Обеспечение сохранности архивных документов: оцифровка, переплет, реставрация. К открытию Центра по обеспечению сохранности архивных документов Российского государственного исторического архива.

В Российском государственном историческом архиве, в связи с новой организационной структурой, в начале декабря 2024 г. открылся Центр по обеспечению сохранности архивных документов. В составе Центра будут работать группы специалистов по оцифровке архивных документов, микрофильмированию, реставрации, переплету, микробиологии и дезинфекции. Основной штат сотрудников Центра имеет огромный опыт работы в архиве в Лаборатории микрофотокопирования и реставрации документов, а также в Отделе обеспечения сохранности документов. Образование Центра позволит объединить усилия специалистов РГИА в области обеспечения сохранности для решения самой важной задачи - сохранения архивных документов, предотвращения их утраты и повреждения.

Основной комплекс мероприятий, проводимый в архиве, направлен на контроль за соблюдением нормативных условий хранения документов, таких, как температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режимы. Внедрена и используется система контроля за физическим состоянием документов. Ведется работа по копированию документов для создания страхового фонда и фонда пользования, реставрации и переплету.

Одним из базовых направлений по обеспечению сохранности является страховое копирование архивных документов. Современное микрофильмирующее оборудование обеспечивает ежегодное создание страхового фонда на уникальные и особо ценные документы РГИА. Основные этапы микрофильмирования включают техническую фотосъёмку бумажного носителя, лабораторную обработку (проявление, фиксирование), архивное хранение обработанного фотоматериала, просмотр полученного фотографического изображения. Создание традиционного электронного фонда пользования на пленке одновременно со страховым позволяет исключить возможность повреждения редких документов и обеспечить большую доступность к уникальным и особо ценным документам.

Одним из самых перспективных направлений деятельности архива является оцифровка архивных документов — это современный подход к обеспечению их сохранности и доступности для пользователей. Этот процесс включает преобразование бумажного носителя в цифровой формат с использованием специализированного оборудования и программного обеспечения. В результате оцифровки создаются электронные копии документов, которые можно хранить, передавать и использовать в электронном виде. Для выполнения работ в группе оцифровки архива используются широкоформатные планетарные сканеры. Так, сканер Metis DRS 1300 DCS позволяет осуществлять высококачественную оцифровку атласов, карт, рисунков, документов. Книжный сканер Microbox book2net Kiosk дает возможность высококачественной оцифровки документальных материалов различного вида с высокой производительностью. Электронный фонд пользования копий документов создается целевым порядком в рамках ежегодного (перспективного) плана работы архива и позволяет пополнять хранилище электронных документов в ПИК КАИСА. С ними можно ознакомиться в читальном зале РГИА. Востребованность электронных копий документов в ПИК КАИСА неизменно растет, что дает возможность сохранять оригинал, не выдавая его для использования.

Одним из наиболее сложных и трудоемких процессов в области обеспечения сохранности является реставрация документов. Она направлена на восстановление первоначального состояния документов, которые пострадали от воздействия времени, неправильного хранения или в процессе использования. Реставрация решает следующие задачи: восстанавливает физическую целостность документов, укрепляет бумажный носитель, устраняет причины ускоренного старения и его последствия, а также предотвращает дальнейшее разрушение документов. Реставрация помогает сохранить историческую ценность документов, обеспечить доступ к информации и предотвратить их полную утрату. Реставраторы в архиве имеют огромный опыт работы с документами. Устранение причин ускоренного старения, физико-механических повреждений, нейтрализация химических веществ, проведение работ по дезинфекции документов – вот неполный перечень работ, выполняемых реставраторами архива.

Материально-техническая база РГИА, а также кадровый потенциал дают возможность проводить более глубокие исследования степени зараженности поверхности документов, листов, переплета на наличие жизнеспособных микроорганизмов. Данную работу выполняют специалисты-микробиологи. Применяя различные методики, определяется скорость и интенсивность роста, видовой состав, степень опасности выделенных микроорганизмов, вероятность биодеструкции бумаги. Такой системный подход позволяет составить наиболее эффективный план по обработке документов. Зачастую, по результатам проведенных исследований, достаточно провести очистку документов от налетов, загрязнений, не применяя биоцидных препаратов.

После проведения реставрации листов документов решается вопрос о реставрации переплета. Основная деятельность переплетчика в архиве связана как с ремонтом, так и с несложной реставрацией документов, поскольку состояние бумажного носителя связано с естественным процессом старения бумаги, а также условиями бытования документов. Переплетчик, при необходимости, наращивает корешок к документу, чтобы впоследствии, при использовании, архивное дело хорошо раскрывалось и его можно было легко прочитать. Далее отремонтированные документы формируются в архивное дело и переплетаются. Переплет может быть частично отреставрирован (по возможности переплетчик поддерживает эстетику исторического переплета), или изготовлен заново.

Сохранность архивных фондов во многом зависит от своевременности принятия мер специальной обработки к документам, нуждающимся в реставрации, переплете, дезинфекции и умении специалистов правильно оценить состояние каждого конкретного документа. Профессиональная подготовленность и компетентность специалистов позволяет решать самые трудные задачи и находить оптимальные пути по восстановлению физической целостности документа, устранению причин ускоренного старения и его последствий, а также предотвращению дальнейшего разрушения архивных документов не только РГИА, но и других федеральных и муниципальных архивов.

Е.А. Епифанова