Рекомендательное письмо / Reference letter
Продолжая бумажно-волокитную тему, поговорим про рекомендательные письма.
В России рекомендации не распространены, хотя, ощущая всю свою многолетнюю древность, вспоминаю времена, когда никто даже не слышал про демо-рилы и свою крутость в полной мере можно было отразить только в резюме (особенно, если бы там значились названия крупных студий, типа "Мельницы"), а для пущей убедительности приложить к нему рекомендательное письмо от бывшего работодателя/режиссера/начальника. Написанное, конечно же, самим аниматором, но наверняка прочитанное и подписанное тем, чье имя стоит в конце письма.
Есть у меня пара таких писем, подписанных аж 10+лет назад и с примерным кратким содержанием: Я, такой-то, даю рекомендацию такой-то, могу охарактеризовать ее как хорошего человека и исполнительного сотрудника, можете смело брать ее к себе на работу, не пожалеете.. Далее телефон и мейл. И все это, примерно, на половину печатного А4. В принципе, это отражало мое тогдашнее понимание рекомендаций и устраивало будущих работодателей. Но времена меняются, как и навыки написания различных документов. Ниже я постараюсь объяснить что же такое "рекомендательное письмо", почему оно может заменить для вас опыт работы в самом начале вашей карьеры и как их правильно составлять, чтобы потом не было мучительно больно :)
Кто может давать рекомендации?
Рекомендацию вы можете получить не только от работодателя, но и от своего преподавателя или от заказчика, который и не является вашим работодателем, по факту. Рекомендацию вы можете получить и от ваших коллег по работе (это прекрасно работает в том случае, если отношения с начальством не сложились, либо, ваша компания давно распалась, и через *дцать лет вы решили раздобыть рекомендации )) И, кстати, рекомендация может быть не только на бумаге (но лучше иметь и ее), но и в онлайн-формате, например, в LinkedIn, где вашу рекомендацию будет очень легко проверить.
Примеры различных рекомендаций с бесплатными шаблонами: https://resumegenius.com/letter-of-recommendation
Для чего нужны рекомендательные письма?
Для начала, определимся с назначением рекомендательного письма. Это совсем не обязательный документ, но при определенных обстоятельствах, может быть вполне официальной бумажкой и сыграть не последнюю роль в вашем трудоустройстве.
Письма пишутся для разных целей:
— подача заявления в западный ВУЗ,
— подтверждение опыта работы (если это нельзя подтвердить официальными документами в виде договора или контракта),
— подтверждение ваших навыков. В подавляющем большинстве рекомендации обязательны при подаче на международную визу (ВНЖ/ПМЖ), а иногда и для тур.визы!
— устройство на работу (на самую первую, на аналогичную или более высокую должность).
Безусловно, от назначения письма будет зависеть и его содержание, но, в целом, структура всех форматов будет схожей.
Отдельно упомяну об устных рекомендациях. Допустим, такая ситуация: ваш хороший знакомый работает на студии, в которую вы хотите попасть, вы подаете туда документы и упоминаете, что ваш друг уже работает в студии.. Тогда потенциальный работодатель обращается к вашему приятелю, чтобы тот охарактеризовал вас и уже от его устных рекомендаций во многом будет зависеть успех вашего попадания на желаемую позицию :))) Многие международные студии изначально в анкете отводят отдельное поле, в котором вы можете указать ваших знакомых, работающих на студии. Они, часто получают бонус, если приводят хорошего работника, а вы повышаете свои шансы на попадание на студию :)).
