ГОДОВАЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ — 2026.

ЧАСТЬ 1. С каких документов начать, чтобы результаты не оказались формальностью?

Положение • учетная политика • приказ • комиссия • формы документов

Приближается завершение финансового года. Для бухгалтерии это означает не только подготовку отчетности, но и проведение обязательной годовой инвентаризации. И многие главные бухгалтеры относятся к годовой инвентаризации формально.

Однако инвентаризация — не просто пересчет товаров на складе и оформление инвентаризационных описей.

• Для главного бухгалтера это инструмент подтверждения достоверности бухгалтерского учета и отчетности.
• Для генерального директора — элемент обязательной организации учета и внутреннего контроля.
• Для собственника — возможность установить, какими активами компания действительно располагает, какие обязательства имеет и насколько достоверны финансовые показатели бизнеса.

И начинать инвентаризацию необходимо не с пересчета имущества, а с проверки документов, регламентирующих ее проведение.

1. Почему годовая инвентаризация обязательна?

В соответствии с ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» активы и обязательства подлежат инвентаризации.

При этом ч. 2 ст. 11 № 402-ФЗ устанавливает ее основную задачу: выявить фактическое наличие объектов и сопоставить полученные результаты с данными регистров бухгалтерского учета.

Обязательность проведения инвентаризации при составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности прямо предусмотрена подп. «а» п. 15 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».

Следовательно, проведение годовой инвентаризации — не решение по усмотрению директора или главного бухгалтера, а установленная нормативными актами обязанность.

2. Первый документ — учетная политика организации

Прежде чем готовить приказ об инвентаризации, главному бухгалтеру необходимо открыть действующую учётную политику. А учётную политику компании, как правило готовит главный бухгалтер, реже ее заказывают аудиторам или иным профильным специалистам.

Почему?

Пункт 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» предусматривает утверждение порядка проведения инвентаризации активов и обязательств.

Кроме того, ч. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ предоставляет организации право самостоятельно определять случаи, сроки, порядок проведения и перечень объектов инвентаризации, кроме тех случаев, для которых обязательные требования установлены законодательством и стандартами.

Что необходимо проверить в учетной политике?

• Утвержден ли порядок проведения инвентаризации.
• Соответствует ли он ФСБУ 28/2023.
• Определены ли организационные процедуры и ответственные лица.
• Урегулированы ли документооборот и применяемые формы.
• Предусмотрен ли порядок проведения инвентаризации по инициативе руководителя, помимо обязательных случаев.

Важно помнить: внутренние документы компании не могут отменять или изменять обязательные требования федерального стандарта.

3. Нужно ли отдельное Положение об инвентаризации?

Здесь необходимо разграничивать требования закона и рекомендации по организации работы.

Законодательство не обязывает каждую коммерческую организацию иметь отдельный документ с названием «Положение об инвентаризации».

Однако порядок проведения инвентаризации должен быть утвержден.

На практике я рекомендую оформлять отдельное Положение об инвентаризации и утверждать его приказом руководителя, например в качестве приложения к учетной политике.

Почему это удобно?

Потому что в одном документе можно подробно закрепить:

1. Цели и задачи инвентаризации.
2. Случаи ее обязательного и инициативного проведения.
3. Порядок принятия решения о проведении инвентаризации.
4. Правила формирования инвентаризационной комиссии.
5. Функции комиссии и взаимодействие с бухгалтерией.
6. Участие материально ответственных лиц.
7. Способы проверки различных видов активов и обязательств.
8. Порядок оформления документов и устранения ошибок.
9. Передачу результатов руководителю и бухгалтерии.
10. Контроль исполнения решений по итогам инвентаризации.

Основание: ст. 8, 11, 19 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008, ФСБУ 28/2023.

Отдельное положение особенно полезно организациям, имеющим несколько складов, обособленные подразделения, большой объем основных средств и запасов. Сотрудники компании, при наличии такого документа будут понимать, что и как делать. Практика показывает, что иначе сотрудники не понимают, что, когда и зачем?

Рабочие листы подсчета и фото- и видеофиксация: что предусмотреть заранее

В Положении рекомендую отдельно закрепить порядок применения рабочих листов (черновых записей), контрольных пересчетов и фото- и видеофиксации. Это организационные меры, а не самостоятельные обязательные формы, установленные стандартом.

