Лекция 2. Архивные справочники
Система научно-справочного аппарата (НСА) Государственного исторического архива Чувашской Республики представляет собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов.
Инструкция с ознакомлением с системой НСА к архивным фондам ГИА ЧР через сайт (листай карусель)
Для ознакомления с фондами ГИА ЧР на предварительном этапе, до обращения к документам, предназначен Путеводитель.
Путеводитель – это архивный справочник о составе и содержании архивных фондов, сведения в котором представлены в систематизированном виде.
Инструкция с ознакомлением с Путеводителем по фондам ГИА ЧР (можно просто нажать на надпись, ссылка активна) или листай карусель
Путеводитель по фондам ГИА ЧР состоит из двух томов в трех книгах и был издан в 2016 г. Первый том содержит сведения о фондах за период с XVII по начало XX в. Листай карусель!
Второй том содержит информацию за период с начала XX в. по начало XXI в., а так же сведения о фондах личного происхождения, коллекциях, справочно-информационном фонде и библиографии. Листай карусель!
Фонды в путеводителе систематизированы по отраслевому принципу, вначале располагаются сведения о фондах местных органов управления, затем сведения о фондах правосудия, безопасности, вооруженных сил, статистики, промышленности, учреждений, организаций, предприятий народного хозяйства и культуры.
Внутри подразделов фонды расположены по степени значимости фондообразователя и в хронологической последовательности.
Фонды личного происхождения систематизированы по алфавиту.
К фондам составлены индивидуальные и групповые характеристики. Индивидуальная характеристика фонда включает в себя: название фонда, справочные данные о фонде (номер фонда, объем фонда, крайние даты документов фонда); историческую справку (сведения по истории фондообразователя и фонда); аннотацию документов.
На архивные фонды однородных учреждений составлялись групповые характеристики включающие: типовое наименование группы фондообразователей, справочные данные (количество фондов, количество единиц хранения, крайние даты документов), перечень систематизированных по алфавиту названий архивных фондов со справочными данными по каждому фонду и групповую аннотацию документов.
Впервые в путеводитель были включены характеристики архивных фондов церквей, включающих значительное количество документов, содержащих генеалогическую информацию (ревизские сказки, метрические книги, исповедные росписи, клировые ведомости и др.).
Раздел путеводителя «Справочно-информационный фонд» раскрывает состав литературы, журналов и газет досоветского, советского и постсоветского периодов находящихся на хранении в научно-справочной библиотеке ГИА ЧР, так же путеводитель включает библиографию изданий по истории архива, сборников документов, изданных архивом, электронных изданий и выставок подготовленных на основе документов архива.
Каждый том путеводителя снабжен справочным аппаратом, состоящим из предисловия, перечня архивных фондов, включенных в путеводитель, алфавитного указателя учреждений, организаций и предприятий. Второй том путеводителя дополнительно включает перечень архивных фондов личного происхождения, алфавитный указатель фондов личного происхождения и коллекций.
Таким образом, путеводитель может сориентировать пользователя в том какие фонды необходимо изучать по той или иной теме и какой научно-справочной литературой можно воспользоваться в своих исследованиях.
При работе с фондами не редко возникают вопросы о том, к какому району, уезду, волости или губернии относился тот или иной населенный пункт ранее, какие переименования у него были. Ответы на большинство из подобных вопросов можно найти в изданном в 2020 г. справочнике об административно-территориальном делении «Населенные пункты Чувашской Республики. 1917–2019 гг.». Листай карусель!
Справочник содержит сведения о названиях, категории и составе населенных пунктов и административных единиц, а также об изменениях в административно-территориальном делении, происходивших за 1917–2019 гг. Сведения сгруппированы по селениям, помещены в едином алфавитном порядке.
Можно скачать второе издание справочника здесь.
Определившись с выбором фондов для своей работы, можно приступать к следующему шагу – заказу дел по описям.
Описи являются базовым справочником в системе научно-справочного аппарата.
Опись дел, документов – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета, состоящий из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
Пример описи фонда Ядринской уездной земской управы Казанской губернии (Ф. 16). Листай карусель!
В состав справочного аппарата входят: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов, переводная таблица (в случае переработки описей) и указатели.
В зависимости от вида документов и их носителей составляются отдельные описи дел, документов:
- постоянного хранения;
- по личному составу;
- личного происхождения;
- специальной документации постоянного хранения (научно-технической, аудиовизуальной, электронной и т.п.).
Отдельно следует остановиться на предисловии к описи.
Предисловие призвано помочь пользователю лучше ориентироваться в документах фонда.
Предисловие включает сведения по истории фондообразователя: даты возникновения и ликвидации организации, подчиненность, функции, структуру организации и ее основные изменения.
Предисловие к описи фонда личного происхождения включает историко-биографическую справку о фондообразователе в которой указываются фамилия, имя, отчество, годы жизни, родственные отношения, род деятельности (профессия), служебное положение, звание и т.д.
Вторая часть предисловия – история фонда включает: дату первого поступления документов фонда в архив; их объем и крайние даты; изменения в составе и объеме фонда и их причины.
В третьей части предисловия приводится аннотация состава и содержания документов описи (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию).
В данной части указываются основные принципы формирования единиц хранения, приемы раскрытия содержания документов, особенности описания и оформления единиц хранения. Отмечаются принципы построения описи, особенности систематизации единиц хранения.
В последней части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи.
В архиве проводится комплекс работ, направленных на повышение информационно-поискового уровня описей. К таким работам относятся усовершенствование и переработка описей.
Усовершенствование описи включает уточнение и редактирование заголовков (без изменения систематизации единиц хранения), составление справочного аппарата к описи.
Переработка описи включает уточнение или составление заголовков единиц хранения, их пересистематизацию и составление справочного аппарата к описи.
К переработанной описи в случае изменения номеров единиц хранения, составляется переводная таблица шифров. Переводная таблица отсылает от старых шифров к новым и состоит из вертикальных колонок цифр: слева содержатся номера единиц хранения по старой описи, справа - указываются новые архивные шифры тех же единиц хранения. Переводная таблица помещается в конце описи.
Инструкция с ознакомлением с фондами и описями на сайте
Вариант 1. Листай карусель!
Вариант 2. Если Вы знаете точно какой фонд и опись нужно смотреть. Листай карусель!
Наряду с многообразием документов на бумажном носителе архив обладает обширной коллекцией фотодокументов, содержащих информацию за период с конца XIX в. по 2018 г. Для поиска необходимых фотодокументов в архиве имеется предметно-тематический каталог фотодокументов.
Каталог содержит 31944 карточки, систематизированных по отраслевому принципу в соответствии со «Схемой единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов (СЕК)» (М., 1978). Фотокаталог является частью научно-справочного аппарата архива и оказывает помощь при поиске иллюстративного материала.
Облегчить исследователю поиск необходимой информации могут тематические перечни архивных документов, указатели и обзоры.
К примеру, в ГИА ЧР были подготовлены:
- Тематический перечень архивных документов о строительстве Сурского и Казанского оборонительных рубежей «Трудовой подвиг в тылу»
- Перечень фотодокументов, содержащих информацию по истории, событиям и мероприятиям, связанным с памятными датами Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.
- Тематический перечень архивных документов о жизни и деятельности И.Я. Яковлева
- Межфондовый тематический перечень документов о летчике-космонавте А.Г. Николаеве и др.
Инструкция с ознакомлением тематических перечней документов. Листай карусель!
Свободный, удаленный доступ пользователей к справочно-поисковым средствам позволяет получить сайт Государственного исторического архива Чувашской Республики.
В подразделе «Фонды» электронного каталога в валовом порядке номеров размещены сведения о фондах учреждений и организаций дореволюционного и послереволюционного периодов, фондах личного происхождения и архивных коллекциях с индивидуальными характеристиками и аннотациями состава документов к каждому фонду. Для большинства фондов доступна возможность просмотра электронных образов описей. Инструкцию см. выше.
Раздел сайта «Электронный каталог» позволяет получить доступ к путеводителю по фондам архива, тематическим перечням документов, обзору фондов волостных правлений, списку фондов, хранящихся в здании архива по адресу ул. Урукова 2а.
Электронные издания, подготовленные на основе архивных документов можно посмотреть в разделе сайта «Выставочная деятельность».
Инструкция с ознакомлением с электронными изданиями архива. Листай карусель!
Инструкция с ознакомлением с базой данных по Ревизиским сказками. Листай карусель!
Инструкция с ознакомлением с базой данной по награжденным и реабилитированным. Листай карусель!
Правила оформления требований в читальном зале
В заказе (требовании) должны быть указаны ФИО полностью пользователя, тема исследования, а также № фонда, описи и единицы хранения (дела), его заголовок и количество листов. Кроме этого в заказе (требовании) в читальном зале расписываются пользователь о получении документов и работник читального зала об их возвращении.
Дела, выдаваемые из архивохранилище, должны быть в удовлетворительном состоянии, иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.
Дела выдаются через день.
Не правильно оформленные требования возвращаются.
Образцы оформления заявлений в читальном зале (листай карусель)
Надеемся, что информация была полезной!