По этому поводу хочу вспомнить историю из своей жизни, которая случилась, когда я работала на крупной студии. Я была обычным аниматором и отработала там не более года, когда в мою комнату, вдруг врывается ведущий аниматор с круглыми глазами и спрашивает, знаю ли я некую особу? Имя это я слышала впервые, о чем сразу и сообщила )) Оказывается, сестра моей подруги решила устроиться на студию, она была в курсе, что я на ней работаю, хотя лично мы и не были знакомы.. При подаче документов она заявила, что мы являемся чуть ли не лучшими друзьями и что они теперь просто обязаны ее к себе взять :))) В результате все закончилось хорошо, ее взяли, но сама по себе эта ситуация была очень интересной… ))))
Примерное содержание письма:
Тон письма должен быть, в целом, позитивным ( да и вряд ли вам даст рекомендацию работодатель, с которым ваши отношения не сложились)) Нейтральный тон письма встречается чаще, в каких-то официальных справках. Письмо должно отображать субъективное мнение рекомендателя о рекомендуемом, оно не должно состоять из информации, которая подается в дипломе, сертификатах или в резюме. Описание личных качеств и достижений рекомендуемого должно быть подкреплено конкретными примерами.
- Полезная ссылочка с примерами разных форматов рекомендательных писем с пояснениями (примеры в карусели ниже)
- Письмо может писаться как на обычном А4, так и на официальном фирменном бланке, заверенном печатью (если у вас есть возможность получить такую рекомендацию, будет супер, но не все работодатели идут на это :)
- Письмо пишется на том языке, на котором рекомендатель общается. Если он не знает английского языка, то письмо должно составляться сначала на русском, подписываться и только после этого переводиться на английский. Это на случай, если ему решат позвонить и проверить данные письма.
3. Заголовок (например: «Рекомендательное письмо» или на англ. «reference letter»/ «recommendation letter», «справка» или даже «характеристика», в зависимости от содержания).
4. Кому это письмо адресовано (Reference letter – To whom it may concern/ (если адресат неизвестен), recommendation letter – Dear Sir/Madam (конкретный адресат) или просто «Предоставляется по месту требования»).
5. Заполняется на отдельном листе объемом не более 2х страниц. (при возможности, на официальном бланке компании, заверенное печатью, но это не критично).
6. Указать, как долго вы знаете рекомендуемого вами человека и в каком качестве (как студента или как сотрудника), здесь же можно указать детали вашего знакомства (познакомились на таком-то проекте в 2015г. и пр.)
7. Описать обязанности рекомендуемой персоны, и как он (она) с ними справлялась во время упомянутого периода обучения или работы. Обратите внимание, что описание обязанностей часто встречается в описании вакансий, поэтому будет здорово, если в вашей рекомендации будут отражены какие-то обязанности, которые будут перекликаться с той вакансией, на которую вы претендуете.
8. Описать профессиональные качества и навыки, которые сыграли важную роль в процессе обучения, выполнения заданий, проектов или работы. Можно описать и личные качества, если это может быть важно))
9. Указать, почему вы рекомендуете этого человека (для какой-то определенной должности или для обучения..)
10. В заключении предложить предоставить дополнительную информацию в случае необходимости.
11. Подпись. ( Для англ.версии в качестве подписи в конце можно использовать слова Yours faithfully или Yours sincerely. )
12. В конце письма указать должность и контактную информацию (электронный адрес и телефон) рекомендателя).
Отдельно хочу отметить, что будет очень здорово, включить в тело рекомендации данные о вашем рабочем стаже (отработал полных 2 года или столько-то рабочих часов, со ставкой такой-то). Это не обязательно, но может вам пригодиться, например, для подтверждения вашего рабочего опыта, особенно если вы работали не вполне официально, либо работали в качестве фрилансера без договора/контракта (письмо с этими данными может заменить вам тучу документов из налоговой и бухгалтерии). Если вы не хотите светить цифрами для будущих работодателей, то попросите подписать 2 версии письма с этими данными и без. Поверьте мне, если вдруг вы когда-нибудь столкнетесь с таким вопросом, то будете очень рады наличию у вас данных бумажек, особенно, если ваше место работы уже закончит свое существование и контакты с сотрудниками будут утрачены :) В любом случае, уходя с вашего места работы, постарайтесь раздобыть как можно больше документов (официальным путем, конечно))), подтверждающих ваш опыт: выписки со счета, зарплатные листы, количество отработанных часов и пр. Попросите оставить вам рекомендации в LinkedIn или возьмите бумажные рекомендации от коллег и начальства. Если вы работаете удаленно, то при подписании контрактов/договоров, просите прислать вам подписанную и заверенную печатью копию (очень часто вы отправляете документы со своей подписью и работодатель не возвращает подписанные документы обратно). Возможно, это вам и не пригодится, но если понадобится, вы будете во всеоружии :))
Что не рекомендуется писать в письме:
- Во-первых, не стоит писать письмо по шаблону, не учитывая цель рекомендательного письма. Письмо для получения гранта будет отличаться от того, которое вам понадобится для поступления на одну из учебных программ в университет.
