ИТОГИ SEO КОНФЕРЕНЦИИ
Вот и завершилась большая SEO конференция, организатором которой я выступала.
В общей сложности было 325 человек и поговаривают, что это одна из крупнейших конференций по направлению SEO в России.
В рамках этого мероприятия я была организатором, фотографом + выступала на афтерпати в музыкальном блоке. И сегодня хотелось бы подробнее рассказать о внутренней кухне подготовки и проведения конференции.
Небольшое видео, о том, как это было:
Выбор площадки для мероприятия
Начать историю следует, пожалуй, с выбора площадки для проведения мероприятия.
Мы нашли кучу залов и разных вариантов. Но всё же, что-то нас смущало, а именно, что подобные залы с трудом вмещали в себя более чем 200-250 человек, чего уж там говорить о 350, к тому же еду и напитки было бы проблематично организовать в одном помещении.
Большие же залы, которые вмещают 500+ участников либо неадекватно дорогие, либо в бабкином стиле, типо какой-то дом культуры. Проводить мероприятие в таком зале мы точно не хотели.
Второй вариант это конференция, в одном зале, а тусовка в другом. И тут вопрос… После конференции, удобно ли будет всем, учитывая пробки в Москве, потратить почти час, а то и больше, времени на то, чтобы добраться до второй части программы, тусовки?!
После долгих поисков, удалось найти гостиницу Альфа, где есть большой зал для конференции и рядом ресторан, который вмещает в себя достаточное количество людей. После нескольких выездов на площадку и детального изучения, было принято решение организовывать мероприятия именно там. Первая часть программы конференция, вторая часть программы тусовка, этажом ниже. Это, на наш взгляд, было идеальное решение.
Важные мелочи
Далее я приступила к следующему этапу организации - подготовка фирменного стиля и производство тематической атрибутики (пакет участника, блокноты, ручки, бейджи, браслеты и т.д.). Это все то, что казалось бы мелочи, но очень важно для подобного мероприятия.
Больше всего времени работали над бейджами. Для спикеров они одного стиля, для участников другого. Также и браслеты, для участников конференции, которые посещают только конференцию, они белого цвета с надписью , а для участников, кто посещает конференцию и тусовку, они чёрного цвета с надписью.
Я хочу сказать, что для меня это приятные хлопоты, я очень люблю переписываться с людьми, и согласовывать разные интересные моменты, чтобы сделать тот или иной продукт, как можно лучше.
Пресвол для фотозоны, печать, доставка, сборка, аренда вспышек и множество других мелочей.
На мой взгляд, все получилось отлично:
Видео, звук, свет
Уже ближе к конференции мы стали обращать внимание на недостающие части общей картины. Как мне показалось, запись данного мероприятия обязательно должна быть, хотя Антон изначально не хотел)) Удалось его уговорить.
Также обязателен видео свет, но это я поняла лишь накануне)) И, слава Богу, что мы его предусмотрели!
И что самое интересное, за день до мероприятия, забегу вперёд, я еду из Wildberries, и начинаю вспоминать, вроде сцена в зале проведения фуршета есть, но только что-то я там никаких прожекторов и света не видела, свет мы обговорили, нам сказали что света там достаточно, но всё-таки выступления и там, где будет вещать ведущий, участники будут выходить для получения подарков и проводить конкурсы, хотелось бы, чтобы освещалось хорошо! Позвонив туда, выяснилось в пятницу 21-го числа что света на сцене действительно не предусмотрен.
Сказать, что я расстроилась - ничего не сказать, аж в глазах потемнело… И тут я написала видео оператору, а вдруг у него есть кто-то из ребят знакомых кто мог бы помочь нам со светом, он ответил, что они тоже могут организовать свет. Моему счастью не было предела, точно также эти же ребята видео-операторы, помогли нам со звуковым сопровождением, когда мероприятие проходит с музыкой под выход с спикеров, потому, как мне показалось, что странно будет, что в зале будут лишь разговоры, и аплодисменты, в остальном тишина. За что ребятам огромное спасибо, они меня очень выручили!
Напитки
О, это отдельная история)
Учитывая тот факт, что Антон настоятельно мне рекомендовал ни на чем не экономить, напитки мы закупали с огромным запасом. И соответственно их нужно было очень много. Я заранее связалась с администратором Metro, так как заказ большой, нужно его сделать заранее. Мы всё согласовали, всё одобрили, и даже, то, чего не было в наличии, довозили с других магазинов, чтобы составить для нас тот самый, наш, большой заказ по напиткам, который мы хотели бы приобрести!
