Юридический тайм-менеджмент

Каждый четвертый юрист отвлекается на сторонние задания 10 раз в течение рабочего дня

По данным компании Clio, собравшей статистику у 60 000 респондентов, более 2/3 опрошенных юристов говорят, что им не хватает рабочего времени, а 28% юристов честно признались – с соблюдением дедлайна и организацией тайм-менеджмента у них проблемы.

Тайм-менеджмент – технология, позволяющая организовать и контролировать время с целью повышения эффективности его использования.

Использование тайм-менеджмента в юридической работе позволяет грамотно распределять ресурсы, уделяя должное внимание как приоритетным делам, так и самообразованию.

Юридический «контроль над временем» включает: краткосрочное и долгосрочное планирование, анализ временных затрат, сочетание эффективных принципов управления временем, современные облачные сервисы для контроля входящей и исходящей документации и т.д.

Особенности организации тайм-менеджмента юриста.

Главное бедствие юриста – «хронофаги» – отвлекающие объекты, на которые тратится примерно две третьих рабочего времени. Основные юридические «хронофаги»: Сторонние сорочные задания, которые хаотически поступают параллельно с запланированными. Согласно исследованию компании Clio 25% опрошенных юристов жалуются на отвлечение на сторонние задания 10 раз в течение рабочего дня. Чрезмерное увлечение судебной практикой и новостями законодательства. Нередко практикующие юристы, обращаясь к одному источнику, увлекаются «интернет-серфингом», переходя по бесконечным ссылкам. Социальные сети, мессенджеры, неэффективные встречи и телефонные звонки без четкой цели. Внутренние страхи, мешающие четко определять цели и задачи. Например, страх ошибиться и потерять доверие руководства нередко вынуждает молодых юристов отказываться от выдвижения новых идей из-за боязни ошибиться. Избыточный контроль со стороны руководства компании и отсутствие делегирования полномочий. Это беда юристов-руководителей, которые в попытке контролировать каждого сотрудника, не успевают уделять время собственным делам и проектам. Помимо «хронофагов» при организации тайм-менеджмета в юридической работе актуальным является еще и вопрос специализации юриста. Так, корпоративному юристу проще осуществлять планирование, а судебнику при составлении ежедневного расписания необходимо закладывать временной промежуток на форс-мажор: например, на внезапный перенос слушания.

Кроме систем автоматизации, при организации тайм-менеджмента стоит уделять внимание: Планированию. Целесообразно использовать два варианта планирования: краткосрочное и долгосрочное. Краткосрочный план составляется на один-два дня, долгосрочный – от 2-х недель до нескольких месяцев. Распределению времени. При составлении краткосрочного плана полезно будет «зарезервировать» 30% рабочего времени на непредвиденные ситуации. Особенно это важно для юристов, занимающихся одновременно судебной и договорной работой – в этом случае стоит иметь «в запасе» несрочные дела, которым можно уделить время в образовавшийся промежуток. Постановке вопросов и задач. Например, если предстоит встреча с клиентом – логичнее заранее сформировать список вопросов. Это поможет сэкономить личное время и время клиента. Контролю общения с коллегами. Используя для рабочей переписки социальные сети или мессенджеры важно не отвлекаться на обсуждение сторонних тем, не относящихся к рабочим моментам. В этом случае также поможет предварительный план беседы.

Принцип Парето и матрица Эйзенхауэра

Хорошими помощниками в организации тайм-менеджмента станут общеизвестные приемы: принцип Парето и матрица Эйзенхауэра. Принцип Парето. Общее правило – 20% усилий приносит 80% результатов, а остальные 80% – 20% результатов. Применительно к юридической практике принцип Парето выглядит следующим образом: если в производстве одновременно находится дело на 100 000 и 5 дел на 5 000 – начинать логичнее с дела на 100 000, каким бы сложным оно не было. Матрица Эйзенхауэра. Общий принцип – ранжирование дел по важности и срочности. В юридической работе матрица Эйзенхауэра находит отражение в распределении дел исходя из их сроков. Например, при нахождении в производстве одновременно нескольких договоров с истекающими сроками, целесообразно начинать работу с договором, имеющим минимальный срок.

Источник: https://www.law.ru/blog/21321-yuridicheskiy-taym-menedjment