Эксперимент по электронному кадровому документообороту набирает обороты

В мае в России начался эксперимент по электронному кадровому документообороту, он продлится до 31 марта 2021 года (№ 122-ФЗ от 24.04.20). После этого ведение документов в электронном виде станет обязательным для всех предприятий, что является ещё одним шагом на пути к цифровизации отношений с государственными органами.

Положение о порядке проведения эксперимента, разработанное Минтрудом, можно увидеть на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов. В нём содержатся рекомендации работодателям, которые примут решение добровольно участвовать в эксперименте, - как всё правильно организовать. А также список документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот.

Также в нём содержится бланк заявления, которое должен подать работодатель для начала участия в эксперименте, либо об отказе в участии. Уже 40 компаний изъявили желание «экспериментировать» – это банки, сфера торговли, IT, телекоммуникации и консалтинг.

Об участии в эксперименте работодатель должен уведомить также работников – не позднее, чем за 1 месяц до отказа от бумажных документов. При этом сотрудники могут отказаться от участия в эксперименте, о чём должны уведомить работодателя минимум за 2 недели. Если же они дают согласие, то работодателю придётся взять на себя все расходы, в т.ч. по получению и использованию электронной подписи работника.

Осуществлять электронный кадровый документооборот можно с использованием собственных информационных систем, тогда работодателю следует самостоятельно позаботиться о защите персональных данных и иной информации от неправомерного доступа, распространения, уничтожения и т.д.

Можно использовать информационно-аналитическую систему Общероссийской базы вакансий «Работа в России». В ней власти призывают (пока ещё не обязывают) регистрироваться всех работодателей. С помощью портала нужно сообщать о приёме на работу и увольнении сотрудников. Предполагается, что сайт в ближайшее время станет самой крупной площадкой вакансий.

Работники, зарегистрировавшись на портале, смогут видеть кадровые документы, сформированные работодателями в отношении них. Зарегистрироваться необходимо через портал Госуслуг.

В данных условиях пока ещё не снятого режима самоизоляции реализация данного проекта поможет работодателям организовать удалённый режим работы своих сотрудников, сократить между ними контакты, которые необходимы для заключения трудовых договоров или допсоглашений к ним, и для ознакомления с кадровыми документами.

Кстати, насчёт электронной подписи, которая станет обязательной при создании цифровой государственной инфраструктуры – ФНС собирается стать госмонополистами в этой сфере, мы писали об этом подробнее. Создание инфраструктуры удостоверяющих центров на базе центров обработки данных ФНС оценивается в 280 млн рублей, ещё 60 млн. потребуется на развитие интерактивных сервисов в рамках проекта.