И как же все это проходило?!
За два дня до мероприятия мне нужно было подать накладную в Альфа Измайлово, со всем перечнем напитков который у нас будет, названием и количеством. И конечно же, время нашего привоза напитков в Пятницу. Я подала и зарегистрировала номера машин, в частности газели, и моей. И вот в пятницу к Метро, в определённое время, подъехала газель с грузчиками и я с Сашей, Сашка вызвался помочь, за что ему огромная благодарность, ну и что вы думаете?!
Пробивая на кассе, выяснилось что треть товаров, которые мы обозначили в заказе, по каким-то причинам не пробивается. Мы простояли полтора часа в ожидании, что что-то смогут наладить, как нам пообещали!. Но за все это времени ничего и не произошло! А в ожидании стоит и водитель газели, и мы, и, собственно, те, кто должны в Альфе принять напитки.
Приняли решение, что я бегом еду в О’КЕЙ, так как он рядом был с метро, и пытаюсь найти не недостающую продукцию! А трудность всего этого в том, что документы поданы вчера с количеством и описанием напитков, и нас уже ждут на приёмке, и изменить позиции уже нельзя, необходимо конкретное количество напитков, также их и названия. Находясь в ОК, я жду звонка от Саши, получилось ли что-нибудь пробить или нет? И тут мне звонит Саша и говорит, что всё получилось, я бегом еду в метро. Мы грузимся, следуем за газелью в гостиницу.
И вот, казалось бы, можно расслабиться… Но не тут-то было.
При пересчете напитков, нам говорят о том, что у нас не хватает всего вискаря которы указан, и большого количества соков. Как мы не увидели, непонятно. Но в такой суматохе, не удивительно. Я пишу администратору из метра, на что он мне присылает фотографию телеги, на которой стоят эти напитки, именно той телеги, на которую он даже нам не указал, что это наша, из нашего заказа. Ну что тут поделаешь?! Мы едем в ближайшее метро докупать необходимое и недостающее количество напитков. И слава Богу, мы их там находим. Довольные едем привозить их в гостиницу, где понимаем что мы не купили коробку сока, а у них все должно быть ровно. Ну нам разрешили довести напитки в день конференции. Что мы сделали, купили в магазине пять коробок сока и утром в день конференции их привезли. Вот такая интересная история у нас получилась!
И кстати, нам даже кое-что осталось после мероприятия)) А если точнее, то:
- Примерно 4-5 ящиков водки
- 3 ящика шампанского
- Соков ящиков 5
- Воды газ не газ упаковок 6
- И сладких напитков Липтон лимонад упаковок 3
На год гулянок теперь хватит))
Начало конференции
Что касается начала самой конференции, приехали мы сильно заранее. Подготовили всё к регистрации, расположили вещи, и вот началась сборка фото зоны, вспышек, настройки видео, света, и музыкального сопровождения. И мы с девчонками пошли на стойку регистрации готовить всё к встрече участников. Ой, как нам казалось, что мы втроём справимся.
Ну и тут нас ожидал сюрприз!)
Ровно в 11:00 мы увидели огромный хвост из 325 человек, и аха-ха-ха-ха ха-ха-ха, как сейчас, конечно, смешно, но тогда было не до смеха. Подключились все, Антон, Кирилл Сатулин с Ольгой, Паша, я, Света и Настя. Мои Вы замечательные, без Вас бы я никак не справилась. Благодарю безмерно! И мы старались поскорее зарегистрировать это огромное количество народа. На будущее, конечно, будем знать, что для регистрации необходимо больше людей. Ну в этот раз мы, конечно, справились и вроде как уложились вовремя. И, о, простите участники, что пришлось постоять в очереди, это всё из-за отсутствия нашего опыта в организации подобных мероприятий, на будущее будем знать!
Конференция прошла отлично, никаких серьезных проблем не произошло.
Уже после конференции я фотографировала участников.
After Party (SEO тусовка)
Тусовка после конференции это как отдельное мероприятие. Еда, напитки, нетворкинг, игры, квизы, призы самым активным и веселым участникам, музыкальные выступления и многое другое.