1. Рабочие листы: не подмена описи, а след пересчета

Рабочие листы могут фиксировать промежуточные итоги подсчета, взвешивания и обмера. ФСБУ 28/2023 не запрещает их использование, однако п. 5–6 требуют оформлять фактическое наличие и результаты инвентаризации надлежащими документами. Само существование черновика еще не доказывает фактическое проведение проверки.

Из аудиторской практики. Нередко встречаются описи, составленные по учетным остаткам, без реального пересчёта. Прежде чем подписать опись, члену комиссии стоит ответить себе: действительно ли он проверял указанное количество имущества? Пункт 23 ФСБУ 28/2023 запрещает определять наличие таких активов со слов материально ответственных лиц либо по данным регистров бухгалтерского учета.

В Положении целесообразно определить:

• применяются ли бумажные и электронные рабочие листы; кто проводит подсчет и записывает результаты;
• какие реквизиты включаются в рабочий лист: дата, место, зона проверки, номенклатура/инвентарный номер, единица измерения, количество, составители и проверяющие;
• как нумеруются и передаются листы, кем выполняется сверка с итоговыми описями и кто отвечает за исключение повторного/пропущенного подсчета;
• как оформляются расхождения, повторный пересчет и исправления; где хранятся дополнительные контрольные материалы.

Обязательно по стандарту. При инвентаризации большого количества весовых товаров член комиссии и материально ответственное лицо ведут документы о перевесе раздельно, затем сверяют данные и переносят выверенный итог в документы инвентаризации (п. 28 ФСБУ 28/2023).

2. Фото и видео: две разные задачи

Дополнительная съемка полезна при повреждениях, недостачах, спорных обстоятельствах и контрольных пересчетах. В своей аудиторской практике я начинаю видеозапись с обозначения даты, времени и места проверки, фиксирую присутствующих и ключевые этапы проверки. Это рекомендованный контрольный прием, а не обязательная норма для каждой инвентаризации.

Отдельно подп. «а» п. 4 ФСБУ 28/2023 разрешает использовать фото- и видеофиксацию как альтернативный способ определения фактического наличия отдельных активов, когда обычные способы невозможны или излишне затратны и альтернативный способ обеспечивает цель инвентаризации. Фотография коробок на стеллаже сама по себе не подтверждает количество единиц внутри коробок.

Что целесообразно закрепить во внутреннем порядке:

• когда проводится съемка и кто ее выполняет; требуется ли разрешение руководителя или председателя комиссии;
• как фиксируются дата, место, участники, идентификатор объекта и связь с конкретной описью (актом);
• как передаются исходные файлы, исключается их утрата и несанкционированное редактирование; кто имеет доступ;
• как материалы приобщаются к документам инвентаризации и какой срок хранения применяется с учетом их правового статуса.

Фото- и видеоматериалы не заменяют обязательные документы инвентаризации. К самим документам применяются п. 6 ФСБУ 28/2023, ФСБУ 27/2021 и ст. 29 Закона № 402-ФЗ. Не каждую вспомогательную фотографию следует автоматически считать первичным учетным документом с обязательным пятилетним сроком хранения.

Для многодневной инвентаризации. В отсутствие комиссии доступ к местам нахождения активов должен быть ограничен: опечатывание, сигнализация, видеонаблюдение и иные способы (п. 29 ФСБУ 28/2023).

4. Второй документ — приказ руководителя о проведении годовой инвентаризации

Наличие положения не заменяет необходимость определить, кто, когда и какие объекты будет проверять в текущем году.

Пункт 17 ФСБУ 28/2023 предусматривает, что даты начала и окончания обязательной инвентаризации устанавливает руководитель экономического субъекта с учетом требований стандарта.

Практически это удобно оформить отдельным приказом.

Что целесообразно включить в приказ:

• основание проведения инвентаризации;
• перечень инвентаризируемых объектов;
• дату, по состоянию на которую проводится инвентаризация;
• сроки начала и окончания работ;
• состав комиссии и ее председателя;
• распределение объектов между комиссиями, если их несколько;
• ответственных за подготовку учетных данных;
• сроки представления документов и результатов;
• при обязательном или инициативном аудите бухгалтерской (финансовой) отчетности — ответственное лицо за заблаговременное информирование аудиторской организации о датах, времени и местах инвентаризации запасов и организацию взаимодействия с аудиторами по вопросам их присутствия;
• порядок передачи материалов руководителю.

