Общие рекомендации при составлении сметы и примеры (Часть 3)
Привет! На связи ПРО_офис и сегодня расскажем общие рекомендации при составлении сметы и рассмотрим примеры (Часть 3).
Общие рекомендации по составлению сметы:
– не «подгоняйте» смету под максимальный размер субсидии;
– не нужно «хитрить» и обозначать в бюджете расходы на текущую, не связанную с проектом, деятельность организации – эксперты это всегда замечают и отражают в своих оценках;
– проверьте обоснованность каждого вида затрат;
– сделайте мониторинг среднерыночной стоимости оборудования/услуг/товаров, которые будут приобретены в рамках проекта, а лучше – запросите у поставщиков прайс-листы;
– дайте комментарии по каждому виду затрат в смете. Это покажет экспертам, что бюджет детально продуман, а все затраты – обоснованы;
– считайте, считайте и снова считайте ;)
– проверьте смету на предмет арифметических ошибок неоднократно, задействуйте в этом процессе нескольких членов команды. Ошибки в смете минимизируют шансы на победу;
– у любого предмета должен быть указан способ использования «покупка», «аренда» и «оплата услуг»;
– изготовление полиграфической продукции - подробно расписать данные по всем материалам (плотность, масштаб, способ нанесения, цветная или ч/б печать и т.д.);
– транспортные расходы: в случае покупки билетов указывайте покупку билетов, вид транспорта и маршрут; в случае аренды автомобиля/автобуса указывайте «оплата аренды», аренда рассчитывается исходя из количества часов/дней и стоимости за 1 час/день; в случае оплаты бензина указывайте "покупка ГСМ" с указанием количества литров.
Ниже приводим примеры формулировки разделов сметы:
- Транспортные расходы (приобретение авиа- и железнодорожных билетов, горюче смазочных материалов, услуги по перевозке пассажиров):
«Услуга транспортной перевозки автобусом участников проекта от вокзала до места проведения мероприятия, 50 человек»
ВНИМАНИЕ!
Аренда автотранспортных средств без водителя не является транспортной услугой. При перевозке детей необходимо учитывать нормы подготовленные Министерством внутренних дел Российской Федерации.
2. Расходы на организацию проживания и питания:
«Услуга по организации кофе-брейка в течение 2-х дней для 50 человек»
3. Расходы по предоставлению помещения (аренда):
«Аренда помещения, площадью не менее 100 кв.м., для проведения мастер-класса в течение 2-х дней»
ВНИМАНИЕ!
Помните, что офисные (административные) помещения, непосредственно задействованные при реализации проекта, могут быть заняты не все рабочее время, в них могут проводиться иные мероприятия. Поэтому расчет суммы затрат на аренду помещений не рекомендуется производить из 100 % затрат на их аренду.
4. Расходы по предоставлению оборудования (аренда):
– «Аренда 2-х микрофонов для творческого вечера, на 7 часов»
– «Аренда 1 шт. проектора для образовательных мероприятий в течение 3-х дней»
– «Аренда 1 шт. проекционного экрана для проведения образовательных мероприятий в течение 3-х дней»
5. Расходы на покупку оборудования:
– «Закупка ноутбука для подготовки и реализации мероприятий орг. комитета, 1 шт.»
– «Закупка принтера для осуществления печати материалов, необходимых для реализации программы, 1 шт.»
ВНИМАНИЕ!
Рекомендуем рассмотреть возможность аренды дорогостоящего оборудования.
6. Закупка материалов и оплата услуг, необходимых для реализации проекта:
– «Услуга фото-сопровождения мероприятия в течение 3-х дней по 4 часа»
– «Услуга специалиста в проведении лекции на тему «Оказание первой помощи» в течение 2-х дней по 2 часа»
ВАЖНО!
Время оказания услуг специалистов указывается в часах, а в столбце «Статья расходов» прописывается краткое содержание оказываемой услуги, чтобы эксперт при оценке понимал: какие услуги в рамках реализации проекта будут оказаны привлеченными специалистами.
Также, хотим напомнить, что Грант выдаётся физическому лицу - победителю конкурса, и вся ответственность по реализации, в том числе юридическая и финансовая, лежит на грантополучателе, с которым заключено Соглашение.
Поэтому все финансовые операции осуществляются ТОЛЬКО грантополучателем.
Наши контакты:
E-mail – pro_office@donmolodoy.ru
Телефон – 307-78-46
Адрес – Государственное автономное учреждение Ростовской области «Агентство развития молодежных инициатив» (г. Ростов-на-Дону, ул. Журавлёва, 150/277/274).
Ждем ваши мысли, идеи и проекты!
Будем рады помочь каждому!