Всем очень понравилось. Многие подходили ко мне и благодарили за такое мероприятие. Мне было очень приятно))
Было всё очень круто. Мне самой очень понравилось обслуживание, угощение, еда, и то, как преподносили напитки. Все уже были на расслабоне, классно вёл программу ведущий, много конкурсов. После чего, пошли музыкальные номера, прекрасное выступление Дмитрия Кузнецова и Кирилла Сатулина. Следом, пошли мы со своей группой, спели пять песенок, после того как у нас просили исполнить что-нибудь ещё, к сожалению мы подготовили только эти пять. А ха-ха-ха ха-ха-ха. Так как это наша было первое выступление, никакой импровизации не удалось. Ну ничего, в следующий раз мы обязательно подготовим про запас больше песен.
Ну и небольшое видео , как это было:
И еще одно:
Далее, выступал Артур Корсаков на ханге, и это было волшебно.
Хочу сказать большое спасибо исполнителям музыки и песен, за то что раскрасили этот прекрасный вечер. Ну и дальше продолжение конкурсов веселье, танцы, фотографии, приятное доброе общение, весёлый смех и слова «до новых встреч»!
Как же мне было приятно, услышать от участников такое большое количество добрых и приятных слов, обнимашек и благодарностей. Безумно благодарна каждому участнику за присутствие, за прекрасное настроение и вот эту по-настоящему классно волнующую атмосферу, царящую в этот день на конференции!
В завершение
Я очень довольна результатом проведённой конференции и тусовки. А ещё, безумно приятно, что в этот день собралось такое огромное количество прекрасных людей, чувствовалось это вот, тепло, добро и ощущение что все люди, как будто давно знакомые. Это все умение Антона, собирать вокруг себя самых лучших. Итак, поздравляю Антона, себя и всех участников с завершением столь величественного и грандиозного мероприятия.
Антон, ты моя самая яркая звезда!️
After after party))
На следующий день последовала тусовка у нас дома, на которую, в Воскресенье приехали самые близкие. Это был рекорд нашего дома, по количеству гостей. Продолжилась веселье. Кушали, пили, играли на гитаре, смеялись, вытащили все музыкальные инструменты, какие только могли. А потом всей толпой завалились в джакузи. Вы когда-нибудь слышали чтобы из джакузи орали песню «Конь» под ханг? А мы все слышали и, собственно, орали все вместе эту песню! Ахаха ха-ха-ха-ха! В общем было великолепно!
А теперь, я, с чувством выполненного долга, сажусь пить прекрасное Чувашское пиво! Спасибо Роман за такие замечательные гостинцы!
В общем и целом, полная стоимость мероприятия, включая все мелочи составила около 1 800 000 рублей.
Что стоит улучшить
Сразу выпишу проблемы и неудобства, с которыми мы столкнулись и о чем говорили участники, чтобы не забыть, когда будем формировать следующее мероприятие:
- Скорость регистрации. Когда народу 300+ человек надо открывать минимум 2 стойки регистрации, чтобы уложиться в тайминг менее часа
- Больше времени на фото, а еще лучше выделить 2 отрезка времени. Не все, кто хотел успели сфотографироваться.
- Отдельный человек, который будет переключать презентации, объявлять спикеров и так далее.
- С задних рядов было плохо видно сами презентации и с этим точно надо что-то делать, как вариант - ставить дополнительные ТВ панели большего размера.
- Шум говорящих за задними рядами - он многим мешал - тут надо ставить отдельного человека, который будет успокаивать шумящих, либо просить их выйти из зала и общаться там
- Мало воды - надо минимум по 2 бутылки воды на человека выдавать. Либо же куллеры с водой ставить.
- Тесная рассадка - надо выделять больше пространства между стульями и рядами, либо же выбирать зал с разноуровневой посадкой. Вообще были вопросы к самому залу, если честно, в частности колонны мешали некоторым участникам видеть происходящее. Тут надо будет внимательно подумать над этим вопросом к следующему мероприятию.
- Под такое количество людей вероятно следует сделать не одну, а сразу 2 фотозоны.
- Оборудование для музыкальных выступлений во второй части мероприятия надо выбирать более качественное, были у ребят музыкантов вопросы к барабанной установке, ее расположению и так далее.
- Больше перерывов и возможностей передохнуть между докладами, выделить больше времени на ответы на вопросы аудитории.
Ну вроде все)
Если тебе есть, что еще добавить - жду в комментах под постом.