- Во-вторых, не нужно фокусироваться на контексте (подавать много информации об обстоятельствах знакомства работы с кандидатом). Лучше – подробно описать достижения и личные качества кандидата.
- В-третьих, лучше не включать в текст письма необоснованную похвалу кандидата. Если вы не можете подтвердить что-либо примером или конкретным фактом – лучше не упоминайте об этом.
- В-четвертых, не нужно рассказывать о событиях и достижениях кандидата, которые произошли много лет назад: создается впечатление, что в недавнем прошлом кандидат ничего не достиг, не развивался и самосовершенствовался, поэтому и упоминать не о чем.
- И самое главное!! Никогда не переписывайте тексты рекомендаций у знакомых или где-то с шаблонов в интернете. Это реально очень заметно и вы можете попасть не совсем в приятную ситуацию (например, это реальная история, которая произошла со мной где-то лет 9-10 назад. После того, как мой коллега увидел у меня подписанную рекомендацию, текст ее ему очень приглянулся и он попросил разрешения переписать его себе. Текст он переписал, а контакты поменял на своего текущего работодателя. Всё бы ничего, да через какое-то время, придя на собеседование и показывая свои документы (резюме, рекомендации и пр.), мой интервьюер ехидно заметил, что где-то уже видел эту рекомендацию, что выставило меня в крайне негативном свете)) Оказывается, мой бывший коллега тоже пробовал устроиться в эту компанию, соответственно, его письмо было прочитано)). Текст должен составляться под каждого человека индивидуально. Есть, конечно, шаблонные фразы, речевые обороты и т.п. Их использование не возбраняется :))
Заключение
В заключение, хочу еще раз напомнить, что культура рекомендательных писем в России совершенно не развита и они не имеют никакой юридической силы, но это не значит, что их не нужно составлять )). Например, некоторые мои знакомые искренне расстраиваются, понимая, что у них нет рабочего опыта и они не могут устроиться на студию, хотя имеют за плечами не один фриланс-проект и несколько месяцев обучения. Часто как раз рекомендации выручают в этой ситуации. Просите подписывать ваши рекомендации педагогов и ваших заказчиков. Просите написать пару строчек в вашем аккаунте LinkedIn. Это те же рекомендации, но в них авторство можно легко подтвердить, как и ваши связи. Уверяю вас, многие HR-специалисты из международных студий, после того, как рассмотрят ваше резюме, первым делом проверяют ваш LinkedIn аккаунт на соответствие предоставленной вами информации (поэтому будет здорово, если а) там будут какие-либо рекомендации и б) рекомендации будут составлены сразу на двух языках, например :)).
Сейчас, в плане информации, все стало гораздо проще: существуют соц.сети, где вы можете легко найти того или иного сотрудника нужной вам компании, пообщаться с ним, рассказать о себе, показать свои работы, попросить совета. И это реально круто! Существуют закрытые группы и чаты, где происходит обмен вакансиями и просто контактами. Многие HR-ы держат у себя в контакт-листе людей, к которым они, в случае поиска нового сотрудника, могут обратиться за рекомендацией.
Надеюсь, эта статья была для кого-то полезной :) Если вы нашли для себя что-то новое, ставьте лайк, а в комментариях можете написать, о чем вам было бы интересно узнать подробнее, а я смогу разобрать ее в одном из следующих постов, если это входит в мою компетенцию, конечно ))).