Как понять, эффективно ли работает процесс
Отдел закупок отчитывается: заявки обработаны, сотрудники загружены. Производство при этом ждёт материал, а компания оплачивает срочную доставку. Чтобы оценить процесс, нужно понять, какой результат он даёт и сколько ресурсов на него уходит.
Результат - выход процесса, который можно принять и использовать дальше.
Результативность - насколько полученный результат соответствует запланированному.
Эффективность - соотношение достигнутого результата и затраченных на него ресурсов.
Определите результат и границы процесса
Начните с того, что должен получить заказчик процесса (потребитель). Потребителем может быть внешний клиент или другое подразделение. От закупок производству нужен материал, который соответствует требованиям и доступен к нужной дате.
Запросы поставщикам, звонки, письма и работа по 12 часов в день говорят о занятости закупщиков. Они не доказывают, что производство получило нужный материал в срок.
У нас в «ИнтерПолярис» закупка начинается с согласования заявки всеми участниками в InterECM и заканчивается положительным актом входного контроля ОТК.
Единица результата - выполненная в срок заявка: весь материал получен, принят ОТК и доступен производству к согласованной дате.
Сравните результат с планом
План (Nплан) - число заявок со сроком выполнения в выбранном периоде. Факт (Nфакт) - сколько из них выполнено в срок по указанным требованиям. Разделите факт на план и умножьте на 100%.
Условный пример: план за месяц - 10 заявок, факт - 8. Результативность - 80%.
Посчитайте стоимость единицы результата
Сложите затраты на исполнение всей выбранной группы заявок (C), включая просроченные. Учтите ФОТ закупок и всех смежников на подготовку заявки: подготовку, согласование, подписание заявок и повторную работу по ним, печать, передачу документов, поддержание ЭЦП и т.п.
Затраты на исполнение заявок разделите на число выполненных в срок заявок (Nфакт).
На исполнение той же группы из 10 заявок затратили 160 тысяч рублей. В срок выполнили 8. Стоимость единицы результата - 20 тысяч рублей.
Единой «правильной» стоимости исполнения заявки нет. Ориентир для сравнения можно выбрать тремя способами.
- Экспертный. Взять оценку специалистов, которые знают процесс.
- Отраслевой. Взять подходящую отраслевую норму, если она есть.
- Статистический. Использовать данные этого же процесса за предыдущие периоды.
Для нашего процесса я выбираю статистический способ: сколько стоило исполнение одной заявки раньше и сколько стоит сейчас. Сравнивайте заявки сопоставимого объёма и сложности и считайте затраты одинаково. Если стоимость снизилась, а выполнение плана не ухудшилось, изменения повысили эффективность.
Используйте показатели для улучшения процесса
Доля заявок с приёмкой с первого раза.
Разделите число заявок с приёмкой с первого раза (N₁) на число заявок с первичным контролем за период (Nперв) и умножьте на 100%. Каждую заявку считайте один раз, включая забракованные.
Больше приёмок с первого раза - меньше повторной работы по заявкам: переписки с поставщиком, согласований и организации повторной приёмки.
Средняя продолжительность закупки.
Сложите длительность завершённых за период закупок (T₁, T₂, …) и разделите на их количество (N).
Считайте в календарных днях: от согласования заявки в ECM до положительного акта ОТК.
Сокращайте цикл, убирая ожидание и лишние действия. Так можно снизить затраты на исполнение заявки и повысить скорость увеличивая количество в периоде. После изменений снова проверьте выполнение плана и стоимость единицы результата.
Проверьте цифры по документам. Учтите работу всех смежников: снижение затрат закупок может оказаться лишь переносом работы в другие подразделения.
Как проверить этот навык
Чтобы проверить себя, разберите свой процесс. У руководителя или кандидата попросите пример из его работы.
На собеседованиях я чаще всего слышу: «Должно быть меньше» или «Должно быть больше». Без цифр непонятно, что планировали, чего добились и сколько это стоило.
Какой результат вы планировали и как определили план?
Попросите назвать результат, единицу измерения, период и плановое значение. На каких требованиях или расчётах основан план?
Как вы собираете фактический результат?
Где фиксируют результат и как его считают? План и факт должны быть за один период и в одинаковых единицах. Что проверяют, прежде чем засчитать результат?
Как вы посчитали затраты на этот результат?
Что вошло в затраты, откуда взяли цифры и как отнесли расходы к результату? Как рассчитали стоимость сбора десяти предложений поставщиков для одной закупки? На чём основана приблизительная оценка?
СЕОдня в социальных сетях: