Как провести мероприятие на чистом воздухе?

Свежий воздух и открытое пространство позволяют провести мероприятие любого масштаба на высшем уровне. Особенно это актуально летом, когда на улице тепло, день длинный и нет никакой необходимости ютиться в закрытом помещении.

Но нужно понимать, что организовать мероприятие под открытым небом достаточно тяжело, что следует уделить внимание различным тонкостям. Именно об этом мы сегодня поговорим в нашей статье.

При проведении мероприятий на свежем воздухе очень важно определить место. Как правило, в качестве такового выбирают главную площадь города, парки, спортивный стадион или прибрежную полосу.

Несомненно, у каждого из этих территорий есть своя «изюминка». Например, на главной площади необходимо перекрывать дорожное движение для проведения какого-либо массового мероприятия.

При организации мероприятий на свежем воздухе необходимо также помнить про все преимущества и недостатки.

Во-первых, стоит помнить, что такое мероприятие практически не ограничено в количестве его участников. Если вы планируете какое-то крупное событие, вам не придется искать больше помещение, чтобы вместить туда 3 тыс. человек. Не нужно продумывать вопросы с вентиляцией, например.

Во-вторых, вы можете располагать какие-либо ваши интерактивные зоны так, как вам удобно. В данном случае вы никак не привязаны к планировке помещения.

В-третьих, не нужно думать про системы вентиляции, так как мероприятие будет проводится под открытым небом на свежем воздухе.

Теперь перейдем к недостаткам организации такого мероприятия.

В первую очередь, не забываем, что погодные условия могут быть непостоянными. И если сегодня вам светило солнце, не факт, что оно будет светить вам и завтра.

Во-вторых, стоимость. Для организации мероприятий на открытой площадке необходимо установить необходимое для вашего мероприятия материально-техническое обеспечение. Например, вы организуете какой-то фестиваль, для которого вам нужны шатры для мастер-классов, фото-зоны, сцена. Если на объекте нет электричества, придется использовать дизель-генераторы.

В-третьих, уборка территории. Необходимо продумать как расположить контейнеры для мусора. Однако, даже с контейнерами, после масштабного мероприятия необходимо будет убрать эту большую территорию. Также после завершения мероприятия нужно как можно оперативнее сложить и увезти с площадки все материально-техническое обеспечение.

В-четвертых, помните о дополнительных затратах на организацию мероприятия. Если ваша площадка достаточно большая, нужно подготовить навигационные таблички, позаботиться о достаточном количестве парковочных мест.

При организации мероприятия под открытым небом, помните о нескольких нюансах:

1. Для проведения мероприятия на свежем воздухе, особенно масштабных, вам необходимо получить разрешение на его проведение.
2. Открытая площадка может вмещать в себя тысячи людей, однако не забывайте о том, что если площадку будет относительна пустая это провал. Поэтому при выборе площадки, старайтесь сразу рассчитать примерное количество участников вашего мероприятия.
3. Если ваше мероприятие проводится где-то за городом, необходимо дать участникам подробную инструкцию как можно добраться до места проведения. При возможности, в зависимости от статуса вашего мероприятия также можно организовать трансфер.
4. Необходимо установить на площадках какие-либо информационные стенды, чтобы участники могли ориентироваться на открытой площадке. Также, если есть возможность, можно установить на площадке волонтеров, которые помогут участникам разобраться в схеме площадки.
5. Рассмотрите возможность расположения парковочных мест поближе к площадке проведения вашего мероприятия, особенно если оно проходит за городом.
6. При возможности организуйте укрытие от дождя. Возможно это будет какой-то шатер, в котором участники смогут укрыться от непогоды. Если мероприятие масштабное и в нем принимают участие тысячи человек, то вы явно не сможете укрыть их от дождя. Поэтому, как правило, собираясь на мероприятие, люди сами готовятся к дождю и берут с собой зонты.

Таким образом, чтобы подготовить мероприятие на открытом воздухе, необходимо продумать все до мелочей. Стоит упустить хотя бы одну деталь, как и вам, и вашим участникам будет на самом мероприятии некомфортно.