Важный момент: ФСБУ 28/2023 устанавливает требования к проведению инвентаризации, но не требует использовать исключительно унифицированную форму приказа № ИНВ-22.

Организация может применять собственную форму распорядительного документа.

Как организовать взаимодействие с аудиторами при инвентаризации?

Если отчетность подлежит обязательному аудиту либо запланирован инициативный аудит отчетности, даты и места инвентаризации запасов следует заранее сообщить аудиторской организации. Оптимально обсудить график еще при заключении договора и письменно уведомлять об изменениях. ФСБУ 28/2023 не устанавливает для каждой компании отдельной универсальной обязанности направлять такое уведомление: речь идет о рекомендуемой мере взаимодействия, которую можно закрепить в положении и договоре.

По п. 4 МСА 501 «Особенности получения аудиторских доказательств в конкретных случаях» при существенности запасов для отчетности аудитор должен получить достаточные надлежащие доказательства их наличия и состояния, в частности посредством присутствия при инвентаризации (если это практически осуществимо), наблюдения за процедурами, осмотра и контрольных пересчетов. Аудитор не заменяет инвентаризационную комиссию.

Если присутствие не состоялось, применяются предусмотренные МСА 501 процедуры для непредвиденных обстоятельств или альтернативные процедуры (п. 6–7). Невозможность получить достаточные надлежащие доказательства может потребовать модификации аудиторского мнения в соответствии с МСА 705. Согласование графика особенно значимо при больших остатках запасов.

5. Третий вопрос — кто войдет в инвентаризационную комиссию и сколько человек должно быть в ее составе?

Это не формальность.

По общему правилу п. 19 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» для обязательного проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ могут создаваться несколько комиссий. Распределение обязанностей между ними и порядок взаимодействия устанавливает руководитель организации.

Сколько человек должно быть в комиссии?

ФСБУ 28/2023 не устанавливает минимальную и максимальную численность инвентаризационной комиссии.

Это подтверждает Минфин России в письме от 02.02.2024 № 07-01-09/8662.

Организация самостоятельно определяет количество членов комиссии с учетом объема и сложности предстоящей инвентаризации.

На практике целесообразно формировать комиссию из представителей администрации, бухгалтерской службы и специалистов, обладающих необходимыми знаниями об инвентаризируемых объектах.

Например, при проверке основных средств полезно участие технического специалиста, а при инвентаризации запасов — сотрудников, знакомых с номенклатурой и особенностями хранения.

Но есть два принципиальных ограничения.

Первое. Запрет на включение материально ответственных лиц.

Согласно п. 20 ФСБУ 28/2023 в состав комиссии нельзя включать лиц, на которых возложена материальная ответственность за объекты, проверяемые этой комиссией.

Кстати, при проведении аудиторских проверок это достаточно распространенная ошибка аудируемых организаций.

Например, заведующий складом, материально ответственный за находящиеся на нем товары, не может входить в комиссию, которая инвентаризирует эти товары.

При этом его присутствие при проверке фактического наличия соответствующих активов обязательно в соответствии с п. 23 ФСБУ 28/2023.

Второе. Необходимо обеспечить участие членов комиссии.

Пункт 21 ФСБУ 28/2023 устанавливает: отсутствие одной пятой и более членов комиссии при обязательной инвентаризации является основанием для признания ее результатов недействительными.

Рассмотрим на примере:

• Комиссия из 3 человек — отсутствие одного составляет 33,3%. Основание для признания результатов недействительными.
• Комиссия из 5 человек — отсутствие одного составляет 20%. Также основание для признания результатов недействительными.
• Комиссия из 6 человек — отсутствие одного составляет 16,7%. Само по себе такое отсутствие не достигает установленного стандартом порога.

Поэтому при утверждении состава комиссии руководителю важно учитывать не только квалификацию ее членов, но и возможность их фактического участия в инвентаризации.

Нюанс, который нельзя пропустить. Отсутствие одного из шести членов комиссии (16,7%) само по себе не достигает порога п. 21. Но для документов о фактическом наличии запасов и аналогичных активов подп. «е» п. 31 ФСБУ 28/2023 прямо требует подписи всех членов комиссии и соответствующего материально ответственного лица. Поэтому практический ориентир — обеспечить участие полного состава и надлежащее подписание документов, а не рассчитывать «допустимый процент» отсутствующих.

