Правила деловой переписки по электронной почте

Предлагаем несколько практических советов.

СОВЕТ 1. Обращайтесь к адресату письма персонально

Тем самым вы продемонстрируете свое внимание к личности человека. При обращении к деловому партнеру или клиенту не употребляйте короткую форму имени («Саш» вместо «Саша», «Ань» вместо «Аня»), каким бы демократичным ни был стиль письма и сколь давней ни была бы ваша переписка. То, что привычно звучит в устной речи, в письменной выглядит слишком уж неэтично.

СОВЕТ 2. Не забывайте заполнять поле «Тема»

Помните, что таким образом вы сильно экономите время адресата. Ведь он сможет сразу оценить содержание полученного письма и оперативно принять решение о его приоритетности и важности. Формулировка темы должна быть краткой, но при этом точно отражать предмет переписки. Например, «Контрольная работа, гр. № 23-31 Крапивин Владислав», вместо «Контрольная работа».

СОВЕТ 3. Соблюдайте основные правила подачи информации в письме

Их не так много:

· при прочтении письма наиболее комфортен объем, укладывающийся «в один экран», максимум — в страницу формата А4;

· объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 Мб. Более объемные файлы могут привести к «зависанию» почты у адресата;

· при «упаковке» вложений используйте универсальные кодировки zip или rar. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата;

· никогда не начинайте ответ как новое письмо (без сохранения истории переписки). Иначе получатель будет вынужден тратить время на поиски первоначального сообщения;

СОВЕТ 4. Завершайте каждое письмо блоком из подписи и ваших контактов

В каждом вашем письме должен быть блок, состоящий из подписи и контактной информации. Это неотъемлемый элемент культуры делового общения.

В блок необходимо помещать:

· ваши имя и фамилию. При этом не нужно использовать сокращения. Вместо «В. С. Крапивин» в своей подписи нужно написать «Владислав Сергеевич Крапивин» либо «Владислав Крапивин», чтобы адресату было понятно, как можно обратиться к вам в ответном письме;

· контактные данные (телефон, email). Так вы обеспечите адресату возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.

СОВЕТ 5. Не забывайте прикреплять вложения к отправляемому письму

Также не забывайте указать адресату в тексте письма, что необходимая или интересующая его информация находится во вложении. Чтобы не забыть прикрепить к письму вложение, советуем вам сразу его прикреплять, а уже потом писать текст сообщения.