Организация мероприятий – легко!

Трудовые отряды старшеклассников это не только уборка социально значимых объектов, но, а также организация мероприятий и их освещение. Таким образом от профильного отряда Медиа Тигры мы отправили нашего капитана на слёт региональной команды Всероссийского конкурса «Большая перемена».

Я смогла взять интервью у Полковниковой Ольги Сергеевны, председателя муниципального отделения «Движения Первых» города Хабаровск, которая дала 10 советов по организации мероприятий.

• Как вы считаете, полезно ли участвовать молодёжи в организации мероприятий и почему?

• Организация мероприятий это про всё и сразу, поэтому я считаю, что для молодёжи важно участвовать в этом и прочувствовать всю эту «кухню» изнутри, для того чтобы быть не просто потребителем, который смотрит на концерт, форум или другое мероприятие, но и также сам прикладывает руку к этому. В организации мероприятий он может быть как и ведущем, так и обычным разнорабочим, который может собирать фотозону или другую декорацию/станцию. Также это учит работать в команде, чтобы вы все вместе были одним механизмом, конечно же учит тайм-менеджменту и самое главное лидерству, стрессоустойчивости и критическому мышлению, для того, чтобы можно было быстро в нестандартной ситуации найти решение. Благодаря организации мероприятий, можно быстро прокачать все эти полезные навыки, которые обязательно пригодятся в жизни.

Итак, мы хотим поделиться 10 советами по организации мероприятий от Ольги Сергеевны:

1. Цель мероприятия. В организации мероприятий важно поставить цель мероприятия, потому что благодаря именно ей мы можем понять для чего нам нужно это мероприятие и что нам нужно для её достижения.

2. Концепция мероприятия. Концепция – это чёткий план событий, которые выходят из цели мероприятия и достигают её. Важно написать полную концепцию мероприятия, чтобы понимать, что нужно добавить или доработать.

3. Площадка для мероприятия. Для разных мероприятий требуется своя площадка, которая может быть как отрытой (площадь, улица и т.д.), так закрытой (какое-то помещение). Важно заранее найти нужную площадку, которая подходит под тип вашего мероприятия и обязательно проверить её. К примеру, проверяя закрытую площадку, нужно убедиться, что из нужного реквизита предоставляется, посмотреть вид помещения и мебели. А если делаете мероприятие на открытой площадке, то обязательно смотрим погодные условия и стараемся выбирать охраняемый объект, во избежание кражи имущества.

4. Распределение обязанностей. Важно понимать, что один организатор не сможет сделать хорошее мероприятие, и поэтому у него должна быть команда, в которой он распределит обязанности между всеми её членами. Также важно на лёгкие задачи не ставит много человек, а на сложные одного, так как они в таком случае будут плохо выполняться или вообще никто не сделает поставленные задачи. Большой ошибкой будет являться большое количество организаторов, у которых нет обязанностей, так как это делает так называемую «грязь» на мероприятии.

5. Связь с ВИПами. В организации мероприятий важных гостей называют ВИПами, к примеру к ним могут относиться приглашённые хэдлайнеры, спикеры и люди, которых должны наградить на этом мероприятии. Очень важно поддерживать с ними связь, так как они могут задерживаться, опаздывать или в худшем случае не приехать, и поэтому важно обговаривать с ними всё до самых мелочей и всё время поддерживать с ними связь, чтобы в случае экстренной ситуации мы могли связаться и обговорить детали этой ситуации.

6. Культурная программа. На любом мероприятии мы можем видеть культурную программу, которая создана для развлечения зрителей и привлечения целевой аудитории этого мероприятия. Важно разработать культурную программу, которая будет не скучной и соответствовать целевой аудитории и тематике данного мероприятия.

7. Закупка сметы. Смета – расчёт предстоящих расходов на осуществление какой-то деятельности, поэтому важно правильно и грамотно рассчитать всё что нужно для мероприятия, прописав каждый пункт до мелочей и назначить людей, которые всё закупят по данному списку. Самое главное не забыть о самых незначимых вещах, потому что именно они могут подвести в ответственный момент. Также не стоит прописывать смету одному человеку, так как он может упустить маленькие, но самые важные детали, и именно по этому смета прописывается самыми ответственными людьми, которые понимают что именно нужно для этого мероприятия.

8. Оформление площадки. Визуал площадки должен привлекать посетителей данного мероприятия, поэтому важно подобрать гармоничное оформление, которое будет отражать тематику проводимого мероприятия. Также важно соблюсти такое правило как: «Лучше не сделать ничего, чем сделать что-то плохо». Это правило подсказывает, что нужно понимать, что если у вас плохие или некачественные украшения, а мероприятие высокого уровня, то лучше вообще его не украшать, так как важно соблюдать гармоничность площадки.

9. Пиар мероприятия. Работа СМИ существенно увеличит количество посетителей вашего мероприятия, поэтому обязательно нужно привлекать СМИ и распространять новость о существовании мероприятия по возможности во всех доступных источниках.

10. Обратная связь. После каждого мероприятия обязательно нужно собрать обратную связь, но её нужно собирать не только с участников мероприятия, но и с волонтёров и всей команды организаторов. Так как для вас на мероприятии может проходить всё хорошо, но волонтёрам или участникам что-то могло не понравиться. Именно через обратную связь, организаторы получают мнение о сделанном мероприятии и понимают, что нужно улучшить или наоборот координально поменять в будущих мероприятиях.

Сейчас вы узнали о 10 советах по организации мероприятий, которые могут вам помочь. Обязательно напишите нам о своём опыте работы на мероприятиях или поделитесь идеями и концепциями мероприятий, которых бы вам хотелось реализовать.

Евгения Шапранова,

фото автора