Когда комиссию можно не создавать?

Пункт 22 ФСБУ 28/2023 предусматривает три исключения:

• Если работниками организации являются только руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер) либо только руководитель.
• Если организация заключила договор об оказании услуг по проведению инвентаризации с аудиторской организацией или индивидуальным аудитором.
• Если инвентаризацию проводит ревизионная комиссия организации, создание которой предусмотрено уставом, и соответствующие полномочия возложены на нее уставом или другими документами организации.

В этих случаях требования и полномочия инвентаризационной комиссии выполняют лица, на которых возложено проведение инвентаризации.

Обратите внимание: проведение аудиторской организацией аудита бухгалтерской отчетности и оказание услуг по проведению самой инвентаризации — это разные задания. Наличие договора на аудит отчетности само по себе не освобождает организацию от создания инвентаризационной комиссии.

Практический вывод для руководителя и главного бухгалтера

Недостаточно просто перечислить работников в приказе.

Необходимо убедиться, что состав комиссии соответствует ФСБУ 28/2023, ее члены действительно участвуют в проверке, а документы оформлены надлежащим образом.

Иначе даже фактически проведенный пересчет имущества может не обеспечить юридически надлежащего подтверждения результатов инвентаризации.

6. Четвертый документ — утвержденные формы инвентаризационных документов

Еще до начала проверки необходимо определить, какими документами будут оформляться ее результаты.

Пункт 5 ФСБУ 28/2023 требует документировать:

• сведения о фактическом наличии объектов;
• их сопоставление с данными бухгалтерского учета;
• результаты инвентаризации.

Для этого могут использоваться инвентаризационные описи, акты, сличительные ведомости и другие документы.

Обязательно ли использовать старые унифицированные формы ИНВ?

Нет. Организация вправе разработать собственные формы или использовать привычные унифицированные бланки после проверки их соответствия действующим требованиям.

При этом должны соблюдаться ст. 9 и 10 Закона № 402-ФЗ, ФСБУ 27/2021 и специальные требования ФСБУ 28/2023.

Пункт 31 ФСБУ 28/2023 устанавливает специальные реквизиты для документа, содержащего сведения о фактическом наличии запасов и аналогичных активов. При утверждении формы проверьте, чтобы были предусмотрены:

• наименования, идентифицирующие признаки и количество активов в принятых в учете единицах;
• количество порядковых номеров и общее количество активов в натуральных единицах измерения прописью на каждой странице;
• на последней странице — отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов с подписями проверявших;
• в конце документа — расписка материально ответственного лица о проверке в его присутствии, отсутствии претензий к комиссии и принятии активов для хранения или использования;
• при смене материально ответственных лиц — подписи сдающего и принимающего;
• подписи всех членов комиссии и соответствующего материально ответственного лица.

Пункт 32 ФСБУ 28/2023 требует отдельные документы для объектов, названных в подп. «г» и «д» п. 18, в том числе определенных объектов забалансового учета и ранее неучтенного имущества. На бумажных документах о фактическом наличии не допускаются незаполненные строки; на последней странице их прочеркивают (п. 33).

Если в описи ошибка: как исправить, а не переписать «начисто»

По п. 34 ФСБУ 28/2023 исправление ошибки в документе о фактическом наличии объектов заверяется подписями всех членов комиссии и соответствующего материально ответственного лица. Для бумажного документа п. 21 ФСБУ 27/2021 требует зачеркнуть ошибочные данные с сохранением читаемости, внести правильные сведения, сделать отметку «Исправлено», указать дату и необходимые подписи. Подчистки, замазывание и стирание недопустимы. Для электронных документов действуют специальные правила п. 20 ФСБУ 27/2021.

Если материально ответственное лицо после инвентаризации обнаружило ошибку, оно должно незамедлительно заявить об этом комиссии; комиссия проверяет заявление и при подтверждении исправляет документ (п. 30 ФСБУ 28/2023).

Особенно важно: с 1 апреля 2025 года при проведении инвентаризации применяется ФСБУ 28/2023. Методические указания, утвержденные приказом Минфина России № 49 от 13.06.1995, больше не применяются.

