Обязательный переход на ЭТрН с сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные при грузовых перевозках по общему правилу должны оформляться в электронном виде. До обязательного перехода осталось меньше месяца, поэтому грузоотправителям, перевозчикам, экспедиторам и грузополучателям уже сейчас необходимо выбрать оператора ИС ЭПД, проверить электронные подписи и протестировать обмен документами.

Важно! Требование распространяется не только на транспортные компании. Оно может затронуть государственных и муниципальных заказчиков, поставщиков, участников закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ, если они фактически выступают одной из сторон перевозки.

Эта статья поможет найти ответы на следующие вопросы

☆ Что такое ЭТрН и зачем она нужна?

☆ Кто обязан перейти на электронные транспортные накладные?

☆ Что необходимо сделать до сентября?

☆ Какие риски возникают при несвоевременном переходе?

☆ В каком случае можно оставить бумажную транспортную накладную?

☆ Как устроен процесс работы с ЭТрН?

Что такое ЭТрН и зачем она нужна

ЭТрН — электронная транспортная накладная, то есть юридически значимый электронный документ, который подтверждает заключение и исполнение договора автомобильной перевозки груза.

ЭТрН является частью системы электронных перевозочных документов — ЭПД. Документы создаются и подписываются участниками перевозки в сервисе аккредитованного оператора ИС ЭПД, после чего сведения передаются в государственную систему ГИС ЭПД.

Переход позволяет быстрее обмениваться документами, исключить потерю бумажных оригиналов, упростить приемку груза и сделать действия грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя прозрачными для всех участников.

С 1 сентября 2026 года электронный формат станет обязательным не только для автомобильных транспортных накладных, но также для заказов и заявок на перевозку, отдельных экспедиторских документов, железнодорожных транспортных накладных и грузовых накладных при воздушных перевозках.

Кто обязан перейти на электронные транспортные накладные

Обязанность определяется не формой собственности, системой налогообложения или участием в закупках, а ролью организации в конкретной перевозке.

Переход касается:

• грузоотправителей;
• автомобильных перевозчиков;
• грузополучателей;
• экспедиторов и клиентов экспедитора;
• организаций и ИП, которые привлекают сторонний транспорт для доставки грузов.

Госзаказчик по 44-ФЗ или заказчик по 223-ФЗ должен участвовать в работе с ЭТрН, если по условиям поставки он является грузоотправителем, грузополучателем, перевозчиком либо стороной транспортно-экспедиционных отношений.

Поставщик по государственному контракту также попадает под требования, если организует отгрузку, передает груз перевозчику или сам выполняет перевозку.

Сам по себе статус участника закупки по 44-ФЗ или 223-ФЗ обязанности не создает. Сначала необходимо определить, кто именно указан сторонами перевозки в договоре, заявке, транспортной накладной и фактической логистической схеме.

Что необходимо сделать до сентября?

Для перехода рекомендуется выполнить короткий чек-лист:

• провести аудит всех сценариев доставки и приемки;
• выбрать оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса;
• проверить КЭП руководителя или ИП;
• оформить МЧД для сотрудников, подписывающих документы;
• предоставить доступ логистам, складу, бухгалтерии и водителям;
• согласовать обмен ЭТрН с перевозчиками, поставщиками и заказчиками;
• проверить роуминг, если контрагенты работают через разных операторов;
• провести тестовую перевозку до 1 сентября.

Закупочные документы об исполнении и приемке контракта продолжают оформляться по правилам ЕИС, а перевозочные документы — через оператора ИС ЭПД.

Какие риски возникают при несвоевременном переходе

Основной риск — невозможность корректно оформить перевозку после начала обязательного применения ЭТрН. Даже если одна сторона готова к электронному обмену, цепочка не будет работать полноценно без перевозчика, грузоотправителя или грузополучателя.

На практике возможны:

• задержка отгрузки и приемки товара;
• отсутствие у водителя корректного QR-кода;
• неподписанная или незавершенная ЭТрН;
• отказ информационной системы принять подпись сотрудника без действующей МЧД;
• споры о времени передачи, состоянии и количестве груза;
• задержка оплаты перевозки или поставки;
• претензии контролирующих органов из-за использования бумаги вне установленных исключений.

В каком случае можно оставить бумажную транспортную накладную

Бумажный формат сохраняется только в специальных случаях, установленных нормативными актами. Для автомобильных перевозок к ним, в частности, относятся отдельные перевозки грузов военного назначения, участие некоторых иностранных контрагентов, каботажные перевозки иностранных перевозчиков ЕАЭС, доставка физическому лицу для личных нужд, отсутствие доступа к интернету, официально зафиксированные технические сбои, перевозка драгоценных металлов и камней.

Важный нюанс: если грузоотправитель и грузополучатель являются одним и тем же лицом, транспортная накладная оформляется на бумаге.

Другая ситуация — организация перевозит собственный груз собственным транспортом для собственных нужд и не заключает договор перевозки со сторонним перевозчиком. В таком случае транспортная накладная, как правило, не требуется вообще. Однако при привлечении экспедитора или сторонней транспортной компании правила меняются.

Не следует самостоятельно признавать ситуацию исключением. До отправки груза необходимо проверить конкретный сценарий перевозки и основание для применения бумажного документа.

Как устроен процесс работы с ЭТрН

↓ схема работы ↓

Актуальные новости — в нашем сообществе. Не забудьте подписаться!

Экспертный центр «ГАРДА»