион или просто иметь возможность много путешествовать.

Если говорить о внешнем рынке и кандидатах, то с введением гибридного офиса мы получили дополнительное преимущество в конкуренции с лидерами рынка за лучшие умы. Мы предоставили кандидатам возможность гибкости и автономности в работе у нас, по сравнению со многими компаниями, которые, несмотря на изменившиеся рыночные условия, продолжают жить в допандемийном формате. Времена поменялись: для разработчиков удалёнка и свобода определения места и формата своей работы стали таким же гигиеническим фактором, как наличие ДМС в компании и рыночная зарплата.

По итогам внедрения мы отметили позитивную динамику найма в VK за 2021 год, по сравнению с периодом до начала пандемии, — показатель вырос на 26%. Срок закрытия вакансий сократился на 16%. Таких результатов удалось достичь с помощью системной и комплексной работы по многим направлениям в HR. На эти показатели влияет масса факторов, в том числе и наш новый гибридный формат работы.

— На лендинге гибридного офиса есть рекомендации по работе в таком формате. Следить за чатами, планировать встречи заранее, не бояться вести диалог. А какие рекомендации для HR-специалистов можете дать вы?

— Если говорить про внедрение гибридного офиса, то, помимо того что обсудили ранее, отмечу несколько ключевых моментов отдельно:

1) Необходимо глубоко проанализировать практику на рынке и понять, как перестроить и адаптировать её под вас. Не нужно копировать, это, скорее всего, не приведёт к позитивному результату. Учитывайте при этом состав людей в компании и корпоративную культуру.

2) Важно глубоко и основательно проработать и снять страхи людей, потому что каждый из нас настороженно относится к любым переменам. Этот момент надо предвосхитить и дать людям максимум информации, показывая на деле, что изменения будут только в плюс.

3) Решения по изменениям должны исходить не только от HR, а в первую очередь — от руководства компании.

4) Решения должны быть комплексными, то есть по всем сферам, затрагивающим устройство рабочей жизни компании, ведь гибридный офис — это не только про место работы (дома/в офисе), а в первую очередь про обновление культуры и подхода к работе: новый тип организации процессов в распределённых командах, новые подходы во взаимодействии сотрудников и к контролю их эффективности и так далее.

Что же касается в целом HR-специальности и особенностей работы в пандемию, я вижу, что в сфере HR сильно растёт текучесть. Именно наши коллеги сейчас особо быстро выгорают. Людям на удалёнке и в периоды турбулентности нужен контакт с живым человеком, они идут за поддержкой и решением вопросов (коих за последние годы стало в разы больше) именно к HR, и порой кажется, что этот поток запросов бесконечен. Как следствие — объём задач растёт в геометрической прогрессии, коллеги работают нон-стоп без возможности самим попереживать из-за постоянных изменений или хотя бы просто переключиться. Ведь от HR ожидается, что именно они будут 24/7 тем самым островком спокойствия, уверенности и постоянной поддержки для людей, хотя сами нуждаются в этом не меньше остальных.

Также поделюсь рекомендациями, которые мне помогают справляться и не допускать выгорания.

Во-первых, я рекомендую вести жёсткий контроль своего рабочего расписания. Зафиксируйте начало и конец рабочего дня, несмотря на то что работаете дома. Не нужно приниматься за рабочие задачи сразу же, как только проснулись. Дайте себе время, спокойно позавтракайте, пообщайтесь с близкими, нельзя себя лишать важных ритуалов. Такие же рекомендации распространяются и на окончание рабочего дня. Соблазн уйти в ночь с рабочими делами очень велик (особенно если нет никаких других важных дел), но в длительной перспективе это будет иметь только негативный эффект, поскольку организм не успевает восстановиться и переключиться.

Во-вторых, важно соблюдать своё расписание хобби. Хобби должно быть обязательно. Многим кажется, что это пустая трата времени, но на самом деле любые увлечения человека, будь то фитнес, музыка, плавание — что угодно, принесут столько энергетического заряда, откуда взять его практически больше негде. Такие увлечения, а особенно сопряжённые с физической нагрузкой, запускают механизм, благодаря которому организм получает эндорфины, помогают формировать нейронные связи, а также во многом позволяют раскрывать творческий потенциал, который будет полезен и в рабочей сфере. Но главное — если заниматься хобби на регулярной основе, у вас всегда будут силы и желание идти к новым победам на работе, какими бы изматывающими ни были рабочие будни, поскольку появится постоянно пополняемый источник внутренних ресурсов для этого.

В-третьих, используйте любую возможность провести встречу вживую, потому что монитор не даёт никакого заряда и отдачи, а постоянные созвоны вытянут из вас энергию и ресурсы. При живом же общении происходит обмен энергией между людьми, и это крайне важно для вашего баланса.

Больше о тонкостях работы в таком формате можно посмотреть на сайте гибридного офиса.