Поэтому ссылаться в действующем положении только на старые Методические указания неправильно.

7. Какие документы должны быть подготовлены к началу инвентаризации?

Главному бухгалтеру рекомендую проверить следующий комплект.

Организационные документы:

• Учетная политика с утвержденным порядком инвентаризации.
• Положение об инвентаризации, если организация оформила порядок отдельным документом.
• Приказ руководителя о проведении годовой инвентаризации.
• Состав комиссии и распределение обязанностей.
• График инвентаризации и перечень объектов — самостоятельно либо в составе приказа.
• Утвержденные формы инвентаризационных документов.
• При наличии аудита отчетности — контактное лицо и уведомление аудиторской организации о сроках и местах инвентаризации запасов.
• При применении рабочих листов — установленный порядок их оформления, сверки и передачи.
• При фото- и видеофиксации — правила идентификации, передачи, доступа и хранения материалов.
• При многодневных проверках — порядок ограничения доступа к объектам в отсутствие комиссии (п. 29 ФСБУ 28/2023).

Документы, необходимые непосредственно перед проверкой:

• Регистры бухгалтерского учета и необходимые учётные сведения.
• Последние приходные, расходные и другие документы о движении активов.
• Расписки материально ответственных лиц в случаях, предусмотренных стандартом.
• Документы, подтверждающие права на имущество, и иные документы, необходимые для проверки соответствующих объектов.

До начала проверки фактического наличия комиссия получает последние первичные документы о движении активов; председатель визирует их с указанием «до инвентаризации на ______ (дата)» (п. 26 ФСБУ 28/2023). Материально ответственные лица дают предусмотренные п. 27 расписки; аналогичные расписки дают лица, получившие денежные средства в подотчет или доверенности на получение активов. Эти действия не следует откладывать до окончания пересчета.

Что проверить на месте. Имеются исправные весы, измерительные и контрольные приборы, необходимые технические средства и условия для полного и точного установления фактического наличия (п. 7 ФСБУ 28/2023).

8. Что должен проверить генеральный директор?

Руководитель не должен подменять собой бухгалтера или инвентаризационную комиссию.

Но именно на руководителя ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ возлагает организацию ведения бухгалтерского учета и хранения бухгалтерских документов.

Кроме того, ст. 19 Закона № 402-ФЗ предусматривает обязанность экономического субъекта организовать и осуществлять внутренний контроль фактов хозяйственной жизни.

Дополнительно ч. 2 ст. 19 Закона № 402-ФЗ предусматривает для организаций, отчетность которых подлежит обязательному аудиту, внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления отчетности — кроме случаев, когда руководитель принял ведение бухгалтерского учета на себя.

Поэтому директору важно убедиться, что:

• утверждены документы, регулирующие инвентаризацию;
• определены исполнители и сроки;
• обеспечены условия для фактической проверки;
• результаты не останутся только в описях;
• выявленные расхождения будут рассмотрены и отражены в бухгалтерском учете.
• утвержденные по представлению комиссии результаты инвентаризации квалифицированы и будут отражены в учете в надлежащем периоде (п. 9–10 ФСБУ 28/2023).

Для собственника главный результат инвентаризации — не папка подписанных документов, а достоверные сведения об имуществе, обязательствах и финансовом положении компании.

Главный вывод

Годовая инвентаризация начинается задолго до первого пересчёта имущества.

Если в организации отсутствует утвержденный порядок, не определены полномочия комиссии, не проверены формы документов и не организован контроль, велик риск ошибок при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов.

Поэтому уже сейчас главному бухгалтеру стоит проверить внутренние документы, а генеральному директору — обеспечить организационные условия для предстоящей проверки.

В следующей части разберем, что именно необходимо инвентаризировать перед годовой отчетностью за 2026 год, какие объекты проверяют по состоянию на 31 декабря, а какие допустимо инвентаризировать начиная с 1 октября.

Нормативная база: Федеральный закон № 402-ФЗ — статья 11 «Инвентаризация активов и обязательств»; ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» — приказ Минфина России № 4н; ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», пункт 4; Информационное сообщение Минфина России № ИС-учет-44

#Инвентаризация2026 #ФСБУ28 #БухгалтерскийУчет #ГлавныйБухгалтер #ГодоваяОтчетность #ЛучшеЗнать