FAQ: Как записаться в архив и получить архивные документы

Что взять с собой?

Посещая архив в первый раз, необходимо оформить пропуск. Оформление пропуска и «Личного кабинета» проводится в Справочно-информационном центре Читального зала (1 этаж, пом. 111). Тел.: (812)438-55-54, e-mail: fgurgiasic@mail.ru. Для этого необходимо представить оригинал отношения или заявления на имя директора РГИА, паспорт и 1 цветную фотографию 3 х 4 см.

Хочу заказать дела в читальный зал заранее на конкретный день. Это можно сделать по телефону?

Это можно и нужно сделать только через «Личный кабинет». Для того чтобы создать его удаленно, без личного присутствия в архиве, нужно выслать на электронный адрес Справочно-информационного центра (fgurgiasic@mail.ru) письмо на имя директора РГИА с личным заявлением.

В заявлении должны быть указаны данные для создания «Личного кабинета»:

• Логин в формате электронного адреса, лучше реальный адрес вашей эл.почты. Например: ivanov_77@mail.ru.
• Пароль размером не менее 4-х знаков — любые цифры или латинские буквы.
• Согласие на обработку ваших персональных данных.

В Читальный зал выдают оригиналы или копии архивных документов?

Выдаются документы на бумажной основе, микрофотокопии и электронные образы документов. Подлинники дел и документов при наличии копий фонда пользования не выдаются.

Я могу получить любые документы?

Исследователям доступны все фонды архива, КРОМЕ (последнее обновление 19.07.2024 г.).

Где взять бланки требований на выдачу дел?

Заказ проходит в удобном цифровом формате. Требования на выдачу дел для работы в Читальном зале оформляются в электронном виде через «Личный кабинет» на сайте РГИА.

Что указать в электронном требовании на выдачу дел в читальный зал?

Все элементы шифров дел, необходимые для их поиска в архивохранилищах. Обычно это: фонд №, опись № (при наличии – раздел описи), дело №, заголовок дела.

Сколько дел можно одновременно изучать в Читальном зале?

Через «Личный кабинет» на сайте РГИА можно заказать и получить дела через два рабочих дня на третий со дня оформления заказа. Количество дел и копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.
В том числе:

• из архивохранилищ №1 – 12 можно получить до 5 единиц хранения из каждого архивохранилища единовременно для одного пользователя;
• из архивохранилища № 13 (архивохранилище микрофотокопий дел) – до 10 единиц хранения единовременно для одного пользователя (в соответствии с Приказом № 10 от 19.08.2015 г.).

Электронные образы архивных дел доступны для просмотра в Читальном зале в день обращения.

Сколько дней архивные документы остаются за мной в Читальном зале?

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до 20 рабочих дней, подлинники особо ценных дел – на срок не более двух недель.

Где можно поискать нужные дела?

Через сотрудника читального зала или самостоятельно пользователи имеют возможность работать с электронной версией аннотированного реестра описей и описями в электронном формате.

Для упрощения поисков создано около семисот справочников: тематические перечни, обзоры документов по ведомствам, предисловия к описям и обзоры документальных материалов по фондам, путеводители по фондам РГИА и других государственных архивов, обзоры состояния губерний, всеподданнейшие отчеты губернаторов и др. Всё это есть в свободном доступе, а сотрудники архива всегда готовы помочь.

Мне нужно снять копию с архивного документа. Что делать?

Для оформления заказа на изготовление копий документов необходимо обратиться к сотруднику Читального зала. Копии возможно получить в электронном виде или в виде распечаток на бумаге.